Así es la solución más completa de gestión de salas de reuniones del mercado

Ricoh, empresa líder en tecnología para el puesto de trabajo digital, ha lanzado Ricoh Integrated Collaboration Cloud (RICC), la solución más completa del mercado para la gestión de las salas de reuniones. De hecho, es el único sistema que cubre de manera integral las necesidades de los usuarios en los tres momentos de una reunión: antes, durante y después. Se trata de una solución “all in one” para las pizarras interactivas de Ricoh que incluye un sistema de reserva de salas y una plataforma de reporting

RICC ha sido conceptualizado desde España para todo el mundo e incluye un asistente virtual por voz, desarrollado íntegramente a nivel local, que incorpora Inteligencia Artificial (IA), con el objetivo de ayudar a los asistentes en el transcurso de la reunión. Este asistente se activa en varios momentos y permite reconocer la voz para realizar una acción afirmativa o negativa.

La nueva solución ofrece las funcionalidades más demandadas en las reuniones, como son la reserva inteligente a través de Outlook; la comunicación remota con otros asistentes, dispositivos y sistemas con un solo clic; la necesidad de compartir y editar la información desde cualquier dispositivo; navegar por Internet; y la extracción de reportes y analíticas de uso. Todo ello de forma sencilla mediante las pantallas interactivas y la tecnología Ricoh.

Este lanzamiento se enmarca dentro de la estrategia de la compañía de potenciar la digitalización del puesto de trabajo en base a la colaboración y el trabajo en equipo. Con él, Ricoh busca mejorar la eficiencia en las reuniones y en los recursos asociados (espacios y tecnología), así como la experiencia de usuario. 

“Con la vuelta a la oficina tras la crisis del COVID-19, los empleados combinarán las reuniones presenciales con las cada vez más frecuentes reuniones en remoto. Antes del COVID-19, los empleados realizaban una media de 60 reuniones cada mes, lo que representa un 35% de su jornada laboral, una cifra que se elevaba hasta el 50% en el caso de los directivos. Del tiempo invertido en reuniones, solo el 45% es productivo y el resto se emplea en aspectos logísticos y disrupciones varias. Además, otro tema importante es que normalmente se pierde el 90% de la información que se comparte en las reuniones. Con RICC damos respuesta a estas problemáticas que tienen hoy las empresas, centradas en mejorar la eficiencia, la productividad y la seguridad de las reuniones, con una experiencia de usuario touchless de alta calidad”, explica Miquel Soler, responsable de IT de Ricoh España y Portugal

Reserva inteligente

La solución integral incluye un sistema de reservas inteligente mediante plug-in en Outlook. Tan solo con seleccionar los participantes de la reunión, el sistema busca la primera franja horaria disponible para todos los asistentes y las salas disponibles con la capacidad adecuada según el aforo. Asimismo, permite filtrar los resultados de salas según las características o servicios asociados, como por ejemplo si dispone de pizarras interactivas, reserva de plaza de parking o catering.

Check-in e inicio de la reunión

Para iniciar cualquier reunión, lo primero es el check-in o registro en la sala. Este se puede realizar de tres maneras: clicando en la pantalla interactiva, mediante comando de voz a través del asistente virtual y con el panel táctil o room panel instalado en el exterior de cada sala, que incluye la información relativa a las reservas.

En caso de no realizar el check-in en los primeros minutos de la reunión (según configuración), la sala se libera automáticamente para que pueda ser usada por el resto de empleados, con lo que la solución optimiza el uso de estos espacios de trabajo. 

En el momento de empezar la reunión, el asistente virtual chequea todos los parámetros de la tecnología de la sala para asegurar que esté todo listo y si, por ejemplo, detecta que el volumen del altavoz está bajo preguntará a los usuarios si lo quieren subir. En caso de detectar algún problema que no puede solucionar al instante, el asistente envía de manera proactiva un e-mail a Help Desk para informar de la incidencia.

Videoconferencia interoperable con un solo clic

Uno de los puntos diferenciales y más valorados de la nueva solución de Ricoh para salas es el hecho de que permite a todos los asistentes a la reunión conectarse a cualquier tecnología de comunicación remota —UCS, Teams, Skype, etc.— con un solo clic, lo que evita pérdidas de tiempo e ineficiencias para ejecutar la videoconferencia.

La conexión se realiza a través de las pantallas interactivas Ricoh, gracias a la funcionalidad Join now/One tap to join, que conecta a los asistentes directamente a la videoconferencia sin importar la plataforma o tecnología elegida para la reunión.

Proyección sin cables

Por otra parte, todos los asistentes a la reunión pueden compartir y proyectar la información en la pantalla interactiva de forma inalámbrica, desde cualquier dispositivo y sin necesidad de realizar ninguna instalación (también existe la opción de conectarse con cable HDMI o VGA). De hecho, se pueden conectar más de 10 dispositivos a una misma pantalla, gracias a su visión multidispositivo. El hecho de que no sean necesarios cables ni periféricos mejora la usabilidad y la limpieza del sistema.

Por otra parte, mediante la funcionalidad Touch back, los usuarios pueden interactuar desde la propia pizarra inteligente con el contenido que se está compartiendo, editándolo y trabajándolo de forma colaborativa.

Asistente virtual con IA

Durante toda la reunión, el asistente virtual actúa de forma proactiva, sin necesidad de que lo invoquen, con el objetivo de ayudar a los usuarios mediante comandos de voz y ofrecer una experiencia más segura y eficiente, gracias a la funcionalidad touchless. Entre otras opciones, el asistente virtual recuerda al usuario la necesidad de hacer el check-in a la reunión y da la posibilidad de extenderla si la sala está libre.

Al finalizar la reunión, el sistema libera la sala, cierra la videoconferencia y limpia la pizarra, con lo que la confidencialidad y la seguridad de la información tratada están aseguradas. 

El motor de Inteligencia Artificial que incorpora interpreta las intenciones del hablante y va aprendiendo para adecuarse mejor a las necesidades de los usuarios. Este asistente virtual permite escoger entre voz masculina o femenina, y entre diversos idiomas: español, inglés, italiano, francés y ruso.

Pizarra Inteligente: canvas

La solución de salas RICC incluye otras funcionalidades básicas para cualquier reunión. Por una parte, la pizarra inteligente permite al usuario conectarse a la sesión en curso del canvas de manera simultánea desde cualquier dispositivo móvil u otra pizarra Ricoh para visualizar e interactuar al momento con el mismo contenido desde cualquiera de los dispositivos.