La pandemia nos hace reunirnos más… pero de forma telemática. Un estudio impulsado por la organización estadounidense National Bureau of Economic Research señala que con la irrupción de la Covid-19 en las dinámicas de trabajo han aumentado las reuniones con motivos laborales en el seno de las empresas. Por ello, llega el momento de plantear una gestión híbrida de las reuniones de trabajo para aumentar la efectividad en la toma de decisiones.
El estudio, que analizó el comportamiento de los trabajadores durante los períodos de confinamiento en diferentes ciudades del mundo, entre las que está Madrid, así como las semanas posteriores al encierro, revela que las reuniones de trabajo aumentaron un 13% durante este tiempo. «Cualquier trabajador puede ver que las reuniones han aumentado y que las videollamadas se han normalizado», señala Sergi Ramo, consultor y fundador de groWZ Consultants.
Por otro lado, el mismo estudio indica que se ha reducido ostensiblemente la duración de las reuniones, hasta un 20%. «Esta reducción se traduce en una mayor productividad para las empresas», opina el experto, quien considera que «las reuniones telemáticas son más resolutivas, ya que se ahorra un montón de tiempo en ir y volver y si encima duran menos, la productividad aumenta».
Reuniones estresantes
«Estos datos no nos deben confundir», advierte Sergi Ramo, quien considera que la lección que se debe aprender es que existen ciertas reuniones que se pueden optimizar con una videollamada, pero esto no significa que todos los encuentros se deban hacer telemáticos.
De hecho, otro estudio, este de Microsoft, señala que el exceso de reuniones virtuales provoca un gran estrés, afectando incluso al cerebro. La investigación revela que hablar frente a la pantalla durante mucho tiempo causa una gran fatiga, especialmente si las reuniones duran más de dos horas.
Esta investigación comprobó los efectos en el cerebro al tener muchas reuniones consecutivas, constatando estos datos. «Esta clase de estudios refrendan que las reuniones virtuales no siempre tan maravillosas», apunta Sergi Ramo.
Equilibrio híbrido
El experto señala al equilibrio como solución para poder sortear estos inconvenientes y quedarse con las ventajas. En este sentido, Sergi Ramo apuesta por una gestión híbrida de las reuniones de trabajo, que complemente la actividad presencial con la virtual.
«Mediante videollamadas, nos podemos ahorrar reuniones cortas, donde el factor humano se mantiene y la fatiga no es tan elevada», considera el consultor. De este modo, se aprovecharía la mayor efectividad de este tipo de reuniones para resolver temas cortos, que no necesiten realmente de un desplazamiento.
Por otro lado, con la vuelta a la normalidad, «hay que saber en qué áreas volver a lo presencial», indica el experto. Así, las reuniones largas, o aquellas en las que sea muy relevante mantener el factor humano y la cercanía, deberían volver «sin ninguna duda» al ámbito presencial.
«Mediante una gestión híbrida de las reuniones de trabajo conseguimos una mayor efectividad, anteponiendo la rapidez y la eficacia a un determinado tipo de encuentros y la calidad de otros», finaliza Sergi Ramo.
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