Solo el 7% de los profesionales activos en España había trabajado en remoto alguna vez, y de manera ocasional, antes de la crisis del coronavirus (según datos del Instituto Nacional de Estadística). Esto, junto con el bajo nivel de digitalización de muchas empresas, ha hecho que implantar esta modalidad en tiempo récord esté siendo todo un reto. Sin embargo, con un buen kit de herramientas para el teletrabajo es más fácil mantener la actividad a distancia.
La tecnología es la base fundamental del teletrabajo. Sobre ella se sustenta todo el sistema ya que sin conexión a Internet o los programas necesarios sería imposible que los profesionales desarrollasen su actividad en remoto. Y no solo lo hace posible sino que, además, ayuda a mejorar los procesos y a optimizar las tareas del equipo aumentando la eficiencia y la productividad del mismo.
Sin embargo, es importante entender que para implementar el teletrabajo en una empresa de forma exitosa no basta con utilizar el email y un software de video llamadas. La gestión de personas y proyectos, la medición de objetivos así como el manejo de documentación son aspectos claves que hay que tener en cuenta.
Desde Kenjo, el software de RRHH todo en uno, resumimos algunas de las muchas herramientas que facilitan el teletrabajo y que, además, ofrecen planes gratuitos para no incurrir en grandes inversiones.
Gestión de proyectos – Trello
Un sistema robusto de gestión de proyectos es clave para impulsar el éxito empresarial de cualquier organización, especialmente cuando se trabaja en remoto. Es una herramienta es muy útil a la hora de coordinar a las diferentes personas que participan en el mismo, asignar tareas y fechas de entrega y saber en qué punto se encuentra el proyecto.
Trello, por ejemplo, es una aplicación web diseñada para la gestión de tareas entre equipos. Se basa en el método Kanban para la gestión de proyectos por lo que existe una tarjeta para cada tarea que viaja por las distintas columnas en función de su estado: pendiente, en proceso o terminada.
La aplicación ofrece un plan gratuito que incluye tableros, tarjetas y listas personales ilimitados; 10 MB por archivo adjunto y 10 tableros de equipo. También existen dos planes de pago (Business y Enterprise) que amplían las opciones y los servicios disponibles.
Entre los 50 millones de usuarios registrados, destacan empresas como Unicef o Kickstarter.
Software RR.HH para gestionar empleados – Kenjo
Kenjo es un software de Recursos Humanos todo en uno que permite gestionar las necesidades del departamento desde cualquier lugar de manera eficiente y sencilla. Es un gran aliado en tiempos de teletrabajo ya que permite mejorar la comunicación interna, alinear las expectativas entre managers y empleados y disminuye el ruido que produce trabajar a distancia. Algunas de las funcionalidades más interesantes en estos momentos son:
- Control horario en remoto: visibiliza a qué hora se conectada cada empleado y cuánto tiempo trabaja.
- Gestión de ausencias: registra las bajas por enfermedad, vacaciones… y conecta con Slack para que todo el equipo sepa quién está trabajando y quién no.
- Objetivos y evaluaciones de desempeño: mantén el control de objetivos en la distancia y lleva un seguimiento exhaustivo del rendimiento de cada empleado.
- Agendas interactivas de reuniones con Meetings: organiza agendas, notifica a los asistentes y guarda los comentarios antes, durante y después de la reunión.
- Comunicados Internos in-app: envía a los empleados notificaciones con novedades, cambios en la empresa o medidas de seguridad.
- Estandariza comunicaciones globales usando plantillas: evita errores y estandariza procesos para optimizar tiempos.
- Inventario de material de oficina: controla qué equipos se ha llevado a casa cada empleado y haz seguimiento.
Además, en estos momento Kenjo ofrece tres meses gratuitos para cualquier empresa que quiera implementar un software de RRHH integral.
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Pizarras interactivas online – Drawpile Whiteboard
A veces es mucho más fácil explicar una idea dibujando en una pizarra, por eso este es un elemento que se encuentra habitualmente en salas de reuniones. Sin embargo, ¿qué ocurre cuando todos los miembros se encuentran a distancia? Gracias a la tecnología, de nuevo, existen pizarras blancas virtuales que permiten compartir cualquier garabato con el equipo y que estos, además, puedan verlo en directo y participar haciendo sus propias aportaciones.
Drawpile es un programa de dibujo colaborativo y gratuito que permite que varios usuarios realicen bocetos sobre un mismo lienzo y al mismo tiempo. Está pensado para dibujar a mano alzada y cuenta con todas las herramientas básicas para seleccionar, copiar y pintar.
Lo mejor de esta herramienta es que permite crear reuniones con varios usuarios para que estos puedan ver el dibujo en directo y, además, contribuir libremente. No se trata solo de compartir pantalla con los demás, sino que Drawpile es una especie de escritorio en remoto en el que cada usuario tiene su propio pincel.
Esta herramienta es especialmente útil para equipos de diseño, programación o estrategia que necesiten plasmar sus ideas sobre un folio en blanco.
Chat multiequipo – Slack (versión gratuita)
La comunicación es clave para el funcionamiento de cualquier equipo. Y dado que cuando se trabaja en remoto no es posible ir a la mesa del compañero a comentar una duda o charlar en la cocina tomando un café; es importante crear canales para mantener y preservar este diálogo.
