No hay duda de que la automatización está cada vez más presente en todos los sectores. La inteligencia artificial y la digitalización han llegado para hacernos la vida — tanto en casa como en el trabajo— mucho más sencilla. Cada vez son más las organizaciones que se suman a la tendencia de la digitalización en todas sus áreas, incluyendo una de las más relevantes para cualquier empresa, la de Recursos Humanos. Hoy te enseñamos como una nueva tecnología, los workflows, solucionan muchos de los problemas del día a día.
Aunque a primera vista pueda resultar algo difícil debido a la complejidad y delicadeza de las tareas asociadas a RRHH. la realidad es que existen un gran número de procesos que pueden ser automatizados de una forma relativamente sencilla. De hecho, el mercado que se encarga de optimizar este departamento gracias a un software de Recursos Humanos está creciendo tanto que ya está valorado en más de 20.000 millones de dólares, y se espera que siga creciendo un 12% anualmente hasta 2028.
¿Nunca te habías planteado automatizar procesos de Recursos Humanos? ¿Cuántos procesos de RRHH tienes sin automatizar? ¿Crees que es algo demasiado complicado, que no vas a ahorrar tiempo y que no es posible aumentar la productividad de esta forma? A continuación podrás comprobar que esto no es cierto y que las soluciones tecnológicas actuales permiten automatizar todo tipo de tareas de una manera sencilla.
Software de RRHH y workflows, los grandes aliados del departamento
De un tiempo a esta parte, seguir trabajando de manera tradicional en el área de Recursos Humanos resulta cada vez más ilógico. Ya no hablamos de anotación manual en papel y boli, sino que tampoco tiene sentido seguir empleando las típicas plantillas de Excel que nos vuelven locos y se tornan cada vez más incontrolables a medida que van creciendo.
La digitalización ha llegado al área de Recursos Humanos de la mano de los softwares de RR.HH. Programas informáticos que facilitan todas las tareas típicas de este departamento: nóminas, control horario, gestión de vacaciones o la evaluación del desempeño hasta la gestión documental, de formación o la elaboración de informes.
Asimismo, y de un tiempo a esta parte, este tipo de software están incluyendo herramientas de automatización que están permitiendo a las empresas ir un paso más allá en cuanto a productividad. Estamos hablando de lo que se denomina normalmente como workflows o flujos de trabajo, y es una herramienta imprescindible en la actualidad si queremos llevar nuestra competitividad al siguiente nivel.
¿Qué es un workflow y qué ventajas ofrece?
Workflow significa literalmente flujo de trabajo. Es una técnica que permite ordenar en pequeños pasos el conjunto de tareas que componen cualquier actividad. La meta de un workflow es analizar esos pequeños pasos con el objetivo de aumentar la eficiencia de cada uno de ellos y así reducir el tiempo que tardamos en completar todo el proceso.
Las herramientas de workflow que incorpora un software de RRHH como el de Bizneo HR permite diseñar y gestionar un flujo de trabajo con el objetivo de automatizarlos. Esto permite:
- Aumentar la productividad
- Acortar tiempos
- Mejorar la comunicación interna
- Evitar errores humanos
- Reducir etapas o fases
- Ser más eficientes
- Ahorrar costes
- Disponer de más datos
- Mejorar la toma de decisiones
No son pocas las ventajas que ofrece la automatización de tareas mediante workflows. Al aplicarlos en distintas tareas de Recursos Humanos, los beneficios que pueden obtener tanto empleados como la propia empresa son sin duda alentadores.
¿En qué áreas de RRHH se puede trabajar con workflows?
La mejor forma de ver cómo los workflows pueden mejorar las distintas tareas asociadas al área de Recursos Humanos es mediante ejemplos. Como verás a continuación, el software de administración de Recursos Humanos de Bizneo HR permite automatizar mediante workflows un buen puñado de procesos.
Workflows para registro de asistencia y control horario
Desde la entrada en vigor de la Ley del control horario, todas las empresas tienen la obligación de disponer de un registro de entrada y salida de sus empleados. Gracias a los workflows podemos liberarnos de ciertas tareas relacionadas con este tema.
Por ejemplo, podemos avisar de forma automática a nuestros empleados cuando se olvidan de fichar. También es posible automatizar las notificaciones de cambios de horario, o los managers de las incidencias horarias de los empleados. Todo ello permitirá tener un mayor control del registro horario sin necesidad de invertir más tiempo.
