El OCR (es decir, Reconocimiento Óptico de Caracteres) es una tecnología que permite convertir los documentos en papel en documentos digitalizados. Es decir, es posible escanear un papel y convertirlo en un documento digitalizado y editable (con opción de búsqueda) tanto si es en formato foto, PDF o un documento de cualquier otro tipo. Este recurso es muy útil para empresas en las que se necesita escanear y reconocer algunos tipos de caracteres, códigos de barras o cualquier documento (albarán, formulario, factura, etc.). De esta forma los trabajadores pueden editar, archivar o buscar dentro de estos documentos.
Ofi-Logic, una empresa que desde hace más de 30 años lleva dando soluciones de impresión y mantenimiento informático en empresas, explica las ventajas y las desventajas, así como su funcionamiento correcto de la tecnología OCR. “La tecnología OCR es esencial para una empresa en la que el departamento de recursos humanos es de alta importancia. Gracias al OCR las empresas pueden aumentar en un 30% su productividad y agilizar sus gestiones mucho más” explica Ofi-Logic. No contar con un sistema OCR, según Ofi-Logic, significa tener que realizar búsquedas de forma manual, en vez de lanzar búsquedas asistidas. A la hora de revisar expedientes buscando un párrafo concreto, el trabajador podrá limitar la cantidad de tiempo en las búsquedas, además de minimizar el esfuerzo.
“Otra gran ventaja del OCR es que es compatible con otros programas, como por ejemplo las firmas electrónicas o aplicaciones con mucha información en documentos que en ocasiones deben revisarse o aprobarse” afirma Ofi-Logic. La seguridad es otra gran ventaja de contar con un OCR. Con el sistema OCR es posible guardar documentos confidenciales de ciertos empleados durante un tiempo determinado, cumpliendo con la ley de protección de datos. No cumplir con estas leyes puede traer consecuencias muy graves en las empresas y contar con una tecnología eficaz de OCR puede evitar este riesgo.
Además de ahorrar tiempo en el trabajo de los empleados, el OCR también ayudará a eliminar cualquier margen de error que pueden cometer los empleados al introducir los datos en el sistema. Por lo tanto, los empleados mejorarán su trabajo y su servicio al cliente. Otra gran ventaja del reconocimiento óptico es que las personas con problemas visuales o auditivas también podrán acceder a esa información de forma mucho más sencilla. La información confidencial también estará bajo control, ya que se podrán eliminar comentarios, capas de texto o marcadores. Los únicos inconvenientes es que la calidad de la imagen será baja si el documento no es original y que el software de OCR no detecta siempre todos los caracteres.
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