En los últimos tiempos muchas compañías se preguntan cómo identificar los criterios de éxito de los proyectos de Digital Workplace o de Intranet, con el fin de mantener una buena gestión del talento incluso en época de pandemia.
Desde Raona, la experiencia nos dice que depende realmente del ámbito de actuación de nuestro interlocutor.
Normalmente los directivos de Comunicación se centran en elementos más cercanos al ámbito del marketing digital: los clics, el número de visualizaciones, el número de empleados conectados, el tiempo que están en cada página, los likes…
Por otra parte, los directivos de Capital Humano y Talento, como es lógico, buscan una interpretación más cercana a las personas. A menudo las conversaciones giran en torno a la motivación, el orgullo de pertenencia a la compañía… eso que llamamos el engagement, o incluso el sentimiento de las reacciones y comentarios que hacen los empleados o la necesidad de adaptar de forma ágil la cultura corporativa.
Por último, la preocupación de los directivos de IT está mucho más pegada a aportar valor al negocio con una gestión de costes eficiente y centrada en la productividad, así como una visión global de hacia dónde deberían centrarse los esfuerzos para lanzar proyectos de digitalización, ya que esto ha pasado a ser algo totalmente esencial.
Así pues, no es posible responder de manera unívoca a cuáles son los criterios de éxito para tu Digital Workplace… para eso tenemos que conoceros un poco más. Lo que sí podemos hacer es resumirte brevemente los criterios comunes, aquellos que siempre vas a estudiar sea cual sea tu negocio o a qué se dedique tu compañía.
Lo primero, para medir el éxito, es establecer qué queremos medir; para ello Raona recomienda estructurar todos los indicadores/KPIs bajo las siguientes categorías: Comunicación, Colaboración, Costes, Agilidad y Movilidad.
En este caso vamos a suponer que ya dispones de la suite Microsoft 365, pero si no la tienes todavía piensa en un concepto cercano, aunque no tan potente, de grupo, comunidad, biblioteca de documentos, procesos…
Comunicación
Posiblemente, una de las necesidades más solicitada debido a que los departamentos de comunicación son uno de los grandes valedores de las Intranets y los Digital Workplaces. Aquí las grandes organizaciones suelen centrarse en cosas como: ¿A quién le llega la información? ¿Qué información es más popular? ¿Qué se comenta? ¿Qué sentimientos se expresan? ¿Se entiende mi mensaje de compañía?
Los indicadores más comunes son:
- Número de noticias publicadas, en base al criterio temporal que se establezca.
- Media mensual de noticias publicadas.
- Número de comentarios publicados.
- Número de likes.
- Media de comentarios publicados.
- Media de likes por contenido.
- Media de visitas.
- Noticias más visitadas.
- Noticias más comentadas.
- Noticias más compartidas.
- Índice de legibilidad, gracias a índices como Fernández Huerta, Szigriszt-Pazos o INFLESZ, se puede determinar si los contenidos creados son fáciles de entender por los distintos colectivos de la empresa. Estos índices son específicos para textos en español.
- Índice de sentimientos, haciendo uso de algoritmos de IA se analizan los comentarios y se determina si son comentarios positivos, negativos o neutros y así poder conocer con un margen de error pequeño lo que expresan los empleados. En este apartado tenemos mucho que descubrir junto a las nuevas tecnologías, imagínate que eres el responsable de comunicar la cultura corporativa de tu compañía, podrías escribir dos o tres frases de un artículo y, gracias a tecnologías como GPT-3, que la Inteligencia Artificial te ayudara a escribir el resto del artículo.
- Alcance de la información, ¿Cuántos empleados puedn leer lo que quiero comunicar.
Colaboración
En esta categoría agrupamos los indicadores que ayudan a entender como se está utilizando la Intranet y cómo interactúan los empleados con la información que se pone a su disposición. ¿Usan grupos? ¿Usan chats? ¿Utilizan las herramientas que se les proporcionan? ¿Tengo silos de información? O ¿Están seguros mis documentos?
Los indicadores más comunes en esta categoría son:
- Número de grupos de Teams / sitios de SharePoint que se crean, se puede medir semanal o mensualmente, en función del tamaño de la organización.
- Número de grupos de Teams / sitios de SharePoint activos, con el mismo criterio temporal.
- Número de grupos de Teams / sitios de SharePoint que se borran, para sacar un ratio comparativo entre lo que se crea y lo que se elimina.
- Número de empleados activos en plataformas colaborativas, redes sociales corporativas, de gestión de equipos o proyectos (Yammer, SharePoint, Beezy…).
- Disminución del uso de herramientas como el correo electrónico.
- Disminución del uso de repositorios de red o locales.
En muchas empresas, las dinámicas de trabajo generan interacciones que se centran en el ámbito de compartir información a nivel general. Sin ir más lejos, con la gran nevada en Madrid, en una empresa del sector bancario compartían fotos de los progresos de limpieza o, los propios empleados, de detalles por donde era mejor acceder a las oficinas.
En resumen, puede ser interesante incluir indicadores que ayuden a ver cómo los empleados utilizan las herramientas que les hemos facilitado. ¿Qué documentos usan? ¿Qué hacen con ellos? ¿Cómo interactúan a nivel documental?
