Entre los principales “ladrones de tiempo” de los trabajadores se encuentra la búsqueda de información. Según un estudio recogido por OpenKM los empleados emplean más de un 36% de su jornada laboral en búsqueda de información relevante para su trabajo. Según esos mismos datos, cada trabajador desperdicia hasta 67 minutos al día en la búsqueda de documentación necesaria. Esta pérdida de tiempo supone un elevado coste para las empresas. El motivo es la falta de una gestión de la información en las empresas.
Documentos mal archivados o perdidos
Disponer de la información clave para el desarrollo normal del trabajo, es clave para una óptima gestión del tiempo y un aumento de la productividad. Sin embargo, tal y como se destaca desde OpenKM, una mala gestión de la información implica una pérdida de tiempo en la jornada del trabajador y por tanto, una disminución de la eficiencia. Esta pérdida de tiempo es debida a las horas que se invierten en buscar un documento que está mal archivado, o bien que está perdido. A esto se le añade las horas que se malgastan en clasificar de modo manual dicha documentación con los errores que pueden darse.
El 90% de los documentos de una empresa están mal gestionados
Del mismo modo, estudios publicados indican que el 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden y que el 3% está mal archivado. Además, el 90% de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de gestión apropiada para su custodia. Todo ello implica en la empresa una serie de costes debido al tiempo empleado y a la falta de efectividad. La implementación de una herramienta de gestión documental permite a las empresas un ahorro anual de más de 1200€ por departamento en costes y hasta 150 horas debido a la simplificación y racionalización del flujo interno de los documentos.
OpenKM es una plataforma de gestión documental que integra en un único sistema todas las funcionalidades para crear y gestionar documentos (tanto para su archivo como para su búsqueda y recuperación). Proporciona un sistema inteligente con capacidades completas de gestión documental incluyendo el control de versiones, metadatos, escaneo, comentarios, foros sobre el documento, workflow, etc. Fácilmente se puede acceder desde cualquier sitio a toda la documentación e información por medio de los dispositivos electrónicos, como iPhones e iPads. La herramienta ha sido traducida a 35 idiomas y registra un promedio de 7.000 descargas de su versión Community. La plataforma ha presentado una solución adaptada a diferentes sectores, que se amolda a las necesidades de cada uno.
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