Digitalización y análisis de datos para impulsar cambios en la política estratégica de RRHH de IQS

Con más de 100 años de experiencia IQS es un centro universitario miembro fundador de la Universitat Ramón Llull. Por su tradición científica, IQS ofrece una formación rigurosa con clara orientación práctica que busca la excelencia y la innovación en el conocimiento. Cuenta con dos escuelas universitarias y una división de formación especializada para profesionales y empresas. Además, dispone de una división para gestionar la transferencia de tecnología y de una unidad dedicada a dar impulso al emprendimiento y soporte a la creación de nuevas empresas de base científico-técnica, con carácter industrial.

A partir de 2010, IQS experimenta un importante crecimiento al incorporar nuevos grados a su propuesta formativa. Esta ampliación requirió la contratación de más profesionales, no sólo en la parte docente, también en el área de soporte, administración, etc. De forma que hoy, el centro gestiona ya 245 personas, y según su previsión de crecimiento, terminará 2021 con al menos 275 trabajadores. Con esta estructura, la organización ya tenía clara la necesidad de contar con un software de recursos humanos para facilitar la gestión óptima y eficiente de su capital humano.

Particularidades del entorno universitario para la gestión de personas

El entorno universitario presenta unas necesidades complejas en cuanto a la gestión de RRHH que le diferencian de otros ámbitos empresariales. En concreto, IQS trabaja en diferentes proyectos de investigación que requieren de un sistema que permita controlar numerosa información para poder justificar, por ejemplo, la inversión y los recursos que se manejan.

Por otro lado, el sistema universitario español exige el análisis, seguimiento y control de la formación y desarrollo profesional del personal docente. En España opera el sistema ANECA y en Catalunya AQU, para acreditar la calidad de los profesores. Cada 6 años se revisan sus logros y se determina si procede, o no, el cambio de categoría. Para pasar de una a otra se deben acreditar una serie de méritos y publicaciones.

Además, en la comunidad universitaria y en las instituciones de educación superior, es muy común utilizar soluciones verticales para optimizar su gestión académica y de investigación, por lo que es necesario enlazar cualquier sistema de gestión con las aplicaciones de gestión académica.

Necesidades y requisitos al iniciar la búsqueda

Ante este panorama, Carlos Bel, Director de Recursos Humanos y Servicios Generales de IQS identificó tres necesidades básicas para la gestión de personas de IQS:

1. Disponer de una BBDD centralizada y de fácil acceso en la que se almacenase toda la información relativa a la plantilla.
2. Actualizar y modernizar la gestión de los RRHH, automatizando tareas, especialmente, las administrativas como la solicitud de ausencias y vacaciones o el registro de la jornada laboral. El objetivo principal era agilizar los procesos y eliminar el papel.
3. Facilitar la comunicación interna, creando un canal en el que todo el mundo pudiera acceder y publicar información relevante para la organización, así como consultar y actualizar su propia información.

El Director de RRHH y Servicios Generales de IQS, estableció también los requisitos clave sobre los que iniciar la búsqueda del software de recursos humanos que mejor respondiera a estas necesidades:

• Un software con amplia cobertura funcional en su versión estándar que no exigiera desembolsos periódicos si había que hacer pequeños ajustes para personalizar la herramienta.
• Un sistema fácil de implementar y de uso intuitivo.
• Una solución en la nube o que operara en modo SaaS, para que toda la responsabilidad sobre el alojamiento de los datos, las copias de seguridad o las actualizaciones recayera sobre el proveedor.
• Un software que garantizara la integración con el resto de aplicativos de gestión.

Carlos Bel señala que “buscamos una solución que tuviera ya los procesos estructurados, con sus workflows y todas las herramientas necesarias para optimizar la gestión de personas. Pero que, además, aportara la flexibilidad suficiente para adaptar todo ese diseño de procesos a la casuística concreta de nuestra organización.”

La decisión y el porqué de una solución estándar

Con las necesidades claras y conociendo los requisitos básicos, el Director de RRHH y Servicios Generales de IQS buscó la ayuda de un partner tecnológico para identificar la solución que mejor se adaptara a las singularidades de la organización. El socio elegido fue SquarePoint quien, tras una exhaustiva prospección de mercado, propuso la implementación de Cezanne HR.

Según Toño Ruisánchez Acebal, Senior Account Manager de SquarePoint, “Cezanne HR proponía un esqueleto funcional muy completo, admitía configuraciones para adaptarse a las necesidades más específicas de IQS, y para llevar a cabo esa parametrización no había que hacer inversiones económicas adicionales. Era una solución estándar tan flexible que permitía hacer cambios ad-hoc, casi sobre la marcha”.

La clave para elegir Cezanne HR fue precisamente que se trataba de un software de recursos humanos en la nube sencillo, ágil, flexible y capaz de integrarse con otras aplicaciones. Toño Ruisánchez comenta que “Cezanne HR propone una serie de circuitos y workflows estandarizados, fruto de muchas implementaciones realizadas en otros muchos clientes. Y, que buscan puntos en común en cuanto a comunicación, flujos de aprobación, procesos, etc.”

