Cómo seleccionar un software de RRHH… y no morir en el intento

En época de crisis la mayoría de las organizaciones practica el principio de la contención de gastos. Y, en esa contención, que se convierte, muchas veces, en un “tijeretazo” sin control, se paralizan muchas inversiones que podrían -directa o indirectamente- ayudar a la compañía a mejorar su cuenta de resultados.

En el entorno de los recursos humanos estas limitaciones de presupuesto han sido, en realidad, una constante. No son nada nuevo. Sin embargo, el escenario COVID ha puesto de manifiesto la necesidad de gestionar el capital humano, no solo bajo el principio de la eficiencia, sino también, bajo el principio de la flexibilidad. Es la manera de poder responder con rapidez a la legalidad cambiante del momento. También a las reestructuraciones de plantillas, las redefiniciones de procesos e, incluso, a las contracciones y expansiones necesarias para imprimir la elasticidad que demanda un negocio en momentos de incertidumbre.  Y, eso, como ha quedado claro en los últimos meses solo es posible con el apoyo de la tecnología adecuada.

En estos momentos, pasado el primer “envite” en el que el homeworking se convirtió en la norma y la gestión de ausencias en un verdadero quebradero de cabeza para RRHH, junto con la protección y la salud de los empleados, es hora de recapacitar, evaluar y tomar decisiones. Puede ser que las soluciones que hayas implementado -por la vía urgente- hayan servido para salir del paso. ¿Será hora de estabilizarlas? Es decir, ajustarlas para que respondan a otras necesidades, no solo administrativas, sino también estratégicas de cara al futuro. O, ¿será hora de cambiarlas? La idea es automatizar todo lo posible y facilitar los procesos, proporcionar información que permita tomar decisiones en tiempo real y ayudar a que todos aporten lo mejor de sí mismos para impulsar el negocio en estos momentos de incertidumbre.

Sea cual sea la situación de tu empresa, si de verdad quieres contener los costes, libera de esa política de ajuste a tu departamento de gestión de personas porque el ahorro sin control en ese entorno te puede salir muy caro -pérdida de datos, incumplimiento de compromisos o condiciones laborales, desempeño ineficiente, puestos sin cubrir por descontrol de las ausencias, …

La buena noticia es que tienes un montón de opciones, que pueden ajustarse tanto, funcional como económicamente a casi cualquier circunstancia. La mala noticia es que elegir, si no tienes claro lo que buscas o, mejor dicho, lo que necesitas, puede ser muy complicado.  Actualmente, como digo, hay muchos proveedores de software de recursos humanos: nuevas empresas, marcas reconocidas que se han fusionado o que han adquirido o integrado soluciones complementarias y proveedores que buscan la mejor manera de desarrollar aplicaciones en la Nube a prueba de futuro.

Esta fragmentación del mercado puede hacer que la selección de un software de RRHH sea extremadamente complicada. Por lo tanto, hemos preparado esta sencilla lista de control que quizá pueda ayudarte en el «viaje» para descubrir el software de RRHH ideal para tu negocio:

Mantener los costes bajo control

Para la mayoría de nosotros, el primer paso durante cualquier proceso de selección de software es identificar la correspondencia óptima entre la funcionalidad del sistema que buscamos y el presupuesto disponible. De la misma manera que es inútil seleccionar un software de recursos humanos que no cumpla los requisitos esenciales, es igualmente inútil presentar un presupuesto de gastos que nunca será aprobado. Además de ser una pérdida de tiempo, también es muy frustrante.

Los proveedores de software de recursos humanos tienen modelos de precios bastante diferentes, por lo que es importante hacer las preguntas adecuadas para evitar sorpresas desagradables. Algunos ejemplos:

Licencia y cuotas de suscripción

•  ¿Cómo se calculan las cuotas de Licencia y/o suscripción?
• ¿En qué se basan? Por ejemplo: todo el personal, sólo los empleados activos, módulos utilizados, usuarios del sistema, etc.
• Si la licencia/suscripción se basa en una cuota fija, ¿qué pasa si el número de empleados aumenta?
• ¿Cuándo se cobran los honorarios? Por ejemplo: al mes, al año, por adelantado, a 30-60-90, …
• ¿Puedo reducir la tarifa durante el período de suscripción? Por ejemplo: si tenemos menos empleados o queremos borrar un formulario.
• ¿Qué aviso se requiere para cambiar los términos de la suscripción?
• ¿Cuál es el período medio de suscripción?
• ¿Hay algún límite para el almacenamiento de datos?
• En ese caso ¿cuánto cuesta el almacenamiento adicional?

