¿Cómo controlar la gestión de las vacaciones y las ausencias de los trabajadores en verano?

La gestión de las vacaciones y las ausencias de los trabajadores se ha convertido en uno de los procesos administrativos más transversal a todos los responsables y los departamentos de recursos humanos. OpenHR, software de recursos humanos y comunicación interna, ha creado una guía para realizar una gestión de vacaciones más eficiente y, sobre todo, que ayude a mejorar la experiencia del empleado durante el mismo.

Para comenzar a gestionar estos procesos es necesario conocer cómo primero está regulado el período de descanso de los empleados en España.

El Estatuto de los Trabajadores nos va a ayudar a conocer el estado de la regulación en el entorno de las relaciones laborales.

Así, la ley establece que el empleado debe conocer las fechas que le correspondan de descanso con una antelación de al menos dos meses antes del disfrute. El Estatuto de los Trabajadores, además, imposibilita que las empresas puedan intercambiar las vacaciones por ninguna compensación económica, ya que es un derecho de todos los trabajadores.

En esta guía, OpenHR aclara además algunas dudas que pudieran tener las organizaciones a la hora de calcular los días de vacaciones de los que puede disfrutar el empleado. En el caso, por ejemplo, de los empleados que estén a jornada parcial, no disminuirá la cantidad de días de vacaciones disfrutados por el trabajador, ni tampoco el hecho de no trabajar todos los días laborables, como ocurre en sectores como la hostelería.

Otra de las dudas más frecuentes respecto a la gestión del descanso surge en las organizaciones cuando el empleado está en situación de ERTE. Un trabajador en esas condiciones genera de media 2,5 días de vacaciones, aunque todo depende del tipo de expediente al que esté acogido. Cuando un trabajador esté en ERTE de suspensión, y no está prestando servicio alguno a la organización, no genera ningún día de vacaciones. En el caso de que el empleado esté en situación de un ERTE parcial, contará con los mismos días de vacaciones, y se retribuirán de manera proporcional al sueldo percibido durante ese período.

En esta misma guía se analizan algunos de los inconvenientes a los que se enfrentan algunas empresas que están llevando a cabo su gestión de vacaciones a través de plantillas Excel. Aunque Excel puede ser una herramienta muy útil en muchos aspectos, no es una herramienta para gestionar procesos. Por lo tanto, los riesgos de cometer cualquier fallo por parte del departamento o responsable, como errores en la entrada de datos, duplicidades, o descuidos en la actualización, son bastante altos, ya que el documento tiene que ser actualizado manualmente por los responsables. Además, otro problema al que se enfrentan las empresas cuando usan este sistema para gestionar los días de descanso es la falta de autonomía por parte del empleado, que no puede visualizar o seleccionar en un calendario ningún tipo de ausencia. Este sistema no es responsive, por lo que tampoco puede consultar el estado de peticiones o días de vacaciones en cualquier dispositivo.

Como alternativa, las empresas pueden usar ya un software específico de gestión de ausencias y vacaciones, una plataforma que permitirá además mejorar la Experiencia del Empleado.

Una plataforma intuitiva y ágil permitirá al empleado visualizar, solicitar y estar al tanto de los días de vacaciones (aprobados, disponibles, disfrutados o en procesos de aprobación).

Mediante este sistema, el responsable podrá aceptar la solicitud del trabajador, junto con su justificación correspondiente, apoyado en un workflow de aprobación adaptado a los distintos flujos de trabajo de cada empresa. El responsable recibirá directamente una notificación para validar el proceso, y podrá saber si existe algún solapamiento con respecto a la solicitud de otro compañero.

Además, el sistema puede calcular automáticamente los días de vacaciones y ausencias de los que disponen los empleados (junto con los días gastados y días aprobados), por lo que las empresas podrán ahorrar una cantidad de tiempo importante en este proceso.

Gracias a la flexibilidad de un software de gestión de ausencias, los propios grupos de trabajo serán los que autogestionen sus propios calendarios laborales, obteniendo así una mayor autonomía. Una posibilidad de la que se podrían beneficiar muchas franquicias. Todo este sistema de mejora de la experiencia del empleado podrá ser reforzado con un sistema de comunicación interna, que mantendrá informados a todos los empleados de cualquier novedad que pudiese surgir en una sola plataforma.

Con un sistema de gestión de ausencias el equipo de recursos humanos ejecutará informes personalizados en tiempo real con los datos más relevantes, como, por ejemplo, los días de vacaciones concedidos en una fecha determinada.

Todo esto puede complementarse con un sistema de fichaje para administrar y controlar las horas de trabajo de los empleados y obtener así una visión más completa del tiempo del equipo.