El tiempo es uno de los bienes más preciados y escasos con los que cuentan las empresas y los profesionales que trabajan en ellas. Y también es una de las grandes claves de la competitividad empresarial actual. Por esa razón, optimizar ese limitado número de segundos, minutos y horas que tiene una jornada laboral y tratar de aprovecharlos al máximo en términos de productividad se ha convertido en una auténtica obsesión para las compañías y, en particular, para los departamentos de recursos humanos. Algo que, sin embargo, no resulta sencillo: ladrones de tiempo, mala planificación, escasa disciplina o ausencia de una verdadera cultura de la medición son algunas de las causas que provocan que las horas trabajadas no siempre equivalgan a horas producidas.
Afortunadamente, la tecnología ha llegado para dotar a los profesionales y a los responsables de organizar su trabajo de herramientas que les ayuden a gestionar su tiempo de una manera más eficiente. A las aplicaciones digitales de registro horario, control de tiempo o medición de la productividad se suman ahora los desarrollos de Inteligencia Artificial, que aportan nuevas capacidades tecnológicas para el mejor aprovechamiento de la jornada laboral.
“Un asistente de Chat GPT puede actuar como un verdadero coach de tiempo que ayuda a identificar problemas y proporciona pautas, consejos y medidas concretas para solucionarlos. Integrado con herramientas de medición de productividad como las que desarrollamos en WorkMeter, esas soluciones pueden ser verdaderamente poderosas, quirúrgicas y personalizadas, ya que trabajan sobre métricas reales de los profesionales actualizadas en tiempo real, con lo que su eficacia es máxima”, señala Joan Pons, CEO de WorkMeter.
La compañía especializada en aplicaciones de gestión horaria y medición de productividad, que cuenta desde este año 2024 con una solución de ChatGPT integrada en sus soluciones digitales, ha identificado 8 formas en las que las aplicaciones de IA pueden contribuir a mejorar la gestión del tiempo de los profesionales.
- Identifican errores. Los desarrollos de IA permiten detectar errores e ineficacias. También facilitan analizar los hábitos de trabajo, buscar valles de productividad, analizar sus patrones y posibles causas y localizar aquellas tareas o funciones a las que más tiempo dedican los trabajadores.
- Sugieren líneas de mejora. La segunda derivada de esa labor de seguimiento de caídas en el rendimiento es que permite buscar soluciones y alternativas que mejoren esas métricas y ayuden a subsanar las deficiencias.
- Automatizan tareas. Una de las grandes ventajas de las tecnologías exponenciales es su capacidad para automatizar una amplia variedad de tareas. Por ejemplo, aquellas de tipo administrativo, como la elaboración de informes, presentaciones o reportes, que suelen ser altamente demandantes de tiempo. Esto no solo incrementa la agilidad operacional y reduce los errores propios de la gestión humana de este tipo de tareas, sino que también libera al trabajador de realizarlas. Así, puede dedicar más tiempo a actividades estratégicas, creativas y, en general, de mayor valor añadido.
- Analizan métricas. Otro de los ‘superpoderes’ de este tipo de tecnologías es su capacidad para procesar y analizar ingentes cantidades de datos y extraer valiosas conclusiones de los mismos. Esto facilita y aporta seguridad a la toma de decisiones, por ejemplo, a la hora de organizar los equipos o distribuir recursos entre los diferentes proyectos.
- Responden a preguntas. Los asistentes de IA generativa como Chat GPT o Copilot están diseñados para responder a preguntas de manera instantánea y con gran precisión. Esto supone un apoyo permanente y un ahorro considerable de tiempo para los profesionales que utilizan este tipo de herramientas.
- Hacen búsquedas más rápidas. También las búsquedas de información son mucho más ágiles y precisas con estas herramientas, algo que repercute en menor tiempo invertido en labores de investigación por parte de los empleados. Una información, además, ‘a la carta’, que puede estar orientada a cuestiones concretas o a la identificación de nuevas tendencias, productos, etc.
- Recordatorios y planificación. Los asistentes virtuales permiten mejorar la gestión del tiempo de los trabajadores mediante el envío de alertas de reuniones, eventos, deadlines y otros recordatorios. Y también facilitan pautas y sugerencias para planificar la agenda de una forma más inteligente.
- Asistencia básica. Elaborar un correo electrónico, una carta formal, una petición administrativa, tomar las notas de una reunión, crear una base de datos… Los asistentes de IA son ese becario eficaz e incansable que todo profesional sueña tener a su lado y que le ayuda a sacar adelante la parte más rutinaria de su trabajo.
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