Hace años que todas las multinacionales y grandes empresas han informatizado sus departamentos de gestión laboral. De esta forma, realizan cualquier trámite sin necesidad de manejar papel ni destinar personal a la gestión presencial con los diversos organismos laborales de la Administración.
Sin embargo, a día de hoy, son muchas las pymes y autónomos con empleados que no utilizan este recurso, quizá pensando que su implantación resultará complicada. Y nada más lejos de la realidad, como veremos a continuación.
En qué consiste
La gestión laboral informatizada permite automatizar y realizar telemáticamente cualquier tarea derivada de la relación entre la empresa y sus trabajadores, como puedan ser la contratación, las nóminas, las cotizaciones o las comunicaciones formales. Por otra parte, este sistema informatizado permite la ejecución telemática de cualquier trámite relacionado con la Tesorería General de la Seguridad Social, Incluyendo altas, bajas, partes de accidente, consultas vinculantes y el pago de cuotas.
Para implantar este sistema en tu empresa, solo necesitarás tres cosas: un ordenador, el software adecuado, y a una persona con conocimientos de gestión laboral.
Implantación del software de gestión laboral
El primer paso es dar de alta la empresa en el sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos) de la Seguridad Social, al que se accede mediante un certificado electrónico facilitado por este mismo organismo.
Tras el alta, la propia Seguridad Social proporciona gratuitamente un programa denominado SILTRA. Este programa permite el intercambio electrónico de información entre la empresa y la Tesorería General de la Seguridad Social.
También deberás instalar DELTA, otro software gratuito que permite realizar la Declaración Electrónica de Accidentes de Trabajo, así como de cualquier otro trámite relativo a la seguridad laboral.
Por último, necesitarás un programa para la realización de las tareas relacionadas con las nóminas de los trabajadores. Si no utilizas aún ningún software de este tipo, dispones de varias opciones válidas en el mercado, aunque el más conocido y utilizado en la actualidad es el NominaPlus.
Formación del personal de gestión laboral
Es muy posible que ya tengas a un empleado de tu confianza, con suficientes conocimientos y experiencia en gestión laboral. Pero, además, es absolutamente imprescindible que conozca y sepa utilizar las nuevas herramientas informáticas, para sacarles todo el provecho posible.
Esto último es muy fácil de conseguir, ya que mediante la realización de un curso online de solo 150 horas de duración, tu actual gestor laboral adquirirá, suponiendo que aún no la tenga, la capacitación para manejar con total soltura tu nuevo sistema informático de gestión laboral.
Beneficios de la gestión laboral informatizada
- Menor gasto de personal: no es necesario disponer de un empleado que se dedique a la realización presencial de gestiones y trámites administrativos. Por otro lado, los datos de nóminas y cotizaciones son compartidos automáticamente con la Seguridad Social, evitando las tareas relativas a la comunicación de los mismos.
- Ahorro en material de oficina: olvídate de las carpetas, del papel, del tóner y de los obsoletos archivadores.
- Comodidad e inmediatez: cualquier trámite se realiza de forma sencilla e instantánea, sin esperas ni papeleo.
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