Digitalizar un trámite aparentemente menor como es la gestión de gastos corporativos puede tener beneficios a todos los niveles: por un lado se gana eficiencia, ahorrando costes y tiempo, pues libera a los empleados y responsables de gasto de rellenar hojas de cálculo y recolectar tickets, aumenta la sostenibilidad, eliminando el papel y el transporte de documentación, garantiza el cumplimiento normativo y la protección de datos, y facilita el desarrollo de carrera y la promoción interna de talento.
Chupa Chups ha logrado todos estos objetivos y los ha compartido en el webinar que RRHHDigital ha organizado junto a Tickelia, titulado «Cómo aumentar la eficiencia y ahorrar costes con la automatización de la gestión de gastos».
Chupa Chups, pioneros en digitalizar la gestión de gastos
Chupa Chups tiene una plantilla de 500 empleados en España, de los cuales 100 son comerciales que reportan tickets de gastos a diario. Una gestión que antes tramitaban de forma analógica, a base de hojas de Excel, acumulando cientos de tickets y reportando manualmentre para esperar después a la autorización del pago. «Era un calvario, los tickets podían perderse y gestionábamos fajos de ellos que después el transportista tenía que llevar a la sede central», ha dicho Ricardo Iglesias, IT Manager para España y Portugal de Chupa Chups.
Como parte del proyectos de digitalización de la empresa, hace 8 años decidieron digitalizar la gestión de gastos corporativos con una solución específica como Tickelia. El proceso duró apenas 4 meses y la adopción de la herramienta no generó fricciones a los empleados: «La clave del éxito de estas soluciones es la usabilidad, que sean intuitivas y sencillas para el usaurio», ha afirmado Jordi Martín, Responsable de Desarrollo de Negocio y Canal para España de Tickelia, cuya app funciona digitalizando fotos hechas de los tickets de gasto.
Desde entonces, han digitalizado la gestión de más de 300.000 tickets, lo que se ha traducido en un ahorro del 85% del tiempo que antes dedicaban a este trámite.
Desde entonces, han digitalizado la gestión de más de 300.000 tickets, lo que se ha traducido en un ahoro del 85% del tiempo que antes dedicaban a este trámite.
Los retrasos en los pagos es uno de los elementos más insatisfactorios para los empleados y que más aparejados van a la gestión analógica de gastos. Gracias a la automatización y digitalización de este trámite, los tiempos se acortan porque no hay errores ni tiempos de espera de las autorizaciones. «Los empleados lo valoran mucho, más ahora en los tiempos que vivimos, en los que un retraso de este tipo puede ser un problema», ha mencionado Iglesias. Otro de los beneficos que el IT Manager de Chupa Chups ha destacado es el control de los datos y la tranquilidad que da el saber que todos los procesos cumplen los requisitos normativos.
La automatización de tareas permite la sustitución de ciertas tareas, algo que en Chupa Chups se ha traducido en la promoción interna de esos empleados que antes se dedicaban a tramitar manualmente los gastos corporativos. «Teníamos a una persona dedicando 10 horas semanales en una tarea tediosa y ahora hace conciliación con clientes. Es una manera de recompesar con funciones más creativas a los empleados y de retener talento», ha señalado Iglesias.
Otro de los objetivos que buscaba la compañía al incorporar Tickelia era alinearse con su política de sostenibilidad, con la que estan muy concienciados, y el proyecto paperless en sus fábricas. «Nos ha cambiado la vida», ha sentenciado Iglesias.
¡Aquí tienes el webinar completo por si te lo has perdido!
https://player.vimeo.com/video/819459295?h=8951554f0f
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