El trabajo de gestión de vacaciones y ausencias de los empleados en una empresa puede ser una ardua tarea para el equipo de recursos humanos. Quizá en una pequeña empresa sea un tema más manejable. Sin embargo, en una empresa en la que ya se cuenta con un mínimo de trabajadores, se convierte en una tarea agotadora que copa muchísima parte del tiempo.
Sin embargo, como en todos los aspectos de una empresa, la automatización de una gran parte del proceso es posible. Existen aplicaciones y software de gestión de personal , como por ejemplo Figgo, software para gestionar las vacaciones y ausencias de los empleados que facilita muchísimo esta tarea, dejando tiempo al departamento de recursos humanos para otras gestiones que no es posible automatizar.
Las características básicas que permiten estos softwares son:
- Digitalizar las solicitudes de vacaciones
- Administrar su circuito de validación
- Simplificar la gestión de la planificación de las ausencias
- Automatizar el cálculo de las vacaciones
Además, estas aplicaciones y software tienen una gran ventaja: aportan autonomía al trabajador. Es el mismo trabajador quien gestiona sus días y su tiempo. La empresa tiene que cumplimentar la ficha del trabajador, por decirlo de un modo sencillo, indicando cuántos días libres tiene por diferentes motivos, incluidas las vacaciones.
También son una opción magnífica para el tema de fichajes en la empresa. Se introduce la jornada laboral que tiene cada trabajador y este será quien se encargue de fichar entradas y salidas. Quedando así todo registrado para la empresa. Estos fichajes pueden ponerse en franjas horarias, de tal manera que el trabajador puede contar con cierto margen y movilidad que la empresa conceda. No olvidemos que el sistema de fichaje en la empresa es un tema legal, es decir, que las empresas están obligadas a tener el registro por ley. Así que, cuanto más mecanizado esté y menos posibilidad de error exista, mejor será para el departamento de recursos humanos.
Esto nos lleva a reseñar también esta ventaja: la posibilidad de error es mínima. Llevar la cuenta de forma manual sobre los días libres que quedan o las ausencias acumuladas conlleva una posibilidad grande de error. Es fácil perder de vista algún rato acumulado o algún día ya disfrutado o aún por disfrutar. Incluso para el propio empleado es difícil; más para el equipo de Recursos Humanos que debe llevar la cuenta de tanto personal. Por lo que tener de forma automatizada todo este conglomerado de datos es la opción perfecta para que no haya errores.
Hay muchas opciones para introducir como motivos de baja o de ausencia, además de las vacaciones. Se pueden registrar los días de enfermedad, de baja maternal o paternal, derechos por mudanza y un largo etcétera. Esta petición por parte del empleado se puede solicitar junto a la documentación pertinente. Por lo que todos los partes de baja, alta o ausencia estarán ordenados de manera perfecta en el mismo programa.
Además, no debemos olvidar la importancia de que estos permisos son peticiones que necesitan la validación de la persona responsable. Por lo que no es posible “hacer trampa”. Es necesaria la aceptación del responsable. Por lo que todo, una vez más, está perfectamente controlado y estipulado dentro del proceso marcado en la empresa.
Estos programas de gestión son una opción muy buena, incluso necesaria para gestionar las ausencias, vacaciones y presencias del personal de la empresa.
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