¿Cómo elegir tu software de gestión de vacaciones y ausencias?

¿Por qué hoy es el mejor momento para automatizar la gestión de vacaciones y ausencias?

Las razones que llevan a las empresas a automatizar sus procesos son simples: ahorrar tiempo, reducir los costes y los errores, cumplir con la ley y, ante todo, optimizar su gestión. Por estos motivos, los primeros procesos que las empresas suelen automatizar son la gestión de vacaciones y ausencias junto con el control horario:

• son procesos administrativos tediosos que no agregan valor a la empresa;
• toman mucho tiempo a los equipos de RRHH;
• para concentrarse en sus talentos y en mejorar el rendimiento de la empresa, esta última debe primero erradicar el papel y los archivos en Excel;

el control horario no puede disociarse de la gestión de las vacaciones y ausencias, ya que antes de anotar horas de entrada y salida de un empleado, se debe saber si está ausente o no.

Además, el Covid-19 nos ha obligado a adoptar el teletrabajo y a rever nuestros procesos de gestión, ya que no existen muchas formas de controlar los horarios y el absentismo laboral de los empleados remotos: o es la hoja de cálculo, o es una solución en línea.

La hoja de cálculo conviene a las pequeñas empresas sin proyecto de reclutamiento, porque son procesos que rápidamente agotan a los equipos de RRHH. A partir de 20 empleados, y por todas las razones citadas previamente, es necesario digitalizar.

¿Qué funciones debe tener un software de control de las vacaciones y ausencias?

Existen muchas soluciones en el mercado. Primero, tienes que elegir entre un software dedicado a la gestión de las vacaciones y ausencias y una solución “todo en uno”.

El SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) “todo en uno” o completo, contiene todos los módulos necesarios para la gestión de sus recursos humanos: gestión de las vacaciones, del talento, de las notas de gastos… La principal desventaja de este tipo de solución es que la empresa implementa de una vez muchos módulos que quizás no necesita realmente. Además, no todos los SIRH “todo en uno” se interconectan con software de terceros (de nómina, contabilidad…).

El software “Best of Breed” dedicado a la gestión de vacaciones y ausencias trata del tema en profundidad. Es siempre compatible con los otros software del mismo editor y de otros proveedores, para que la empresa automatice sus procesos sobre la marcha, según sus necesidades.

Una vez que te hayas decidido entre el SIRH completo o el Best of Breed, puedes pensar en las funciones que realmente necesitas. Debajo encontrarás las principales funciones que debe tener tu solución de gestión de vacaciones y ausencias.

Para el administrador y el mánager:

• aprobación de las solicitudes en un clic (desde la interfaz o el correo de notificación);
• publicación de la política de vacaciones de la empresa;
• circuito de validación personalizable y posibilidad de delegar la aprobación;
• visión de 360° del calendario de vacaciones de los empleados;
• posibilidad de registrar una ausencia cuando un empleado no viene a trabajar;
• creación de alertas (para notificar errores en las solicitudes, etc.);
• creación y exportación de informes a partir de los datos de los empleados;
• exportación de los datos a la nómina.

Para el empleado:

• solicitud de vacaciones desde el móvil o la interfaz web;
• acceso al saldo de días en tiempo real;
• estimación del saldo de días en el futuro;
• posibilidad de consultar el planning de sus compañeros;
• posibilidad de adjuntar un justificante de ausencia;
• acceso a la política de vacaciones de la empresa.

¿Cómo comparar las diferentes herramientas del mercado?

Mejor no precipitarse en elegir una herramienta. Ante todo, te aconsejamos hacer una lista de las funciones que necesitas para administrar las vacaciones y ausencias del personal. Luego, podrás comparar diferentes soluciones, clasificándolas según tus necesidades.

Automatizar un proceso requiere tiempo para configurar la interfaz y formar al personal. Por tanto, es importante no equivocarse en la elección de un software: una herramienta que responde parcialmente a tus necesidades puede al final hacer perder más tiempo y dinero y crear frustración en lugar de simplificar el proceso. La mayoría de los editores proponen probar gratuitamente sus soluciones antes de comprar, te recomendamos enfáticamente contactar a los editores para probar las herramientas que te interesan antes de tomar una decisión.

¿Cómo convencer a la dirección?

Tres etapas son necesarias para convencer a la dirección de la necesidad de digitalizar la gestión de vacaciones y ausencias de los empleados:

• Obtener el acuerdo del director financiero
• Hacer del responsable de IT su aliado
• Preparar su reunión con la dirección

Obtener el acuerdo del director financiero: para que se una a tu proyecto, haz una estimación aproximativa del costo del tiempo que tu equipo de RRHH dedica a la gestión manual de las vacaciones, y en euros. Te recomendamos anotar en una tabla Excel:

• el número de solicitudes de vacaciones y ausencias que el equipo recibe en un año;
• el tiempo dedicado a actualizar el planning de los equipos, a controlar las ausencias y a responder a las numerosas preguntas de los empleados sobre la política de vacaciones de la empresa;
• el tiempo consagrado para seguir los saldos de días, a fin de preparar las nóminas;
• el coste que puede generar posibles errores humanos de gestión.

Hacer del responsable de IT su aliado: realiza un pliego de condiciones junto con el responsable de IT, para que además de anotar tus exigencias funcionales, puedas agregar las condiciones de conexión, de integración, de alojamiento y de seguridad de la empresa.

Preparar su reunión con la dirección: tu reunión con tu director no puede dejar lugar a dudas:

• expón el proceso de gestión actual y la estimación de su costo que hiciste para el director financiero;
• habla de los límites de tu gestión actual y de tus necesidades funcionales y técnicas;
• muéstrale una tabla de comparación de las distintas herramientas del mercado con sus precios y tus recomendaciones;
• presenta un planning de seguimiento del proyecto para mostrarle que puedes manejarlo por completo.

A tu director le gustará mucho que tengas cifras concretas y el apoyo de los departamentos financiero y de IT.