Los indicadores más comunes a nivel de documentos (archivos, imágenes, vídeos…) son:
- Número de documentos compartidos.
- Número de documentos compartidos externamente.
- Número de usuarios externos activos.
- Documentos más compartidos.
- Entradas (posts) más compartidas.
- Imágenes más compartidas.
- Vídeos más compartidos.
Costes
Esta categoría es la reina en el caso de los CIOs, porque puede medir tanto el éxito de la nueva plataforma que han comenzado a gestionar, como conocer la reducción de costes efectiva en cuestión de licencias e infraestructuras. Sin embargo, esta categoría es de las más complejas y variada, porque cada organización es un pequeño universo de productos y escenarios.
Por ejemplo, en una empresa del sector energético hemos creado procesos que extraen información de los logs de actividad de varios sistemas dentro de Microsoft 365 y mediante análisis de datos e informes de Power BI se han creado métricas que ayudan a ver la evolución de uso de cada uno de sus objetivos.
Algunos de los indicadores más comunes alrededor del Digital Workplace son:
- Número de licencias activas en sistemas legacy en el año anterior.
- Número de licencias activas para tu Digital Workplace.
- Coste de licencias activas / legacy el año anterior.
- Coste de licencias activas / legacy actualmente.
- Número de incidencias tratadas satisfactoriamente.
- Numero de incidencias pendientes.
- Tiempo medio de actuaciones de soporte, para determinar los costes internos o externos del personal de soporte.
- Tiempo empleado en crear contenidos, para medir la eficacia de los equipos de contenido.
- Recursos de red que ya no se utilizan (repositorios locales, en red…).
Agilidad
De un tiempo a esta parte, todo el concepto de agilidad ha cobrado una gran importancia. Seas una empresa que ya gestiona por proyectos ágiles o bien consideras aplicarla, te puede interesar conocer maneras de medir el “agilismo”.
Con eso en mente, ¿qué debemos medir para saber si nuestra organización está desempeñando un buen papel en este aspecto? Difícil pregunta, pero debemos preguntarnos cosas como:
- ¿Cuántos proyectos hemos tenido frente a los que teníamos en períodos anteriores?
- ¿Cuántos han sido satisfactorios?
- ¿Qué nivel de satisfacción tienen nuestros clientes/empleados?
- ¿Se han establecido nuevos roles en los equipos acordes a la nueva filosofía que se transmite con la Intranet?
- ¿Qué valores culturales se han reflejado en la Intranet?
- ¿Qué valores deberían reflejarse en el futuro?
- ¿Ha mejorado la transparencia con la nueva Intranet?
- ¿El acceso a los gestores y responsables es fácil y directo?
- ¿Se motiva a los empleados a expresarse sin consecuencias?
- ¿Pongo al empleado en el centro de las necesidades?
Lógicamente, necesitaremos tener herramientas de control que nos permitan recoger estos datos, o bien, encuestas periódicas que recojan las experiencias de los equipos y empleados.
Movilidad
En la situación actual, poder acceder a los recursos desde los dispositivos móviles, y no hablamos solo de teléfonos, es esencial. Poder mantener una conversación donde se dejó, acceder a ese documento que estás terminando o revisar simplemente si puedes ir a la oficina reservando un puesto, es esencial.
Asimismo, ¿qué ocurre si tu empresa tiene empleados en movilidad o empleados de planta que no tienen acceso a un ordenador o dispositivo móvil de empresa? El Digital Workplace y tu Intranet deben construirse para todos los empleados, estén donde estén, porque es la herramienta digital para comunicarnos y evolucionar nuestra cultura corporativa.
Por ello, en esta categoría se engloban todos los indicadores que nos muestran qué uso se hace de nuestras herramientas fuera del escritorio. Indicadores como:
- Número de descargas por aplicación móvil.
- Número de empleados activos por aplicación.
- Número de accesos desde dispositivos móviles.
- Contenidos más vistos/con mayor interacción desde dispositivos móviles.
Una última nota
Es evidente que algunos de estos indicadores no se obtienen mediante procesos automáticos. En muchas ocasiones deberemos realizar acciones informativas destinadas a pulsar la opinión de nuestros empleados, que nos permitan saber qué hacen y cómo lo hacen.
Por eso es importante contar en nuestra Intranet con esos cuadros de mando (dashboards, analítica) que nos ayuden a recabar la información, a presentarla adecuadamente y, además, a mostrar a nuestros empleados que no son meros receptores de contenidos, si no que sus opiniones importan y se reflejan en una nueva experiencia de empleado.
De ese modo, el empleado pasa a formar parte activa de la evolución de la Intranet/Digital Workplace, para que deje de ser “la Intranet del trabajo” y pase a ser “su Intranet”, la puerta de entrada al espacio de trabajo digital (Digital Workplace) de tu compañía.
Si quieres saber conocer más detalles sobre cómo medir el éxito de tu Intranet/Digital Workplace, haz clic aquí.
Fuente e información adicional: https://www.raona.com/como-medir-exito-intranet-digital-workplace/
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