¿Cómo organizar una reunión de trabajo online de forma eficaz?

La flexibilidad y el trabajo híbrido definirán la forma de laborar en el futuro. Actualmente el personal prefiere controlar dónde, cuándo y cómo trabaja, y esperan que su empresa les ofrezca opciones para lograrlo. Por ello, los líderes empresariales tienen que tomar algunas decisiones importantes en torno al trabajo híbrido en los próximos meses.

Sin embargo, con la llegada de estos cambios es normal preguntarse: ¿Es probable que el trabajo híbrido tenga éxito? ¿Puede permitirse que las personas dentro y fuera de la oficina trabajen juntas de la forma más eficiente y productiva posible? Rodrigo Cornejo, Country Manager México y director de Canales LATAM en Barco, menciona que “en estos tiempos en los que las modalidades de trabajo evolucionan dependiendo de la situación sanitaria, es necesario que las oficinas se encuentren listas para adaptarse a cualquier imprevisto; ya sea adecuarse al trabajo remoto o híbrido. Es por eso que en Barco ofrecemos soluciones para lograrlo”.

Existen seis importantes pasos con los que es posible construir un espacio de trabajo híbrido adecuado:

1. Construir una base sólida con las políticas de la empresa. Basándose en las necesidades del personal, es importante desarrollar políticas para el trabajo remoto y en casa. Es tiempo de modificar el pensamiento colectivo y aceptar que la modalidad híbrida llegó para quedarse en la vida de todos.
2. Proporcionar los elementos básicos para que el trabajo remoto sea productivo. Los trabajadores a distancia necesitan hardware y software de calidad. Es decir, computadoras portátiles, monitores, teclado y mouse ergonómicos, cámara web, impresora, auriculares y una conexión a Internet estable para cumplir con sus tareas.
3. Asegurarse de que la fuerza de trabajo pueda colaborar de forma eficiente. Un lugar de trabajo híbrido eficiente significa que las salas de reuniones de la oficina están equipadas con la tecnología adecuada, pero también que los trabajadores remotos tienen las herramientas que necesitan para colaborar de forma eficiente, tal como si estuvieran en la reunión físicamente.
4. Ofrecer acceso a los datos de la empresa desde cualquier lugar en el que los empleados quieran trabajar. Resulta pertinente que el personal cuente con acceso rápido, libre y seguro a los datos de la empresa desde donde sea que prefieran trabajar. Ya sea en casa, oficina o de manera híbrida, es esencial que todos tengan las mismas posibilidades para trabajar eficientemente.
5. Incrementar la seguridad. Mantener la seguridad de los datos confidenciales que se comparten en las reuniones híbridas es elemental para reducir la vulnerabilidad a ciberataques. Por ello la importancia de implementar un modelo confiable y blindado para enfrentar el riesgo de las amenazas de ciberseguridad.
6. Optimizar el lugar de trabajo basándose en resultados previos. El último paso sugiere asegurar que las instalaciones de trabajo se utilizan de la forma más eficiente cuando se trata de la compleja combinación de trabajadores en la oficina y a distancia.

Las soluciones tecnológicas de Barco permiten que los lugares de trabajo se conviertan en espacios completamente híbridos, “ClickShare de Barco es la opción ideal para dar un paso más allá en las salas de reuniones y transformarlas en eficaces sitios laborales colaborativos en los que, sin importar la ubicación de los equipos de trabajo, se alcancen las metas y objetivos de las empresas. Asimismo, permitirá que se adentren en la tendencia del trabajo híbrido y renueven su imagen empresarial a una más comprometida y productiva”, finalizó Rodrigo Cornejo.