Puesta en marcha e implementación

• ¿Qué servicios de instalación están incluidos en el precio de la licencia/suscripción?
• ¿Cuál es la implementación típica para una empresa de nuestro tamaño y cuánto cuesta?
• ¿Y qué incluye?
• ¿Cuánto tiempo llevará poner en marcha el sistema?
• ¿Hay alguna ayuda o apoyo para cargar los datos?
• ¿Las configuraciones/personalizaciones realizadas se transfieren a futuras versiones de forma gratuita o puede requerirse un proyecto de migración con un coste adicional?

Formación

• ¿Qué tipo de formación propone?
• ¿A quién hay que formar (recursos humanos, managers, empleados, otros proveedores)?
• ¿Cuánto cuesta la formación?
• ¿Dónde se proporcionarla formación online/en nuestras oficinas/en las instalaciones del proveedor?
• ¿Qué formación se proporciona cuando se lanzan nuevas funcionalidades?

Soporte

• ¿El soporte tiene un coste adicional? Si es así, ¿cuánto cuesta?
• ¿Cómo se organiza y se presta el servicio de soporte?
• ¿Hay un portal de ayuda online?
• ¿Qué SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) se propone?
• ¿Cuáles son los procesos habituales de «escalada»?
• ¿Dónde se encuentra el personal de soporte y cuáles son las horas de disponibilidad? 

Mantenimiento y actualizaciones

• ¿Dentro del coste de la licencia / cuota de suscripción qué tipos de mantenimiento y actualizaciones se incluyen?
• ¿Las actualizaciones de los formularios de compra se envían automáticamente?
• ¿Cómo se gestionan las actualizaciones?
• ¿Las actualizaciones se incluyen de forma gratuita?
• De lo contrario, ¿para cuál de ellas necesito un presupuesto anual? 

Examinar los términos del contrato

La planificación es esencial cuando se quiere implementar un nuevo software de recursos humanos y esto también incluye estar preparado para cualquier cambio futuro.

Tanto si estás preparado para un compromiso contractual a largo plazo, como si prefieres uno más limitado en el tiempo, es importante conocer los términos y condiciones contractuales de las políticas de suministro y cancelación, así como la flexibilidad de esos términos en caso de que cambien tus necesidades o prioridades.

También en este apartado las preguntas son relevantes:

Contrato

• ¿Cuál es la duración mínima del contrato?
• ¿En qué consiste el aviso de cancelación?
• ¿Cómo puedo recuperar los datos después de cancelar el contrato?
• ¿Hay algún cargo por cancelación?
• ¿Cuánto tiempo se conservan los datos después de la cancelación del contrato (es importante saberlo para el cumplimiento de GDPR)? 

La seguridad de los datos y el cumplimiento GDPR

Como profesional de recursos humanos, sabes lo importante que es la seguridad de los datos de la empresa.

Como guardián de los datos personales de tus empleados, es tu responsabilidad protegerlos y gestionarlos de manera que cumplan con la normativa GDPR y con los requisitos, tanto legales como específicos, de la organización. Es raro encontrar un proveedor de software de RRHH que no se tome en serio la seguridad de los datos personales. Sin embargo, es tu deber vigilar cuidadosamente y asegurarte de que tu software de recursos humanos te ayudará y apoyará en los procedimientos de cumplimiento de GDPR. Te dejo algunas preguntas que te pueden ayudar:

Seguridad de los datos y cumplimiento GDPR

• ¿Su software/servicio de RR.HH. cumple con la normativa GDPR?
• ¿Dónde están alojados y respaldados los datos?
• ¿Están almacenados dentro del EEE (Espacio Económico Europeo)?
• ¿Cuánto tiempo se almacenan las copias de seguridad?
• ¿Se eliminan permanentemente los datos eliminados?
• ¿Quién está alojando mis datos?
• ¿Trabaja con un proveedor líder como AWS o RackSpace?
• ¿Tiene un certificado de seguridad independiente, como el ISO-27001?
• ¿Dispone de procedimientos para realizar periódicamente pruebas independientes (por ejemplo, pruebas de penetración) para validar las medidas de seguridad de los datos?
• ¿Los datos están encriptados?
• ¿Puedo establecer diferentes roles de seguridad para los empleados en diferentes países/ áreas del negocio, y luego controlar lo que los usuarios pueden ver o cambiar?
• ¿Puedo usar una sola firma o la doble autenticación?
• ¿Qué criterios se aplican para la gestión de las contraseñas?
• ¿Puedo ofrecer un entorno de autoservicio seguro para que los empleados puedan ver y actualizar sus datos?
• ¿Se pueden enrutar los cambios a través de un workflow de una sola aprobación o de varios pasos?
• ¿Puedo llevar un registro de los empleados que han recibido, leído y firmado documentos importantes? ¿Cómo se tramitan las solicitudes de acceso de los usuarios?
• ¿Puedo establecer políticas de retención de datos para eliminar o anonimizar automáticamente los datos de acuerdo con los requisitos GDPR y hacerlo de forma diferente en relación con los parámetros de la organización o es un proceso manual?
• ¿Existe un portal o un área centralizada donde pueda almacenar documentos -como las políticas de seguridad de datos o los procesos de cumplimiento- para simplificar el acceso de los diferentes grupos de empleados?
• ¿Puedo establecer alertas para enviar notificaciones automáticas cuando haya que renovar la formación obligatoria o repetir otras actividades?

Sigue la regla 80:20

Un buen software de recursos humanos ya debería estar provisto tanto de funciones esenciales de recursos humanos, como de funciones de seguridad, workflows de autorización, notificaciones, carga de datos y herramientas de presentación de informes, ya preconfiguradas en el sistema.

El software de RRHH ideal debería tener el 80% de la funcionalidad clave que necesitas, lista para usar, para que puedas empezar rápidamente.

El otro 20%, que te permite adaptar el software a tu forma de trabajar, también se puede lograr gradualmente a través de la configuración.

Preguntas que puedes hacer para tomar la decisión correcta:

Base de Datos y Configuración

• ¿Qué datos puede cargar el proveedor por mí?
• ¿Cuánto cuesta este servicio?
• ¿Qué funciones de seguridad ya están establecidas?
• ¿Qué workflows de autorización están ya activos?
•  ¿Qué notificaciones están ya operativas?
• ¿El software viene con informes estándar, como los reportes sobre el número de empleados, el ausentismo, la rotación de personal?
• ¿Qué interfaces están preestablecidas (por ejemplo, para la integración con otras aplicaciones)?

Se adapta a tu forma de trabajar

El software de recursos humanos es extremadamente beneficioso, no para dejar de hacer lo que haces, sino para apoyar y optimizar la forma en la que tú y tu organización trabajan. Es fundamental saber cuánta autonomía puedes tener en la configuración del sistema, sin depender del proveedor para que lo haga por ti.

Así como tu organización y los procesos de RRHH pueden transformarse con el tiempo, también debería hacerlo tu software de RRHH. Debería tener la capacidad de adaptarse a tus cambios y seguir el ritmo de la evolución tecnológica. En este apartado también tienes preguntas clave:

Adaptabilidad 

• ¿Puedo crear, guardar y programar la realización automática de informes?
• ¿Puedo personalizar un workflow de autorización?
• ¿Puedo cambiar el nombre o añadir campos?
• ¿Puedo crear y distribuir documentos de firma electrónica?
• ¿Puedo modificar los workflow de autorización para diferenciar entre los distintos países o áreas de la organización? ¿Puedo añadir nuevos países/idiomas/divisiones/departamentos?
• ¿Existen APIs disponibles para interconectar fácilmente la aplicación con terceros?

