Es innegable que, tras la pandemia, y en un contexto todavía marcado por la incertidumbre, gestionar correctamente las cuentas empresariales se ha vuelto más importante que nunca. Y, en este sentido, puede decirse que las políticas de gasto son una de las principales aliadas de los departamentos financieros cuando se trata de controlar los desembolsos efectuados por los equipos.
Aunque las empresas son conscientes de la importancia de este documento, no todas ellas aprovechan las ventajas de implementarlo. En este artículo, repasamos los principales puntos para tener en cuenta a la hora de elaborar esta guía tan importante para optimizar costes.
1. Adaptarse a la realidad de la empresa
En pocas palabras, la política de gastos debe agrupar de manera clara y concisa las directivas de la empresa acerca de la manera en la que los empleados pueden gastar en el marco de su actividad profesional. Es decir que, con solo leer este documento, cualquier colaborador tiene que poder entender qué desembolsos están autorizados y bajo qué límites. Del mismo modo, y en caso de que la organización siga solicitando a sus equipos de adelantar compras con dinero de su bolsillo, debe explicar de qué forma se llevarán a cabo los reembolsos.
Pero para que la política sirva efectivamente para controlar los recursos, la misma debe adaptarse a las necesidades internas. Por ejemplo, en ciertas empresas será posible solicitarles a los empleados que se inclinen por transporte público en lugar de taxi cuando viajan; mientras que en otras el ahorro de costes deberá buscarse en otros puntos.
2. Automatizar la política de gastos
De nada sirve contar con una política de gastos si los empleados no cumplen con ella. Hoy en día, los departamentos financieros cuentan con la posibilidad de utilizar la tecnología para automatizar este proceso y evitar sorpresas desagradables.
De la mano de softwares de gestión de gastos, es posible ‘traducir’ este documento de la mano de categorías de gastos autorizados (como pueden ser restaurantes o taxis, por ejemplo), así como con límites asociados a las mismas. Expensya permite realizar este tipo de configuración para que los equipos sepan si los desembolsos que efectúan respetan o no lo estipulado por su empresa. Por su parte, los administradores pueden, de antemano, decidir bloquear gastos que no estén conformes a la misma, o bien dejarlos pasar, pero con alertas.
3. Evitar los reembolsos
Son muchas las empresas que todavía solicitan al empleado que adelante sus gastos profesionales. Sin embargo, es sabido que esta práctica cuenta con poca popularidad y tiene los días contados. Gracias a las tarjetas corporativas, ahora los departamentos financieros pueden evitar incurrir en reembolsos ofreciendo a sus equipos un medio de pago para que realicen compras de manera autónoma y controlada.
De la mano de presupuestos preaprobados que pueden asignarse a las diferentes tarjetas, la empresa tiene visibilidad en tiempo real de los desembolsos en los que incurren cada uno de sus colaboradores.
Las tarjetas corporativas de Expensya, sin ir más lejos, permiten también asociar categorías autorizadas con límites de gasto predefinidos para que los empleados dotados de las mismas (ya sea en su formato virtual o físico) no puedan ir en contra a lo estipulado por la política de gastos.
4. Incorporar cambios de manera ágil
La experiencia reciente nos ha demostrado que la política de gastos, para que sea útil, debe también poder ser adaptada a la par de los cambios que puedan tener lugar. En este sentido es importante que este documento, así como la herramienta de gestión de gastos que utilice la empresa, pueda hacerse eco rápidamente de las modificaciones que sea necesario efectuar (por ejemplo, en cuanto a categorías de gastos autorizadas, límites asociados a ellas o directamente desactivación de un presupuesto).
Con softwares como Expensya, el administrador de la cuenta puede en pocos clics replicar las variaciones que hayan tenido lugar en la política de la empresa dentro de la plataforma de gestión de gastos. Esto ofrece claridad a los empleados y facilita la tarea de los departamentos de finanzas y contabilidad.
En definitiva, la política de gastos seguirá siendo en 2023 una poderosa arma para las empresas que quieran incrementar el control sobre los desembolsos que efectúan sus equipos. Y, no quedan dudas, para para maximizar los beneficios de implementar esta estrategia, una solución de gestión se vuelve imprescindible.
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