La transformación digital toca ya a todas la áreas de la empresa, incluyendo, por supuesto, la gestión de los recursos humanos. Pero, ¿en qué fase de la transformación se encuentran? ¿Qué tecnologías están calando más hondo y tienen una mayor proyección en su aplicación en los recursos humanos?
De acuerdo con el 5º estudio Transformación Digital en RRHH llevado a cabo por Incipy, en torno a un 80% de las empresas en España se encuentran activamente inmersas el reto de la transformación digital de sus departamentos de Recursos Humanos. No obstante, según el citado estudio, únicamente un tercio de estas empresas tienen una estrategia y planificación claras que se pueda traducir en acciones concretas para abordarla.
En el área que más se está percibiendo esta transformación es en los procesos de recruiting, en los que el contar con plataformas externas para la gestión de CVs o la promoción de ofertas en RRSS se viene imponiendo desde hace ya algunos años.
En el gráfico que se expone a continuación vemos, de acuerdo con el estudio antes mencionado, cuál es el porcentaje de adopción de las distintas iniciativas digitales por los departamentos de RRHH de las empresas. Destacan con 20 puntos porcentuales por encima las tres primeras iniciativas: uso de redes sociales para el reclutamiento, implementación de herramientas de trabajo colaborativo y la digitalización de los procesos internos.
Fuente: elaboración propia a través de los datos del 5º estudio Transformación Digital en RRHH llevado a cabo por Incipy
Si ahondamos más en el análisis, concretamente centrándonos en los beneficios que se obtienen de las tres iniciativas digitales más frecuentemente aplicadas, vemos que en el caso del uso de las redes sociales, como soporte de comunicación, por supuesto, con el fin de llegar a un mayor número de perfiles y de forma más precisa a través de estos canales, tiene como objetivo fundamental la labor nuclear de las áreas de RRHH de búsqueda de personal, pero, llaman sobre todo la atención el segundo y tercer parámetros de la tabla, puesto que, sin tratarse de una actividad core del departamento, rivalizan con la primera posición en cuanto al porcentaje de adopción.
Como comentábamos antes, teniendo en cuenta los beneficios buscados en la aplicación de las iniciativas segunda y tercera, observamos que el punto en común entre ellas es la búsqueda de la eficiencia en los procesos internos del departamento. ¿Podría está búsqueda de la eficiencia ser un driver principal en la toma de decisiones de los departamentos de recursos humanos? ¿Qué tecnologías pueden facilitar su consecución?
Para responde estas preguntas, podemos aprovechar el conocimiento que atesoran otros sectores en los que la eficiencia en procesos es algo fundamental y que puedan tener similitudes en cuanto a su naturaleza, por ejemplo, el Contact Center. En este sector, uno de los factores sobre los que construye la diferenciación de las empresas es precisamente la eficiencia en los procesos operativos y, en este sentido, existen diversas tecnologías que los respaldan pero nos centraremos concretamente en dos por su aplicación en la gestión de procesos de Recursos humanos, la robotización y la firma electrónica.
Tecnologías facilitadoras de la transformación digital en los RRHH
1. La robotización
La robotización (RPA, Robotic Process Automation) o automatización robótica de procesos, consiste en la resolución automática, a través de programas informáticos, de tareas digitales basadas en reglas. Estos programas informáticos, denominados «bots» pueden interactuar con los diferentes sistemas y BBDD de la empresa, siendo capaces de emular la forma de trabajar de un humano. Por ejemplo, una actualización de bases de datos con nuevos datos de los empleados, cambios en su condición laboral…
El uso de bots resulta muy adecuado para todos aquellos procesos de carácter transaccional, que implican extraer información de ficheros que cuentan con una gran cantidad de datos para introducirlos por ejemplo, en algún otro programa de gestión.
No obstante, a pesar de su potencial este tipo de soluciones son prácticamente desconocidas entre los profesionales de los RRHH. De acuerdo con el informe «La robotización de procesos de RRHH en las empresas española» elaborado por Meta4, únicamente un 46% de los 192 responsables de RRHH consultados para su elaboración desconocen por completo la existencia de soluciones RPA para la automatización de procesos de gestión de su área.
Por supuesto, su escaso conocimiento corresponde con una todavía más escasa penetración de estas soluciones en los departamentos de Recursos Humanos. Según el informe, únicamente el 2,6% afirma tener ya implantada alguna solución RPA en procesos de gestión de personas en sus organizaciones.
2. Omnicanalidad y firma electrónica
Otra de las tendencias que aplican a esta búsqueda de la eficiencia es la omnicanalidad, aplicada por supuesto a los procesos que requieran de gestión documental, por ejemplo los procesos de contratación de personal.
Vivimos en una sociedad cada vez más dinámica y digital y los procesos de contratación, si bien ya comienzan a través de canales de digitales, deberían también poder formalizarse a través de estos. En otras industrias ya se vienen dando modelos de contratación a través de canales no presenciales pero, en el ámbito de los RRHH todavía no se viene explotando esta tendencia.
A través de los canales no presenciales tradicionales, como el envío postal, el periodo medio que se demoraba la firma de un contrato ronda de media los 7 días, un plazo innecesariamente largo que podríamos reducir empleando un canal electrónico para su consecución y, para lograrlo, nuestro aliado es la firma electrónica. Una firma electrónica, como concepto jurídico, es equivalente a una firma manuscrita., que permite al firmante aceptar un contrato, con la misma validez legal que si lo hiciera de forma presencial y acortando el proceso de recogida de la firma notablemente.
Por otro lado, la implantación de estas soluciones de firma electrónica, permiten también a las empresas ahorrar una importante cantidad de papel, lo cual, repercutirá positivamente en el medio ambiente y, por supuesto, en el volumen de gasto de materiales de oficina y almacenaje de los departamentos de RRHH.
En conclusión, la tecnología juega un papel fundamental en la búsqueda de la eficiencia en las empresas y, como vemos a través de estos ejemplos, no se restringe a áreas o sectores específicos, sino que puede aplicar prácticamente a la totalidad de la organización y en múltiples sectores.
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