Supervisar y registrar las horas de entrada y salida de los empleados y contabilizar el tiempo efectivamente trabajado pueden parecer elementos propios de una gestión laboral tradicional pero, en realidad, se trata de necesidades muy actuales.

Esta visión se refuerza todavía más al descubrir los modelos organizativos más novedosos, en los cuales están presentes aspectos como la flexibilidad horaria. Así, es lógico que muchas empresas apuesten ya por un software de gestión del tiempo.

De la correcta administración del tiempo dependen desde la distribución de tareas en un equipo de trabajo hasta la operatividad misma de la empresa. No sorprende, por tanto, que este capítulo de la gestión de RR. HH. esté ganando protagonismo en las compañías del s. XXI.

Software de gestión del tiempo y nuevas realidades empresariales

Por gestión del tiempo entendemos el conjunto de técnicas y actuaciones orientadas a monitorizar el trabajo de los empleados y el aprovechamiento que estos realizan de su horario laboral. Se trata de cuestiones muy sensibles y que tienen consecuencias notables en otras parcelas de la gestión de Recursos Humanos, condicionando, por ejemplo, el calendario de entregas, la preparación de nuevos proyectos o los planes de incentivos y promoción interna.

Todas estas cuestiones, cuya trascendencia para los negocios está fuera de cualquier discusión, se enfrentan a diferentes desafíos logísticos de la mano de las nuevas realidades laborales. Una de las tendencias más relevantes es el teletrabajo, una solución que ofrecen cada vez más empresas de manera parcial o completa, con las consiguientes dificultades para el control del tiempo de trabajo.

Claro que también pueden enfrentarse complicaciones en las instalaciones físicas de la empresa. En este sentido, el problema para los responsables de RR. HH. pasa por llevar a cabo una gestión del tiempo que no resulte invasiva para con la privacidad del empleado y que tampoco suponga una presión añadida para el mismo. En caso contrario, los resultados serían patentemente contraproducentes.

La digitalización, clave para ganar en eficiencia

Al igual que en otros ámbitos de la gestión de Recursos Humanos, la tecnología ofrece a las empresas una serie de soluciones que cubren todos los apartados de la administración del tiempo sea cual sea el contexto laboral en que se apliquen. El software de gestión del tiempo de Bizneo HR lo consigue gracias a tres programas perfectamente integrados entre sí y que simplifican al máximo este capítulo.

Sucede con el control horario, posiblemente el aspecto más exigente de la gestión del tiempo. El programa de Bizneo HR se ajusta a las características de cada empresa para ofrecer un modelo completamente personalizado, contemplando todos los criterios y todas las excepciones que se aplican en la compañía. Su objetivo no es otro que conseguir los mayores niveles de motivación y productividad en la plantilla y por ello se trata de una solución positiva y respetuosa con los trabajadores.

Cabe destacar que este sistema responde tanto a las necesidades de las pymes como de las corporaciones de mayor tamaño, con soluciones para garantizar un fichaje masivo de empleados o funciones avanzadas como la validación de la IP. En esta línea se enmarcan otras posibilidades como el contador de horas o la introducción de diferentes horas de entrada y salida. Funciones todas ellas automatizables.

La gestión de los turnos de trabajo puede ser también un importante foco de tensiones que puede comprometer el buen clima laboral. La sensación de agravio y las suspicacias están muy presentes a la hora de asignar turnos, de ahí que los departamentos de Recursos Humanos más efectivos ya dispongan de un software para turnos para administrar este aspecto.

De entrada, los turnos se distribuyen de manera automatizada aunque con los criterios preceptivamente introducidos en el sistema (para evitar duplicidades, aplicar excepciones…). Paralelamente, se evitan las tradicionales disfunciones derivadas del intercambio de turnos entre compañeros, ya que cualquier modificación en este sentido se registra automáticamente en la base del programa.

En cuanto a la gestión de los días libres y de las vacaciones, un software de control de vacaciones específico permite una planificación minuciosa de todo el calendario laboral y lo actualiza a medida que se van asignando los periodos de descanso. Ello suprime la posibilidad de que se solapen las vacaciones de todo un departamento, con el consiguiente impacto en la operatividad de la empresa.

Ventajas de una aplicación para la gestión del tiempo

Los programas anteriores, que forman parte del software de gestión del tiempo de Bizneo HR, ofrecen una serie de funcionalidades muy interesantes para las empresas y que están recogidas, a su vez, en una sencilla aplicación. La App de gestión del tiempo agiliza todos los trámites relacionados con la administración horaria tanto para los empleados como para los responsables de RR. HH.

Esta aplicación está almacenada en la nube, lo que significa que los usuarios pueden acceder de manera remota desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, con la tranquilidad de que todas las acciones quedarán debidamente registradas. El control de horarios resulta mucho más sencillo y el registro de la jornada laboral se lleva a cabo sin que el trabajador tenga que realizar ningún procedimiento adicional.

Al igual que el resto de programas, la APP de gestión del tiempo también puede integrarse con los sistemas con los que trabaja el departamento de Recursos Humanos, optimizando al máximo los datos generados por todos ellos. Así, la información generada por la aplicación sirve tanto para validar el cumplimiento de la jornada laboral como para registrar horas extra, calcular los periodos de descanso pendientes u optimizar procesos rutinarios del departamento de Recursos Humanos.