El registro de la jornada en papel ya no es válido para la justicia: ¿Qué alternativas tienen las empresas?

El registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas. El Real Decreto-Ley 8/23019 es la norma que recoge dicha exigencia, la cual trata de acabar con las horas extras no pagadas. A la hora de cumplir con este requisito, no se estipula cómo debe ser el mecanismo exacto. Así, las empresas poseen un amplio margen, pero pueden surgir problemas.

Este ha sido el caso de Ferrovial Servicios, S.A., empresa denunciada ante la Audiencia Nacional por no llevar a cabo un registro adecuado. Entre otros asuntos, la sentencia recoge que las hojas de papel no representan un sistema idóneo para efectuar un control horario, así lo ha dictaminado la Sala de lo Social en la Sentencia 00022/2022. Esto marca un antes y un después. 

¿En qué ha consistido la sentencia? ¿Podría haberse evitado? Para resolver estas dudas, nada mejor que conocer el caso al detalle.

¿Era un sistema de control horario poco objetivo? 

A la hora de efectuar un registro de la jornada laboral, este debe ser efectivo y completo. Por descontado, cumplirá con lo estipulado por el Real Decreto-Ley 8/23019. Sin embargo, la empresa Ferrovial —encargada de los servicios a bordo de los trenes Renfe— habría incurrido en algunos errores, los cuales fueron denunciados por la Confederación General del Trabajo. 

La compañía denunciada utilizaba hojas de papel para el registro. En ellas solo se recogía la hora de entrada y la firma de cada trabajador. El tiempo de trabajo lo estimaba el empleador, quien también establecía la hora de salida. Esta situación afectó a más de 1200 trabajadores y conduce a otro problema: la dificultad de guardar los registros, algo que no se hacía. Por tanto, se vulneraba lo estipulado en el real decreto-ley en varios aspectos. 

La magistrada, Nuñez Ramos, encargada del fallo deja muy claros los errores. Para empezar, los tiempos de trabajo no eran los reales, tan solo aproximaciones. Esta es la consecuencia de registrar solo la entrada, pero no la salida. Además, considera que el sistema utilizado, las hojas de papel con firma de cada trabajador, no es objetivo.

Por otro lado, la magistrada indica que, si bien el Real Decreto no especifica cuál es el soporte adecuado para el registro, este debería poder incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Asimismo, tiene que recopilar los datos de manera objetiva, permitir su conservación y facilitar su comprobación por los trabajadores, inspectores laborales y la Seguridad Social.

¿Podría haberse solucionado el registro con otro sistema? 

La sentencia concluye con la condena de Ferrovial por vulnerar el apartado 9 del Real Decreto-Ley añadido al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. La empresa tendrá que implantar un sistema de registro de la jornada laboral fiable y objetivo. Este deberá medir el tiempo real de trabajo de cada empleado, facilitar el acceso a la información guardada y poder almacenarse durante cuatro años. 

¿Cuál es la mejor solución disponible? Cabe destacar un apunte de la magistrada encargada de la sentencia. Reconoce que la norma no estipula un sistema concreto, pero le parece lógico que, dado el estado tecnológico actual, se empleen medios informáticos para el registro.

Si la empresa sentenciada hubiera utilizado un software de control horario como el de Bizneo HR, no habría faltado a las exigencias de la ley. Este permite registrar la entrada y salida de cada empleado, su tiempo de trabajo y horas extra de manera automática. Además, almacena los datos durante los cuatro años obligatorios, pero sin ocupar espacio físico como lo hacen las hojas de papel. 

También es un sistema riguroso y objetivo, ya que se limita a recoger los datos generados por los propios empleados. Estos cuentan con herramientas flexibles que les facilita el fichaje, pero sin que suponga un obstáculo, como métodos de fichaje masivos, fichaje esperado o fichaje en un clic. Asimismo, es posible usar métodos estrictos para el control, como el uso de biometría, restricción por IP o geolocalización. Sin embargo, para aprovechar las ventajas del programa, es preciso conocer en detalle qué lo hace destacar realmente.

Cómo cumplir la ley con el mejor software de control horario 

Tanto para pymes como grandes empresas que quieran resolverlo de forma sencilla, la solución informatizada de Bizneo HR es la más efectiva de las disponibles. Para empezar facilita el fichaje y hace que sea imposible de falsificar, además de ofrecer diferentes opciones. Los trabajadores pueden emplear su teléfono móvil, una tableta dispuesta en un kiosco o su propio ordenador para fichar. Por tanto, el registro de horas se simplifica, gana en efectividad y en comodidad. Además, el software se integra con dispositivos de control de acceso y presencia sin problema. 

Junto con esto, el control de las horas extra y complementarias es exacto, lo que permite remunerarlas sin excepciones. Como veis, la solución de control horario de Bizneo HR cumple con sus funcionalidades con todas las exigencias legales. Facilita el registro a través de reglas personalizables y de compensación, así como la creación de tipos de horas específicas para la empresa. El empleado podrá comprobarlas en todo momento, al igual que los técnicos de Recursos Humanos o los inspectores de trabajo. 

Utilizar un software da acceso a todo tipo de integraciones. El sistema quedará conectado no solo con otros sistemas de gestión del tiempo (vacaciones o turnos), sino con herramientas como un ATS para reclutamiento, un software de evaluación de desempeño o informes de Recursos Humanos, todos disponibles en la suite de Bizneo HR. Esto hace que la empresa pueda automatizar una amplia variedad de procesos, los cuales se nutren de los datos generados por los propios empleados.

Los registros se almacenan en una sola base de datos y el programa se encarga de procesarlos y generar informes de horas trabajadas y extra. Esto se lleva a cabo en función de la situación de la empresa, pero siempre respetando el Real Decreto-Ley 8/23019. Por ejemplo, los registros se guardan de manera indefinida y pueden adaptarse a las exigencias de una inspección laboral. No recibirán los datos en bruto, algo que constituye un error grave, sino que estarán ordenados por empleado y reflejarán su tiempo de trabajo con objetividad. 

Por último, los especialistas del área de Recursos Humanos tienen acceso completo a la información. Pueden supervisar el registro, subsanar posibles incidencias, evaluar diferencias entre la jornada real y esperada o comprobar el histórico de horarios. Todo ello a través de una interfaz sencilla e intuitiva. 

En definitiva, las hojas de papel han demostrado no ser el soporte adecuado para el registro de la jornada laboral. No ofrecen un medio fiable ni objetivo, algo que sí consigue una solución informática. Un software de control horario como el de Bizneo HR, mencionado en el artículo, automatizan este proceso gracias a su tecnología, aumentan su seguridad y permiten acceder a los datos en todo momento. Se adaptan sin problemas a cualquier exigencia legal.