Navidad es una época de mucho trabajo en los departamentos de RRHH, donde hay que contestar muchos correos con dudas de los empleados, que suelen preguntar cuántos días de vacaciones les quedan. A esto hay que sumar un sinfín de solicitudes de vacaciones cada día, organizar actividades navideñas como cenas o regalos, gestionar entrevistas y nuevos contratos para la campaña de Navidad…
La Inteligencia Artificial aplicada a los RRHH analiza y gestiona los datos de cada empresa para mejorar nuestra productividad y ayudarnos en todas estas gestiones que caracterizan a la época navideña en los departamentos de RRHH.
Los expertos de hr bot factory, empresa que automatiza estos procesos a través de un software, nos dan claves de las ventajas de esta tecnología. Según Jon Gonzalo, CCO de hr bot factory y ex directivo de RRHH: “Se trata de gestionarlo todo en unos cuantos clicks. Estas gestiones nos obligan a invertir demasiado tiempo en tareas administrativas. Si la empresa aún gestiona los permisos y vacaciones del personal en formularios de papel, correos electrónicos u hojas de cálculo, las posibilidades de tener problemas derivados de esta gestión son altas. Pueden causar en la empresa escasez de recursos humanos en determinadas fechas, errores en las nóminas por no tener en cuenta días de vacaciones que no se han comunicado correctamente, o incluso complicaciones legales”.
Cinco ventajas de la Inteligencia Artificial aplicada a los RRHH
1. Gestión de ausencias y vacaciones, todo en un único panel de control
Por primera vez en la historia laboral convivimos cuatro generaciones compartiendo el mismo espacio. Cada una con sus hábitos y costumbres a nivel laboral. Esta diferencia puede afectar en el uso de herramientas y comunicación en cada grupo de edad y por eso es importante ofrecer una vía para solicitar vacaciones acorde con el modo en que cada uno realiza sus funciones. Olvidamos el correo electrónico, que probablemente está saturado. Aquí es donde entra la automatización como fórmula para liberar las ya de por sí sobrecargadas listas de tareas de cada empleado. Recomendamos disponer de un portal y app del empleado, que incluya entre sus funcionalidades la gestión y solicitud de permisos y vacaciones, ya que simplifica la gestión. Permite al trabajador solicitar vacaciones o permisos desde su móvil y a la persona encargada de aprobar o denegar los permisos hacerlo de igual manera.
Es importante que sea multiplataforma, es decir que se puedes acceder a la información y administrar las vacaciones y permisos de tu equipo de trabajo desde un mismo lugar, ya sea tu teléfono u ordenador, estés donde estés.
2. Comprobar vacaciones restantes al instante
Cualquier empresa necesita tener datos reales y actualizados sobre los días libre para tomar decisiones correctas y proteger el bienestar de sus empleados. Sin este tipo de información es imposible, por ejemplo, saber si un trabador puede estar sobrecargado y tiene tiempo suficiente para desconectar. Del mismo modo, para ellos resultará difícil comprobar cuántos días de vacaciones tiene aún disponibles, por lo que se ve obligado a esperar a que RR.HH. le informe a título individual y por vías tradicionales y más lentas.
En cambio, gracias a la Inteligencia Artificial podrán saber perfectamente cuántos días de vacaciones tienen los trabajadores colaboradores y cuándo pueden cogerlos y así evitar conversaciones incómodas. Desde un mismo panel se puede llevar el registro ordenado, de ausencias y días disfrutados.
3. Aprobación de solicitudes en línea
Utilizar un sistema de gestión permite a cada trabajador planificar y solicitar sus días libres y simplemente esperar la aprobación por parte de la persona a cargo. De esta forma se pueden agilizar los procesos con la ayuda de notificaciones automáticas de solicitudes y aprobaciones.
4. Actualizar automáticamente el estado en mensajería instantánea
La pandemia ha difuminado los límites sobre cuándo es aceptable o no contactar con un trabajador por un tema laboral. Sin embargo, la Ley en España es clara y ha establecido el derecho a la desconexión digital en el artículo 88 de Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, donde otorga a los empleados este derecho, que garantiza esa desconexión fuera del horario laboral, en sus permisos y en sus vacaciones.
Para no tener que contestar cuando nos escriben en apps de mensajería instantánea es fundamental recordar que no estás disponible en el momento en que te escriben, por lo que una vez aprobados tus días libres, tu estado en las apps de mensajería cambia automáticamente, pasando a “No disponible” durante todo el tiempo de tu ausencia.
5. Recordar a compañeros de equipo el día libre
En muchas ocasiones, las ausencias se solicitan y aprueban con meses de antelación. De repente, el equipo descubre que un compañero que necesita no está disponible, dando lugar a una situación estresante. A falta de un estándar, el recordatorio de que alguien va a faltar suele venir de boca del propio implicado.
En un proceso de automatización los equipos son avisados automáticamente con un mensaje instantáneo del sistema de que alguien estará ausente ciertos días, al igual que los jefes, que también reciben recordatorios con las próximas ausencias de sus empleados
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