La rápida aceleración de la innovación tecnológica a lo largo de las últimas décadas ha provocado cambios significativos en nuestra forma de vivir y trabajar. Las tecnologías relativamente nuevas se han convertido en la norma y las generaciones más jóvenes comprenden instintivamente cosas que sus padres ni siquiera podían imaginar hace unos años. A los miembros de la generación Z se les conoce como «nativos digitales» porque han nacido en un mundo con móviles, ordenadores e internet. Por naturaleza, este grupo es el más experto digitalmente, ya que han utilizado tecnologías durante gran parte de sus vidas y, en consecuencia, se sienten más cómodos probando las últimas novedades e integrándolas en su vida cotidiana.
La generación Z también es «Zero Papel«: trabajan mucho mejor con una pantalla que entre papeles. No obstante, al llegar al mundo laboral, se encuentran sorprendentemente con procesos de negocio que todavía se basan en documentos físicos. Acostumbrados a hacer cualquier cosa desde el móvil, realizar trámites únicamente online y a la inmediatez para todo, trabajar en una empresa sin digitalizar les puede parecer frustrante y poco atractivo.
Hoy en día, en muchas oficinas, incluso dentro de un mismo departamento, conviven profesionales de distintas generaciones con maneras completamente diferentes de hacer las cosas y, por ahora, la realidad es que son muy pocas las organizaciones que no utilizan nada de papel. En España, según un informe de Quocirca en 2022, sólo un 2% lo hace así, mientras que un 8% se ha fijado objetivos estrictos en ese sentido. Entre las razones de que el ecosistema del papel siga estando tan presente en las organizaciones, destaca el cumplimiento legal, las necesidades de los clientes y las preferencias de los propios empleados.
«Como la mayoría de las personas sabe, empezar en un primer trabajo ya es de por sí suficientemente difícil; pero cuando los recién llegados se encuentran con una tecnología anticuada y flujos de trabajo ineficientes, su motivación puede verse bastante afectada», comenta Jesús Cabañas, director regional de PFU (EMEA) Limited – A RICOH company. «Para el resto de la plantilla, que pese a contar con mayor experiencia no son tan tecnológicos, el hecho de cambiar los procesos que se llevan realizando de la misma manera durante años puede suponer un reto, aunque también una gran oportunidad para actualizarse».
A raíz de la implantación del trabajo híbrido, muchas compañías han visto la importancia de ir adaptando sus procesos al contexto cambiante y a las nuevas necesidades que va teniendo su plantilla. Y, dado que los jóvenes suelen ser los que más confianza tienen en el manejo de las herramientas digitales, lo lógico es que sean estos quienes ayuden a sus compañeros a ponerse al día y sean facilitadores de la transformación digital. Por otro lado, es necesario que los empleados con más experiencia dejen de depender completamente de documentos impresos y, de esta forma, vayan perdiendo el miedo al formato digital.
El primer paso es replantear los propios dispositivos, y los escáneres documentales pueden funcionar como tecnología de transición en el entorno de trabajo. Garantizar que sean fáciles de usar es una forma segura de integrarlos en los flujos de trabajo y evitar contratiempos. Algunos fabricantes ya han introducido en sus productos una pantalla táctil similar a las de los teléfonos móviles y las tabletas. Tanto los miembros de la generación Z como los de generaciones anteriores están familiarizados con este tipo de interfaz y, de este modo, las oficinas pueden reducir esa brecha digital entre sus empleados, eligiendo dispositivos que resulten intuitivos para la mayoría.
«La experiencia de usuario es clave en la adopción de las nuevas tecnologías para todas las generaciones, y nuestros equipos están diseñados para eso», explica el directivo de PFU (EMEA) Limited – A RICOH company. «Es el caso de los escáneres ScanSnap, como el modelo iX1600, que incorporan pantallas táctiles que permiten a los usuarios navegar fácilmente. Con todas las funciones controladas desde esta pantalla centralizada, los empleados se sienten muy cómodos por utilizar dispositivos que apenas requieren formación para usarse. Esto hace que sean de los escáneres más vendidos, por lo que debemos seguir esforzándonos en facilitar la experiencia de usuario para ayudar a cubrir el ‘gap’ digital de las empresas en la actualidad».
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