La solución para ayudar a las empresas a recuperar el IVA de sus gastos de empleados

SAP Concur, líder mundial de soluciones integradas de gestión de viajes y gastos corporativos basada en la nube, ha presentado la solución, Concur Tax Assurance by VATBox, que aumenta el cumplimiento normativo y maximiza la reclamación del IVA de los gastos de viajes, una tarea que continúa siendo un reto para las áreas financieras. Esta solución combina tecnología puntera y experiencia tributaria global para aliviar la carga de los departamentos financieros y maximizar la rentabilidad de las empresas. Este anuncio se hizo durante la celebración del evento anual SAP Concur Day.

La reclamación del IVA de los gastos de viajes, doméstico e internacional, sigue siendo un reto para los equipos financieros de las empresas por la complejidad del proceso (que cambia mucho dependiendo de la legislación del país), la falta de personal especializado para la tarea, o por no disponer de tickets y carecer de las facturas completas, por lo que terminan acumulando grandes sumas de IVA asociados a gastos originados por los empleados que nunca recuperan. Con la llegada del 2021 las empresas están pensando en cómo pueden seguir siendo resilientes y buscando fuentes de liquidez. La necesidad de visibilidad y control de los gastos es fundamental en estos momentos y el cumplimiento es lo más importante.

Los estudios señalan que:

• El 54 % del IVA elegible no se reclama, por lo que muchas empresas están perdiendo la posibilidad de recuperar fondos muy necesarios a través de la reclamación de impuestos. En Europa estas pérdidas ascienden a 20.000 millones de euros al año.
• Además, más del 42 % de las transacciones de gastos de los empleados no cumplen los requisitos para la reclamación del IVA debido a información incorrecta o a la falta de datos

João Carvalho, Head of SAP Concur para el Sur de Europa y África Francófona, subrayó que “el panorama económico ha cambiado, y por ello, seguimos incrementando la cobertura de nuestra solución para responder a las necesidades cambiantes de las empresas aunando la integración total de los procesos de viajes, gastos y recuperación del IVA bajo un único contrato y con la tecnología más puntera, con el objetivo de transformar digitalmente el proceso y maximizar la liquidez”.

Inteligencia artificial

Concur Tax Assurance by VATBox aprovecha la inteligencia artificial para analizar los informes de gastos y las imágenes de recibos de una empresa maximizando la recuperación del IVA y reduciendo el riesgo de sanciones por incumplimiento de la legislación.  Las características principales de esta solución incluyen:

• Tecnología de vanguardia: combina Inteligencia Artificial y conocimiento tributario, lo que permite simplificar el proceso, reducir la dependencia de los procesos manuales y garantizar el pleno cumplimiento. El resultado es un proceso mucho más sencillo para el empleado, que sólo tiene que presentar su solicitud de gastos o su factura, lo cual simplifica la tramitación y ayuda a reducir el tiempo que el departamento financiero dedica a evaluar cada reclamación.
• Experiencia fiscal global: integra las normas y regulaciones de cumplimiento tanto nacionales como internacionales, por lo que elimina la necesidad de actualizaciones manuales.
• Fácil incorporación y mantenimiento: se instala mediante una potente configuración basada en un asistente y puede configurarse y mantenerse fácilmente -a nivel global y local- en función de las necesidades de cada empresa.

Con esta nueva herramienta, SAP Concur da un paso más como el líder de soluciones tecnológicas globales de viajes y gastos corporativos, tan importantes para ayudar a las empresas en la transformación digital que deben llevar a cabo.

La oferta de Renfe, operativa

También ha anunciado que las empresas ya pueden gestionar sus viajes en tren a través de la plataforma de SAP Concur, tras el acuerdo firmado hace un año con Renfe. De esta forma, los viajeros de negocios pueden comprar billetes de la compañía ferroviaria de acuerdo con la política de viajes de sus empresas y tener acceso a las tarifas negociadas por ellas.

Disponer de la oferta de Renfe en SAP Concur permitirá a las empresas gestionar sus viajes corporativos en tren de manera más eficiente, integrada con sus procedimientos administrativos y contables y, sobre todo, en consonancia con la política de viajes definida por la propia empresa. Esto es importante, en un momento en el que el tren se ha convertido en una de las opciones preferidas de transporte por parte de muchos viajeros de negocios en España.

Pastora Rodriguez, Travel Support para España de Schneider Electrics, ha valorado de forma muy positiva disponer de la oferta de Renfe en la herramienta de SAP Concur. “La flexibilidad y la rapidez que ofrece a los empleados de la compañía es un valor añadido. En un momento tan cambiante como el que estamos viviendo, en el que la mayor parte de los viajes que hacen nuestros empleados son en tren, que se puedan autogestionar sus propios billetes incluso en fin de semana y sin ningún intermediario agiliza el día a día de nuestra actividad”.