Ante el exponencial crecimiento del volumen de trabajo y la enorme cantidad de datos a los que los departamentos de Recursos Humanos deben hacer frente, Kyocera Document Solutions ha profundizado en su estudio ‘La Digitalización empresarial en Europa’ sobre las principales prioridades y puntos débiles que estos encuentran para llevar a cabo una transformación digital efectiva. ¿Una conclusión?: ‘Todo en tu empresa es contenido”. Saber cómo administrarlo correctamente será la clave para extender la eficiencia empresarial por toda la cadena de valor.
La gestión de contenido empresarial es una tarea esencial en la operativa diaria de cualquier organización -sin importar el tamaño o sector-. Sin embargo, no todas han aprovechado de la misma forma las ventajas que la digitalización y la automatización pueden aportarles, diferencia que se hace más notable entre los diferentes departamentos dentro de una misma empresa. Al cercar el foco en los de Recursos Humanos, estos han identificado la incompatibilidad y uso de diferentes formatos documentales como su mayor reto.
Otros inconvenientes que se han identificado y que afectan a la eficiencia son: la dificultad de gestionar diferentes copias y versiones entre servidores y PCs, el tiempo invertido en procesar grandes cantidades de documentación en papel y la falta de espacio para almacenar documentos.
Cabe destacar que otro de los retos que se mantiene como una de sus principales barreras es la resistencia de los usuarios al cambio. Esto demuestra el papel clave que la empresa debe desempeñar en la inculcación de una cultura abierta que les permita avanzar en la transformación digital del negocio.
El estudio de Kyocera también ha analizado cuáles son sus prioridades departamentales: garantizar que la documentación de los empleados esté almacenada de forma segura, que estos estén disponibles y un acceso autorizado sencillo a los mismos han sido, por este orden, las opciones más señaladas. Así mismo, poder encontrar a los mejores candidatos de forma más rápida y garantizar el acceso de los empleados a las últimas políticas y normativas empresariales les siguen en la lista de principales demandas.
Según José Aznar, Product Strategy Manager de Kyocera Document Solutions en España, estos resultados demuestran que «lograr el éxito empresarial implica necesariamente multiplicar la eficiencia en el área de Recursos Humanos». Y añade: «las empresas deben comprender que, sea cual sea su actividad, su verdadero valor reside en el contenido que gestionan y en la forma en la que se manejan esos datos; hacer que la información fluya de forma más eficiente significa proporcionar el engranaje que impulsará desde dentro todo el negocio».
Para dar respuesta a todo ello, Kyocera ha desarrollado diferentes soluciones destinadas de manera específica a cubrir todas las necesidades en estos departamentos:
- Solpheo: plataforma de gestión de contenido empresarial con módulos de captura, gestión documental y procesos.
- Solución RRHH: herramienta para la gestión de toda la documentación de un empleado: gestión de CVs, proceso de onboarding, gestión de expedientes y firma digital de contratos laborales.
- Plataforma de registro horario: una solución para el fichaje, gestión y control de la jornada laboral de empleados desde cualquier lugar.
- Creación y seguimiento de un mapa documental de Recursos Humanos.
- Consultoría de procesos.
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