Algunas empresas utilizan Skype o incluso grupos de Whatsapp o Telegram para comunicarse; sin embargo, estas aplicaciones no están creadas para trabajar con equipos que están dispersos en el mapa. No permiten crear canales por equipos, automatizar notificaciones o subir archivos masivos.
Como alternativa, está Slack. Es una herramienta de colaboración que facilita el trabajo en remoto. Para ello, cuenta con canales en los que los miembros del equipo se comunican enviando mensajes y compartiendo archivos. Los canales se pueden crear por equipos, proyectos, oficinas… o cualquier otra necesidad que surja dentro de la organización.
Otro de los aspectos más interesantes de Slack es que se puede conectar con otros servicios o herramientas (como Kenjo, por ejemplo). Con las aplicaciones adecuadas y creando automatismos, es posible realizar multitud de tareas sin abandonar el espacio de trabajo de Slack.
IDC es, por ejemplo, una de las compañías que utiliza Slack en su día a día. Gracias a este software redujeron en un 32% el volumen de emails y en un 23% el número de reuniones.
Slack ofrece una versión gratuita que da acceso a las funciones más básicas de la herramienta:
- 10K mensajes guardados y rastreables.
- Videollamadas entre dos personas.
- Hasta 10 integraciones.
- Autenticación en dos pasos.
Con el auge del teletrabajo son muchas las empresas que han elegido Slack para conectar a sus equipos a distancia. En un comunicado de la compañía, declararon que entre el 1 de febrero y el 25 de marzo habían sumado 9.000 nuevos clientes de pago (un 80% más que en los trimestres anteriores).
Gestor de código para desarrolladores – Github
Las herramientas de diseño y desarrollo son fundamentales para las empresas que trabajan en esta área. Lo más recomendable es contar con sistema de control de versiones de código; así, cuando los desarrolladores trabajan en un nuevo proyecto, pueden ir guardando todas las modificaciones que hacen, corregir errores…
GitHub es un sistema de gestión de proyectos y control de versiones de código sobre el que se ha construido, además, una comunidad con más de 40 millones de profesionales. Este software no solo les ayuda a gestionar mejor su trabajo, sino que además les proporciona las herramientas necesarias para crear un mejor código.
Existe una versión gratuita que tiene un límite de tres colaboradores, 500MB de almacenamiento y 2.000 minutos al mes. Además de esta, existen otras cuatro opciones de pago.
Gestor de contraseñas – LastPass (versión gratuita)
La seguridad es otra de las principales preocupaciones a la hora de implantar el trabajo en remoto. Para enviar contraseñas y accesos de forma segura existe la aplicación gratuita de LastPass. Es una herramienta de gestión que genera contraseñas fuertes, las guarda y permite enviarlas a otros usuarios de forma fiable.
Más de 17.8 millones de usuarios y 61.000 empresas utilizan esta herramienta por su utilidad y la tranquilidad que aporta a los equipos. A la hora de trabajar en remoto, o incluso en una misma oficina, resulta mucho más seguro compartir una contraseña a través de LastPass que con un email o mensaje de Whastapp.
Existe una versión gratuita pero solo permite un usuario. Para empresas existen diferentes planes que parten de los 3,56€ al mes por usuario.
Herramienta de productividad – Serene
El multitasking, según un estudio de Stanford, reduce la capacidad de concentración y lo que afecta a la productividad y el desempeño. Es por que eso que es importante aprender a reducir las distracciones, priorizar y focalizar en una única tarea hasta terminar y pasar a la siguiente.
La tecnología también puede ser de utilidad en este campo y es que existen herramientas y aplicaciones que ayudan a mantener alta la productividad. Una de ellas Serene, solo disponible para macOS, que permite: planificar la jornada, bloquear distracciones y activar un cronómetro con períodos de trabajo y descanso. Según la aplicación, los usuarios se sienten el doble de productivos cuando utilizan Serene.
Con Serene se establece un objetivo diario que se divide en sesiones de trabajo. Mientras se desarrolla la tarea, la aplicación se encarga de evitar tentaciones (el usuario puede elegir qué quiere desactivar). Y es que se tardan, al menos, 23 minutos en recuperar la concentración después de una distracción.
La versión gratuita incluye muchas de estas funcionalidades aunque con la de pago es posible añadir un número ilimitado de webs o apps a bloquear y planificar la jornada siguiente. Se prevé, también, que próximamente estará disponible una versión para equipo.
Software de video llamadas – Zoom (versión gratuita)
Otra de las herramientas básicas para el teletrabajo en un software de video llamadas en la nube que permita el equipo reunirse virtualmente e, incluso, grabar las sesiones para verlas posteriormente.
Zoom es una de las aplicaciones más de moda en estos momentos ya que presenta un funcionamiento muy sencillo y ofrece la posibilidad de crear reuniones por videoconferencia o añadir, si se quiere, hasta 1.000 participantes. Durante los meses de enero y febrero 2,22 millones de personas se descargaron la aplicación (más que en todo 2019) según un artículo de El País.
Su plan gratuito permite celebrar un número ilimitado de reuniones pero durante 40 minutos como máximo. Además, no es posible grabar la conversación. Sin embargo, cuenta con otros tres planes de pago que amplían las posibilidades sobre todo para empresas.
Entre los clientes de Zoom se encuentran marcas como Uber o Rakuten y más de la mitad de compañías que figuran en la lista Fortune 500.
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