Datos oscuros: ¿Qué son y por qué suponen un riesgo para la sostenibilidad en las empresas?

Se calcula que las empresas generan 2,5 exabytes de datos al día a nivel global. De esta cantidad, aproximadamente un 80% está sin estructurar, lo que supone grandes oportunidades perdidas para las empresas y la posibilidad de afrontar un gran número de riesgos inesperados relacionados con la normativa, la reputación o la sostenibilidad.

En este contexto, Iron Mountain, empresa de servicios de almacenamiento y gestión de la información que permite la transformación digital, ha estudiado los factores a tener en cuenta para entender mejor el valor que supone la información invisible e impulsar el crecimiento y los beneficios empresariales a partir de su correcta gestión. 

Datos menospreciados 

Hoy en día, las empresas tienen la oportunidad de recopilar una cantidad de datos sin precedentes. Sin embargo, gran parte de esa información simplemente se almacena en servidores, desperdiciando su valor potencial. De esta forma nacen los datos oscuros, que suponen uno de los mayores recursos sin explotar por parte de las empresas, cuando en realidad son una enorme fuente potencial para generar valor, facilitar la toma de decisiones empresariales, impulsar los beneficios y fomentar el desarrollo sostenible del negocio. Al fin y al cabo, el conocimiento y la información permiten una mayor eficiencia y, a su vez, una mayor rentabilidad.

Según la Ellen MacArthur Foundation, entre el 60% y el 72% de los datos no se utilizan para el análisis. Dado que la capacidad de obtener información procesable a partir de estos datos se ha convertido en una necesidad competitiva, es vital que todas las organizaciones trabajen para identificarlos, gestionarlos y utilizarlos.

Además, a medida que la recopilación de datos sigue creciendo, aumenta el riesgo de que la información quede aislada y fragmentada, siendo así más difícil de localizar, gestionar, proteger y utilizar para el análisis.

Por ello, las empresas deben adoptar un enfoque estratégico de la gestión de los datos y crear estrategias de gestión que den cabida a todo tipo de datos, independientemente de su origen y de los entornos de almacenamiento.

Proteger los datos, un aspecto clave para el cumplimiento normativo

Los datos oscuros suponen también una amenaza para la seguridad de las empresas. De hecho, más de dos tercios de las empresas consideran que las violaciones de privacidad son uno de los mayores riesgos para su negocio. Por ello, es importante localizar, clasificar y gestionar los datos sensibles, independientemente de dónde se almacenen o cuáles sean sus formatos. 

Para asegurar la seguridad de los datos y cumplir con el marco regulatorio es importante que, en primer lugar, las empresas realicen una auditoría de sus datos oscuros, es decir, que adopten una estrategia de catalogación y mapeo de datos para clasificar, estructurar y gestionar la información a escala.

En segundo lugar, deben cifrar todos los activos de datos. Ningún dato oscuro debería estar fácilmente disponible para una inspección casual. Por último, las empresas deben tener en cuenta que los datos oscuros suelen incluir información sensible que está sujeta a regímenes de cumplimiento como pueden ser los números de cuenta bancaria o tarjetas, por ejemplo. La falta de visibilidad de esa información oculta puede hacer que las empresas acaben almacenando datos por más tiempo del debido, incumpliendo aspectos regulatorios 

El papel de los datos en la economía circular

Los datos oscuros no sólo son una carga para la seguridad y la gobernanza de la información, también son responsables de la emisión de millones de toneladas de CO2 a la atmósfera cada año. Esto se traduce en que la información oculta es una oportunidad para que las empresas alcancen sus objetivos de sostenibilidad al tiempo que mejoran sus cuentas de resultados.

Cuando las empresas consiguen tener una mayor visibilidad de sus entornos de datos, pueden utilizarlos para medir su transición hacia una economía circular. Para ello es clave, en primer lugar, adoptar una gestión más sostenible del ciclo de vida de los activos digitales, después consolidar varias bases de datos en un único entorno gestionado de forma centralizada, reducir la huella de datos eliminando los registros duplicados y archivando los antiguos y, por último, retirar de forma segura y sostenible los activos informáticos obsoletos, centrándose en la reutilización.

¿Como desbloquear el valor de los datos oscuros?

Iron Mountain ha elaborado el eBook: “Inteligente y segura, la gestión de datos en la economía circular”, en el que explora a fondo el papel de la gestión de los datos en cualquier marco moderno de gobierno de la información. En él se explican algunas de las mejores formas para aprovechar el poder de los datos oscuros de manera sostenible y se detallan las cuatro acciones que las empresas pueden tomar como punto de partida para “desbloquear” el valor desaprovechado de los datos oscuros.

• Identificar las fuentes de datos oscuros: El primer paso para afrontar el reto de los datos oscuros es identificar lo que se tiene y dónde reside. Los tipos y las fuentes de datos oscuros varían según el sector, pero casi todo lo que se genera en la actividad digital tiene el potencial de ser datos oscuros. Esto incluye cosas como correos electrónicos, mensajes instantáneos, llamadas de audio y vídeo grabadas, e incluso datos estructurados en forma de archivos de registro de sistemas estandarizados (syslog).
• Crear una estrategia de gestión de datos: La información generada por las personas que trabajan en la empresa requiere una gobernanza que garantice el cumplimiento normativo y la seguridad y la aproveche para una toma de decisiones sostenible.
• Aplicar políticas de gestión de datos: Una política de gestión de datos debe proporcionar la flexibilidad necesaria para aprovechar los datos para el análisis, y tiene que ser fácilmente accesible para los empleados que los necesitan para hacer su trabajo. Al mismo tiempo, la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa deben estar integrados en el diseño, incluido el cumplimiento de los requisitos cruciales de conservación de datos. 
• Implantar los sistemas tecnológicos adecuados: existen sistemas integrados de gestión empresarial (SGI) que ayudan a las empresas a consolidar los datos que tienen para facilitar su gestión a escala. Estos pueden aumentar la eficiencia y la seguridad, así como facilitar la automatización inteligente y el aprendizaje automático, lo que hace que sea menos probable que los datos se conviertan en algo oscuro, a la vez que proporciona a las empresas una ventaja estratégica que conduce a una forma más sostenible de hacer negocios.