Implantación y la importancia del trabajo en equipo

Con un departamento de RRHH, limitado en recursos de personal y sobrecargado con las actividades derivadas de la COVID -reorganización de equipos, reconfiguración de horarios, implementación de las clases online y el trabajo en remoto para personal no docente, ajuste y control de ausencias y vacaciones, registro de jornada laboral, etc.- IQS optó por reforzar el equipo de recursos humanos con una persona y confiar en el know how de SquarePoint para abordar la implementación de Cezanne HR.

El proyecto se inició en el mes de julio de 2020 y empezó a ser operativo en el mes de diciembre, lanzándose a toda la organización en el mes de febrero de 2021. Es decir, “en apenas 4meses, con agosto entre medias y con todas las limitaciones COVID imaginables, logramos implantar la solución con éxito”, dice Toño Ruisánchez Acebal, Senior Account Manager de SquarePoint.

El proceso de implantación se estructuró, básicamente componiendo una estrategia dividida en las siguientes fases:

1. Análisis detallado de la casuística de procesos y flujos que esperaba IQS de la herramienta, para aterrizarlos y vehicularlos a través de la aplicación.
2. Acompañamiento en la puesta en marcha de cada uno de esos flujos que se definieron. Estas iteraciones, en el caso de Cezanne HR son muy prácticas y, se conforman, mano a mano con el cliente. Es un trabajo muy colaborativo. IQS se encargó de verificar y dar el visto bueno a cada paso. De forma que, el proceso se hizo muy ágil.
3. Formación que va pareja al despliegue del propio proyecto. Es algo práctico que se hace in situ, en la propia implantación, lo que garantiza la transferencia de conocimiento al cliente para que pueda ser autónomo.

Desde SquarePoint insisten en la vertiente práctica de la metodología, haciendo converger la formación y el despliegue para facilitar la asimilación del nuevo sistema a medida que la implementación avanzaba. Carlos Bel, por su parte, puntualiza en este sentido que “la implementación fue muy colaborativa. Pudimos participar en todas las fases del proceso lo que hizo posible que, cuando se terminó de implantar la solución ya tuviéramos un conocimiento muy amplio y funcional sobre el manejo del sistema. Para nosotros fue una tranquilidad, por un lado, ver que íbamos adquiriendo el conocimiento y las habilidades necesarias para hacer luego el despliegue interno de manera más autónoma. Y, por otro, que contábamos con el acompañamiento de profesionales cualificados para solventar cualquier duda o incidencia que pudiera surgir en cualquier punto del proceso.”

RRHH y comunicación interna como singularidad

Como punto de arranque para empezar a utilizar Cezanne HR, IQS optó por poner en marcha, inicialmente, el módulo base, People. La idea era alcanzar, a corto plazo, 2 objetivos estratégicos para, después seguir avanzando en la implementación de nuevos módulos. Esas dos metas fueron:

1. Centralizar toda la información de RRHH en una única BBDD
2. Implementar un portal del empleado para facilitar la comunicación interna y la gestión del registro horario

“People de Cezanne HR es un módulo muy completo que nos permitía una mejora sustancial de todos nuestros procesos de RRHH, particularmente en la parte administrativa. Queríamos lanzar el sistema y contar con la confianza de todo el personal. Se transmitieron las ventajas de este nuevo sistema para presentarlo como la solución que facilitaba la gestión del día a día a cada una de las personas que trabajan en la institución. En este sentido, estamos muy contentos porque, el feedback que recibimos de la plantilla es muy positivo.”, asegura Carlos Bel.

Muy conscientes de la importancia de implicar a todos en el proceso, en IQS se optó por hacer de este, un proyecto que permeara a otras áreas, más allá del propio entorno de RRHH. En este sentido, por ejemplo, se han aprovechado las funcionalidades de Cezanne HR no sólo para optimizar el trabajo administrativo de RRHH, sino también, para facilitar la comunicación interna en la organización. De modo que, Cezanne HR se convierte en una herramienta tangencial que opera, no sólo para la gestión eficiente de los recursos humanos, sino también para impulsar el trabajo colaborativo, el intercambio fluido de información, la participación y la comunicación interna.

Gestión administrativa como soporte de la visión estratégica

Automatizar la función administrativa de los RRHH permite desarrollar la visión más estratégica de la gestión de personas. En una analogía con la pirámide de Maslow, Carlos Bel, señala que en primer lugar se deben cubrir las necesidades básicas de la función de Recursos Humanos, después los procesos más sofisticados, hasta llegar a la parte estratégica. “Cezanne HR nos da la tranquilidad de saber que toda la parte administrativa es sólida y homogénea. Y eso, nos permite dedicar más tiempo y más recursos a las áreas más creativas y estratégicas de RRHH como son la gestión del talento, la evaluación, la formación continua, etc.”

Al utilizar Cezanne HR, IQS dispone de toda la información básica de RRHH centralizada en una única base de datos, actualizada y accesible. A golpe de clic, y, en pocos segundos, el sistema proporciona información sobre: cuántos empleados están hoy operativos, cuántos son profesores, cuántos son hombres o mujeres, qué media de edad tiene la plantilla, qué formación o habilidades serán necesarias a corto, medio y largo plazo, etc. Lo hace, además, a través de completos cuadros de mandos que proporcionan información adicional y que facilitan la identificación de áreas de mejora. Y, como consecuencia, la definición de políticas y estrategias acordes con la situación de la propia organización. “Cuando la información se presenta de forma evidente todo es más sencillo.”