Mira “bajo la alfombra”. Lee la letra pequeña

Hoy en día, los proveedores proporcionan software de recursos humanos «alojados en la nube» o «nativos en la nube». Los primeros son el resultado de antiguos sistemas alojados en un entorno cloud. Los segundos, en cambio, se han desarrollado más recientemente ya en la nube, generalmente como -multitenant- y tienen muchas ventajas en cuanto a agilidad y eficiencia en la gestión de costes, pudiendo aprovechar al máximo las infraestructuras de nube más modernas.

La palabra clave que hay que recordar aquí es «multitenant”. Significa que un sistema puede alojar a varios clientes en una única plataforma, aplicando las mismas reglas de control y, por lo tanto, sin poner en peligro la seguridad y la privacidad de los clientes.

Piensa en el proveedor como el propietario de un edificio (el software de RRHH), con apartamentos alquilados a diferentes inquilinos (clientes).

Dentro de cada apartamento se proporcionan servicios básicos (funcionalidad básica) y cada inquilino puede decorar y reacomodar el mobiliario según su gusto y comodidad (sus propios datos y configuración).

Cada inquilino tiene control sobre lo que sucede en su espacio (cumplimiento de la seguridad de los datos). El propietario se encarga del mantenimiento del edificio en su conjunto y -dentro de los términos contractuales- gestiona el programa de mantenimiento y mejora, como la adaptación a un nuevo sistema de seguridad, la actualización de las calderas o la creación de una terraza en el tejado (mantenimiento y desarrollo).

Por lo tanto, todos los inquilinos pueden beneficiarse de estas mejoras y modificaciones al mismo tiempo, manteniendo bajo control, la intimidad de lo que sucede dentro del apartamento.

Con esto claro, te dejo algunas preguntas que podrías hacerle a tu posible proveedor de software:

La letra pequeña

• ¿Este sistema es multitenat?
• ¿Todos los clientes se actualizan automáticamente con las nuevas funcionalidades tan pronto como se lanzan? Si no, ¿cuánto tiempo tienen que esperar para obtener las nuevas funcionalidades?
• ¿Afectan las actualizaciones a mis configuraciones/personalizaciones?
• ¿Puede la plataforma tecnológica escalar automáticamente en respuesta a la creciente actividad? («balanceo de carga»)
• ¿Qué procesos están en marcha para mantener mi sistema activo y
• en funcionamiento en caso de un error en el servidor? (“soporte de averías»).
• ¿Puedo ver los informes sobre el uso del sistema?

Da el paso. Toma la decisión

Una vez que estés conforme y hayas encontrado dos o tres software de RR.HH. adecuados para tu empresa y su crecimiento a un precio razonable para la organización, el siguiente paso suele ser organizar una presentación/demostración.

La mayoría de las soluciones de RRHH cubren los principales procesos de RRHH, pero deberías tener, por adelantado, una lista de las características y funcionalidades básicas que necesitas.

Por ejemplo, tal vez necesites un módulo de incorporación –Onboarding- o de desempeño, integrado con el software básico de recursos humanos; tal vez tengas que apoyar los procesos de aprobación de ausencias o vacaciones en múltiples fases, o el software debería poder reflejar las diferencias de los distintos países en los que operas, el cumplimiento legal o las cuestiones jurídicas…

No tengas miedo de compartir con el potencial proveedor, incluso por adelantado, lo que quieras explorar durante la demostración. Te dará una idea más clara de lo flexible que es el software de gestión de recursos humanos que vas a conocer. Si el consultor no puede configurar el sistema para satisfacer tus necesidades, probablemente tampoco te será fácil usarlo a ti en el futuro. Ni presente la flexibilidad adecuada, ni los servicios serán excelentes. Si, por el contrario, recibes una “demo” más personalizada o ajustada a tus requerimientos, puede ser un indicativo clave para saber que vas por la buena dirección.

Más información en Cezanne HR