Automatización de la planificación de vacaciones y ausencias
Un software de RR.HH ofrece también herramientas de automatización enfocadas a un tema tan espinoso como la planificación de vacaciones y la gestión de ausencias.
Por un lado, los empleados recibirán notificaciones automatizadas respecto a sus solicitudes de vacaciones o días libres. Cuando un mánager las apruebe o deniegue, estos serán notificados automáticamente. Lo mismo ocurre con el camino inverso, cuando un empleado las solicite, el manager recibirá un aviso para que pueda gestionarla.
Ocurre lo mismo con la gestión de ausencias. En caso de ausencia, los empleados recibirán avisos de solicitud para que puedan aportar la documentación necesaria, como, por ejemplo, una baja médica. Cuando este la envíe, el responsable de Recursos Humanos también recibirá una notificación automatizada para poder realizar la gestión pertinente.
Automatización de alerta y comunicaciones de gestión de alto valor para los empleados
Existen ciertas tareas clave que pueden dar grandes dolores de cabeza al equipo de RRHH, como por ejemplo la gestión de la finalización de un contrato o la revisión de una subida salarial.
Los workflows pueden utilizarse con el fin de enviar alertas, con la suficiente antelación, ante este tipo de casos, e incluso insistiendo en caso de no resolverse. Esto evitará errores, prisas y malestar en los empleados afectados. La automatización de estos avisos elimina ruido y permite centrarse en otras tareas, ya que sabemos que cuando llegue el momento el sistema de RRHH avisará a quién corresponda.
Workflows para contratación de trabajadores y servicios externos
La contratación de nuevos trabajadores es otro punto que podemos automatizar gracias a la digitalización. Podemos ahorrar mucho tiempo en la gestión y comunicación de candidaturas, mediante avisos de fases de selección o la comunicación con los responsables de cada departamento. Además de ahorrar tiempo, también es posible mejorar la experiencia de los candidatos o las relaciones con otros servicios externos.
Workflows para la inducción del nuevo personal
También podemos mejorar la incorporación del nuevo personal automatizando flujos de trabajo relacionados con la bienvenida. Por ejemplo, podemos asociar el alta de un empleado con un flujo de correos que se enviarán durante los primeros días, y donde le proporcionaremos todo lo necesario. También podemos automatizar el envío de comunicaciones relacionadas la gestión y firma de documentos.
Workflows para bajas o reincorporaciones de empleados
Al igual que podemos automatizar comunicaciones relacionadas con las altas, lo mismo podemos hacer con las bajas o la reincorporación de empleados.
La despedida de un empleado es un proceso importante para cualquier empresa. Gracias a los workflows, podemos automatizar comunicaciones importantes que pueden afectar al bienestar de la empresa. Además, en caso de reincorporación, podemos reactivar cuentas, así como informar de novedades utilizando workflows.
Flujos de trabajo para la evaluación del rendimiento y formación
La comunicación interna durante la evaluación del rendimiento de un empleado es esencial. Gracias a los workflows, podemos avisar tanto de los resultados obtenidos a los empleados como recordatorios de revisión por parte de los responsables. También es posible fijar recordatorios de reuniones one to one o de los cursos a realizar.
Hablando de cursos, la gestión de la formación es otra de las tareas que podemos automatizar utilizando workflows. Es posible automatizar el control, el flujo de la capacitación o programar recordatorios clave: inicio de una formación, tiempo restante para completarla, cancelación o resultados obtenidos.
Envió automático de encuestas de clima laboral
Asimismo, también es posible utilizar workflows para automatizar el envío de encuestas de clima laboral. Por ejemplo, durante el alta de un empleado podemos programar que se envíe una encuesta durante los 30 y 60 días posteriores a su incorporación. Podemos hacer lo mismo con toda la plantilla de forma general, ya sea trimestralmente o anualmente.
Como puedes ver, el software de Recursos Humanos de Bizneo HR permite gestionar y automatizar múltiples tareas de una manera sencilla. Gracias a ello, la gestión del capital humano mejorará notablemente, algo que intrínsecamente incrementará la felicidad de los trabajadores, y, por lo tanto, la productividad general de una empresa.
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