Cuatro beneficios de la firma electrónica para los recursos humanos

El sector de los RRHH es uno de los que, cuya actividad, se ha visto afectada en mayor medida por la situación derivada del COVID-19. Uno de los casos más evidentes es sin duda, la parte que toca a la contratación de nuevos empleados. ¿Cómo pueden gestionar las empresas sus procesos de contratación en la distancia? Esta quizá es una de las preguntas más recurrentes y que más dudas generan a los departamentos de Recursos Humanos tanto desde un punto de vista operativo como desde la perspectiva legal. ¿Existe alguna solución a esta problemática que se pueda aplicar de forma ágil y dar respuesta a las necesidades de las organizaciones? 

Hasta ahora, la forma de realización de este tipo de procesos era recurrir al correo ordinario. Bajo esta modalidad ambas partes pueden acaban con una firma original en el contrato así como una copia del contrato físico. No obstante, las grandes desventajas son sin duda, el tiempo de espera en el envío y remite de las copias del contrato, que de media ronda unos 15 días o un mes, y por supuesto, el esfuerzo de gestión que conlleva realizar el seguimiento y el coste asociado en horas de trabajo de este proceso.

En el artículo La transformación digital en los RRHH: tecnologías clave para la digitalización del sector hablábamos acerca de las tecnologías que tendrían una gran aplicación y protagonismo en el sector próximamente y, manteniendo la referencia, para esta casuística concreta aplica de forma directa la tecnología de Firma Electrónica, pero ¿qué beneficios se pueden obtener de la aplicación de esta tecnología?

Desde Digitel TS, empresa dedicada al diseño e implantación de soluciones tecnológicas en el ámbito de la firma digital te te dejamos cuatro beneficios que tiene la firma electrónica para los departamentos de recursos humanos y gestión de talento:

1. Mayor productividad

Como ya comentábamos en otros artículos, la utilización de sistemas electrónicos de gestión en el área de RRHH es una gran idea para reducir los costes y mejorar la productividad del departamento especialmente en casos de empresas con una gran rotación y dimensiones de plantilla. Tengamos en cuenta que, utilizando sistemas digitales y firma electrónica, podemos terminar el proceso en unos pocos minutos (entrega del contrato, firma, reenvío y archivado) mientras que si tomamos como referencia los métodos tradicionales, incluyendo el envío postal, estaríamos hablando de plazos que se podrían demorar semanas.

2. Garantía de seguridad 

En primer lugar, tengamos en cuenta que los procesos de firma electrónica gozan de total validez jurídica, pero sus beneficios no terminan ahí, ya que entran en juego los servicios de custodia de documentación que el tercero de confianza, proveedor de servicios de firma están obligados a proporcionar de acuerdo con la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE) “deberá archivar en soporte informático las declaraciones que hubieran tenido lugar por vía telemática entre las partes por el tiempo estipulado que, en ningún caso, será inferior a cinco años.” Quedando por tanto toda la documentación firmada archivada y segura por un plazo mínimo de 5 años.

3. Experiencia del empleado e imagen de la empresa

Cuando hablamos de la experiencia del empleado y de la imagen que proyecta la empresa hacia el exterior, los procesos de contratación de personal, son algo a considerar ya que constituyen un punto de contacto clave en la relación entre empresa y empleado. Se trata de uno de los momentos de la verdad en los que, sobre todo para determinados perfiles, puede ser sumamente relevante. Desde luego, en la sociedad tecnológica en la que nos movemos, debemos considerar  más que nunca, la alternativa digital. 

4. Sostenibilidad y medioambiente

Si tenemos en cuenta, desde una perspectiva ecologista, el consumo de papel seguramente nos llamaría poderosamente la atención (unas 6.000 toneladas por año) Todos somos responsables y podemos aportar nuestro granito de arena en este punto. Cada vez más, las organizaciones abogan por el cuidado del medio ambiente dentro de su RSC y, sin duda, la aplicación de soluciones digitales para los procesos de contratación puede ser algo determinante en este sentido.