¿Es posible firmar contratos laborales a través de medios electrónicos?

Si bien desde hace ya algunos años la sociedad se viene sumergiendo más y más en la digitalización, ahora, como consecuencia del COVID19 y las medidas de distanciamiento, esta tendencia hacia la digitalización especialmente, en todos aquellos procesos en los que se obtiene como beneficio de su implantación, la capacidad de desarrollarlos de forma no presencial.

En el ámbito de los Recursos Humanos, concretamente, en los procesos de recruiting, esta transformación se viene llevando a cabo de forma satisfactoria en casi todas sus fases: en la búsqueda de talento, las plataformas de e-recruiting cada vez gozan de más popularidad, en cuanto a entrevistas de trabajo, la video entrevista cada vez es más habitual y, entre las nuevas generaciones, resulta algo natural. No obstante, la última frontera digital, la firma del contrato de trabajo, sigue siendo la asignatura pendiente de los departamentos de Recursos Humanos en lo que a digitalización se refiere. 

Hasta ahora, la fórmula para llevar la no presencialidad a los procesos de firma de los contratos laborales era recurrir al correo ordinario. Pero como ya comentábamos en el artículo “Cuatro beneficios de la firma electrónica para los recursos humanos” no es una fórmula que se caracterice por su agilidad y operatividad.

Como solución a este problema, se postulan las soluciones basadas en firma electrónica, una alternativa a los métodos tradicionales más ágil, económica y con las mismas garantías jurídicas. 

Pero, ¿hasta que punto es válido un contrato firmado en un soporte electrónico? Desde Digitel TS, empresa especializada en el diseño e implantación de soluciones de firma electrónica, nos lo cuentan en este artículo

¿Se puede emplear la firma electrónica para firmar un contrato laboral?

A continuación exponemos cómo, desde el punto de vista legal, la firma electrónica resulta válida para la firma de contratos laborales.

Perspectiva Histórica

Aunque en nuestro Derecho rige el principio de libertad de forma en la celebración del contrato de trabajo, una gran parte de las modalidades contractuales requieren de la forma escrita.

Casos para los cuales se viene empleando la firma manuscrita sobre el contrato original no manipulado, para de esta forma, poder garantizar tanto la autenticidad de su autoría como su no alteración posterior.

Hace ya algunos años, con el objetivo de adaptar los procesos de firma (entre otros) a las nuevas tecnologías, se aprobó la Ley 59/2003, de 19 de diciembre , de firma electrónica, que regula tanto la firma electrónica, como su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación. Esta norma es fruto de la transposición al derecho español de la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica regulando por tanto no sólo un marco nacional sino comunitario para la Firma Electrónica y que posteriormente fue derogado por el Reglamento de la Unión Europea 910/2014 de 23 de julio de 2014 (eIDAS) 

¿Qué tipos de Firmas Electrónicas existen? ¿En qué se diferencian? 

En la Ley mencionada en el punto anterior se hace diferencia entre 3 tipos de firma:

• Firma Electrónica Simple: Con ella, se puede demostrar conformidad con los datos contenidos en un documento. Visualmente, se trataría de seleccionar o marcar una casilla en un formulario. Como podemos observar, es una fórmula sencilla, pero no es válida en ningún caso para la identificación del firmante
• Firma Electrónica Avanzada: Se trata de una firma electrónica que cumple una serie de requisitos específicos
• 1. Permitir la identificación del firmante y estar vinculada a él de manera única.
  2. Debe haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, bajo su control exclusivo, y además, es necesario que esté vinculada con el documento o datos firmados de modo tal para que cualquier modificación posterior al momento de la firma sea detectable.

De acuerdo con la normativa sobre firma electrónica se especifica expresamente que cabe la posibilidad de que la firma electrónica avanzada pueda admitirse como prueba en un juicio

• Firma Electrónica Reconocida o Cualificada: Una firma avanzada pero con dos condiciones adicionales:
• 1. Estar basada en un certificado reconocido
  2. Haber sido generada con un dispositivo seguro de creación de firma.

Esta firma es capaz de garantizar autenticidad, autoría, e identidad del consentimiento prestado a través de su uso

Conclusión: ¿Es posible el uso de firma electrónica en un contrato laboral?

Efectivamente, es posible su uso, ya que de acuerdo a la normativa: la Firma Electrónica Reconocida o Cualificada, “tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel”. Por tanto, estaríamos, en el caso de la firma Electrónica Reconocida ante una equivalencia funcional entre firma electrónica y firma manuscrita. Siendo válida para la firma de contratos laborales.

Por otra parte la Firma Electrónica Avanzada puesto que permite identificar al firmante, y también reconocer cualquier cambio posterior de los datos firmados. Sería válida para los contratos laborales. De hecho, su uso es más habitual, por ser más sencilla de obtener, que  el de la Firma Cualificada.

Por tanto, ambas opciones serían validas para el caso de firma de contratos laborales.

Si quieres conocer más en detalle las posibilidades de esta tecnología, ponte en contacto con Digitel TS a través de su web