La gestión de personas de aquellas industrias en las que la mayoría de sus empleados trabaja de cara al público, sin ordenador o en puestos técnicos, representa un gran reto a la hora de mantener procesos homogéneos entre departamentos, hacer una correcta optimización de costes y lograr los objetivos de RRHH de forma ágil y eficiente.
En este sentido y para sectores como el de retail, agricultura, construcción, educación, turismo, real estate y transporte, entre otros, la tecnología de RRHH ofrece una serie de ventajas, sobre todo a la hora de reducir la carga administrativa y automatizar flujos de trabajo. Procesos como el control horario, la gestión de vacaciones y ausencias, la planificación de turnos rotativos o el reclutamiento, también pueden optimizarse gracias a la digitalización.
Algunos softwares de RRHH como el de Kenjo, están especializados en dar soporte a dichas industrias y se han convertido en una solución cada vez más demandada por las empresas. Algunas de las ventajas de digitalizar el departamento de RRHH de estas industrias, son las siguientes:
1. Gestión centralizada de vacaciones y ausencias
La digitalización de esta función permite a los responsables de RRHH y de cada equipo concentrar la solicitud y aprobación de vacaciones en un sólo espacio y ver quién se encuentra operativo o ausente en cada momento. Por su parte, los empleados pueden gestionar sus solicitudes directamente desde la plataforma e incluso desde el móvil con tan sólo un clic. También ver los días libres restantes, los festivos y reservar horas libres o personales, para, por ejemplo, acudir al médico.
2. Simplificación del sistema de fichaje horario
Un sistema de ficha horario digital, da la posibilidad a los empleados de registrar sus horas de trabajo en el momento, desde el ordenador, su teléfono móvil o la tablet, conforme a la normativa vigente. Estos registros también pueden realizarse a través de un código QR y con sistema de geolocalización. Los responsables de RRHH pueden aprobar dichos registros de forma automática, generar informes, acceder a resúmenes semanales y mensuales y gestionar los días de teletrabajo para aquellos equipos que tengan esta modalidad.
3. Planificación de turnos rotativos
En sectores como el de la sanidad, la hostelería, el industrial o agrario, es frecuente que los empleados trabajen con turnos rotativos. En ellos, una buena planificación horaria resulta clave para mantener la actividad laboral. En este sentido, un software digital de turnos rotativos, permite simplificar la creación del cuadrante horario y el envío automático de notificaciones a los trabajadores y gerentes de departamento en caso de cambios y/o bajas. También que reciban alertas en caso de solapamientos, filtrar por equipos, roles, horas trabajadas, etc.
4. Reclutamiento agilizado
Sobre todo de cara a sectores con un elevado índice de estacionalidad en sus contrataciones como el de retail u hostelería, atraer y encontrar al mejor talento de forma ágil y eficiente se convierte en algo imprescindible. Un software de reclutamiento da la posibilidad de automatizar la publicación de ofertas de trabajo en portales de empleo como Infojobs, Glassdoor o Indeed y plataformas como LinkedIn. También el proceso de entrevistas y el filtrado de datos del CV de los candidatos conforme al RGPD y crear bases de datos para futuros procesos.
5. Centralización de la información del empleado y documentos
La centralización de documentos, en especial con equipos con diferentes convenios y horarios de trabajo y que desarrollan su actividad en distintas localizaciones, resulta fundamental para una buena organización. Utilizar una única plataforma para conservar sus nóminas, contratos de trabajo, bajas médicas y otros documentos relevantes en la nube, supone simplificar la actividad del área de RRHH y ahorrar tiempo.
Además, al digitalizar su gestión también se puede enviar documentos a toda la organización y a cada empleado -nóminas incluidas- y que, entre otras cuestiones, puedan firmar cualquier archivo en cuestión de segundos a través de la firma digital.
6. Mejora de la satisfacción del empleado
El bienestar emocional de los empleados ha cobrado especial visibilidad durante la pandemia y se ha convertido en un eje central de la actividad de RRHH. En este sentido, la tecnología hoy día permite el envío digital de encuestas de clima laboral a cada empleado para que respondan de forma anónima, la realización de una evaluación del desempeño y sus competencias. También llevar a cabo un efectivo proceso de onboarding o visualizar el organigrama de la empresa al completo, así como los aniversarios y cumpleaños de los compañeros.
Todo ello da como resultado organizaciones más transparentes, mejor comunicación entre los equipos y mayor sentimiento de pertenencia por parte de los trabajadores. En este sentido, softwares de RRHH ‘todo en uno’ como el de Kenjo recogen las características anteriormente mencionadas, entre otras, y ofrecen una versión de prueba gratuita a los responsables de gestión de personas de las organizaciones.
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