El registro de la jornada laboral es obligatorio por ley desde 2019. Sin embargo, aún hay empresas que tienen dificultades para realizar un correcto seguimiento de las horas trabajadas y conservar los datos de forma eficiente.
En concreto, el Real Decreto-Ley 8/2019 regula este registro horario y su objetivo es acabar con la precariedad laboral. Además, las empresas tienen que guardar esta información durante al menos cuatro años y ha de estar disponible tanto para los empleados como para los sindicatos.
Una de las formas más efectivas de realizar un correcto fichaje y almacenamiento de los datos es utilizar un software de registro de la jornada laboral. Algunos softwares ‘todo en uno’ de RRHH, como por ejemplo el de Kenjo, incluyen una funcionalidad de control horario con la que digitalizar este proceso. A continuación te explicamos 7 beneficios de utilizar una herramienta como esta:
1. Agilización de los fichajes
Un sistema digital de fichaje intuitivo y fácil de utilizar permite a los empleados, con tan sólo un clic, registrar el inicio y el final de la jornada laboral y las pausas. Entrando a su espacio personal, los trabajadores podrán fichar en tiempo real y acceder al histórico de registros. Además, los responsables del departamento de RRHH también podrán visualizarlos y aprobarlos individualmente o en bloque.
2. Almacenamiento automático de los datos
Con un software de control horario, tanto las horas fichadas como el momento en el que se ha realizado el registro, se guardarán de forma automática en la nube. De esta forma, la información siempre estará disponible para consultar o presentar ante los organismos competentes.
3. Visualización diaria, semanal, mensual y de horas extra
La digitalización de los fichajes permite, además, tener una visión generalizada de los registros, tanto de forma diaria como semanal y mensual. Además, las horas extra y las esperadas también quedan reflejadas. Por otro lado, los responsables de RRHH pueden filtrar por departamentos u oficinas para ver el histórico en cada caso.
4. Compensación de horas extra
Aunque la normativa vigente no especifica qué hacer con las horas extra, las organizaciones pueden decidir compensarlas de alguna forma. En ese caso, un software de control horario permitirá decidir si se sustituyen por horas de trabajo o remuneración y hacer este proceso de forma automática.
5. Geolocalización de registros
La mayoría de softwares también incluyen la posibilidad de conocer la ubicación desde la que se realizan los fichajes. Esto es especialmente útil para equipos en remoto o en periodos de teletrabajo, ya que la empresa tendrá una visión clara de los empleados que trabajan a distancia o en la oficina.
6. Fichaje desde cualquier dispositivo
Otra de las ventajas es la posibilidad de fichar desde cualquier dispositivo, ya sea desde el ordenador, la tablet o el móvil. De esta forma, se agiliza el proceso de registros y se vuelve más cómodo y sencillo para los empleados, evitando olvidos o retrasos.
7. Customización de fichajes y límites de tiempo
Por último, cabe destacar la opción de crear procesos automáticos y customizar los fichajes. Así y entre otros aspectos, se podrá establecer un límite de horas trabajadas y de horas en las que se puede fichar o enviar recordatorios a los empleados para que realicen pausas.
En resumen, utilizar un software de registro de la jornada laboral, permitirá a los responsables de RRHH reducir el número de tareas administrativas relacionadas con el fichaje, así como la cantidad de documentos o archivos Excel utilizados. Esto mejorará los procesos, la comunicación entre los equipos y aportará una mayor organización a la compañía.
De hecho, algunos softwares, como el de Kenjo, permiten realizar una prueba gratuita de sus funcionalidades para que los responsables de RRHH puedan familiarizarse con las distintas herramientas que ofrecen.
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