Seis consejos para implementar con éxito el trabajo flexible en las empresas

Sin duda, la pandemia ha hecho que el proceso de digitalización que han vivido varios sectores en los últimos meses sea una prioridad, lo que ha hecho que las empresas se abran más al trabajo flexible. Gracias a la tecnología portátil, muchos empleados pueden ahora organizar cuándo y dónde realizar su trabajo para equilibrar mejor sus necesidades personales y profesionales. Los acuerdos de trabajo flexible proporcionan enormes beneficios tanto a los empleados como a las empresas, pero también suponen un reto para los recursos humanos. Desde Personio, la plataforma de Recursos Humanos todo en uno para las PYMES, se explica cómo los RRHH pueden adaptarse al nuevo teletrabajo y cómo pueden preparar a sus empleados para que se beneficien de sus principales ventajas.

El trabajo flexible existe desde hace años, aunque a una escala mucho menor. Anteriormente, las solicitudes de los empleados para el trabajo flexible se examinaban caso por caso. Sin embargo, la urgencia de la crisis del coronavirus actuó como un acelerador del proceso de digitalización, haciendo que todo el mundo quiera adoptar esta modalidad hoy en día, poniendo a las empresas bajo una gran presión para regularizar las prácticas de trabajo flexible de manera efectiva. Es aquí donde el departamento de recursos humanos debe proporcionar las estructuras adecuadas para que el trabajo flexible sea accesible y fácil de emplear para los trabajadores y los directivos.

Las modalidades de trabajo alternativas están aumentando. Miles de estudios muestran los beneficios del trabajo flexible para las empresas y los empleados. Las cifras siguen creciendo, y con razón. En Europa, entre el 50 y el 90 por ciento de los empleados pueden aprovechar estas prácticas de trabajo. Los profesionales de los recursos humanos tienen un papel fundamental que desempeñar en la aplicación del nuevo teletrabajo para ayudar tanto a los empleados como a las empresas a entrar efectivamente en la nueva normalidad. Pero ¿cómo puede aplicarse correctamente? Aquí hay un resumen de las mejores prácticas de Personio:

1. Hacer una evaluación de las necesidades: es aconsejable comenzar con una evaluación de la organización para determinar qué tipos de trabajo flexible se adaptan mejor a las necesidades estratégicas de cada organización.
2. Definir una política de trabajo flexible: una política debe proporcionar directrices y procedimientos claros sobre cómo funcionan las condiciones y quién puede participar. Deberían indicar, por ejemplo, si los puestos con horarios flexibles se aplicarán a todo el personal, o si los empleados que desean este beneficio deben solicitar el trabajo flexible. Por último, por supuesto, los recursos humanos deben garantizar que la política se aplique legalmente.
3. Formar a los directivos: la gestión de los trabajadores flexibles es crucial para el éxito de una política. Pero es diferente de la gestión de personas en un entorno de trabajo tradicional. Es aconsejable organizar la capacitación de los gerentes en temas como la supervisión del personal a distancia, la gestión de equipos virtuales y la evaluación del desempeño de los empleados a distancia.
4. Utilizar una herramienta de seguimiento: ¿cómo pueden las organizaciones asegurarse de que los empleados que trabajan desde su casa, a tiempo parcial o con horario flexible están haciendo su trabajo? Es esencial que el seguimiento de la asistencia sea fácil y accesible, y para ello se necesita una herramienta de autoservicio que permita a los empleados registrar su asistencia y sus ausencias y que permita a los administradores hacer un seguimiento de estos datos.
5. Establecer herramientas y normas de comunicación: la buena comunicación es un importante factor de éxito en el trabajo flexible. Por lo tanto, en primer lugar, asegúrese de que todos tengan acceso al software de colaboración en equipo para la mensajería instantánea, las conferencias a distancia, la gestión de proyectos y el intercambio de documentos. Como directores de recursos humanos (y también para los empleados flexibles), asegúrese de tener también una herramienta accesible para el seguimiento de los datos de los empleados. También es bueno alentar a los gerentes a establecer reglas de comunicación, como «check-ins» diarios o semanales con empleados individuales, y reuniones mensuales de equipo (virtuales o en persona).
6. Concienciación: por último, es necesario que los recursos humanos conciencien al personal de su derecho a solicitar horarios o lugares de trabajo flexibles, y de los beneficios que esta política conlleva. También debe destacar este beneficio como parte de la estrategia de marca de su empleador.

“Ante la nueva normalidad, las empresas han pasado de considerar el trabajo flexible como algo opcional a una prioridad, con el objetivo de asegurar un modelo mixto entre la oficina y el trabajo a distancia. Por ello, los empleados deberán disponer de la tecnología adecuada como aliada fundamental para tener más control sobre sus horas de trabajo y lugares de trabajo. Con este panorama, la figura de los directores de recursos humanos se vuelve esencial para proporcionar soluciones para que el trabajo flexible se implemente adecuadamente. En este sentido, la creación y aplicación de estas prácticas se hará en varias etapas y será distinto para cada organización”, sostiene Aarón Cogolludo, director general de Personio España.

Entre los muchos beneficios de esta modalidad, las organizaciones tienen acceso a una mayor reserva de talento cuando pueden contratar a personas en otros lugares. A su vez, los empleados pueden ahorrar tiempo, reducir costes y trabajar cuando son más eficientes. Para ambas partes, los beneficios más valiosos del trabajo flexible suelen ser un mayor compromiso de los empleados, una mayor productividad y menos ausentismo y rotación de personal.