Hoy en día, es difícil imaginar un entorno de gestión de recursos humanos sin el apoyo de la tecnología, especialmente si pensamos en las nuevas normativas en cuanto a la regulación y protección de los datos, la evolución y naturaleza dispar de la fuerza laboral en un escenario interconectado y con las barreras geográficas cada vez más difuminadas o con la escasez de talento a la que nos enfrentamos, en especial, en algunas de las áreas más críticas para los negocios.
Por eso, es importante, en la medida de lo posible, evitar los riesgos y minimizar los errores. Para ello, automatizar es la clave porque, como humanos que somos, estamos expuestos a cometer errores que pueden llegar a tener un impacto muy negativo tanto a nivel individual como colectivo y corporativo.
Utilizar la tecnología para gestionar y administrar la cantidad de procesos asociados a la vida laboral de una persona, desde su selección, hasta su salida de la organización, pasando por el Onboarding, la evaluación y el rendimiento, las ausencias y vacaciones, las promociones internas, la remuneración o la formación, cada vez más importante, en habilidades digitales, ayuda a las organizaciones a reducir el margen de error y a proporcionar a su vez, más coherencia y visibilidad al entorno de recursos humanos.
Pero también, ayuda a reducir los riesgos ya que, permite detectar e identificar los errores antes de que estos puedan impactar negativamente en el negocio. Pero, se me ocurren muchas más razones -nada catastrofistas- para justificar la importancia de automatizar los procesos de recursos humanos: reducción de las tareas administrativas que permiten poner el foco en estrategias de gestión del talento, impulso de una función más consistente, segura y centrada -de verdad- en las personas, más fluidez operativa en lugar de fricciones, etc.
Empezar por el principio
Como digo, hay muchas razones que se me ocurren para defender el uso de la tecnología en el entorno de los recursos humanos. Pero, para empezar por el principio, uno de los procesos que más puede beneficiarse de esta aplicación de la tecnología es el de la incorporación. Cuando llega un nuevo empleado a la oficina es importante, mucho más de lo que a priori imaginamos, su primera impresión. De ella dependerá, en gran medida, su futuro en la compañía. Y te cuento por qué:
Hace unos meses hicimos una encuesta en nuestra oficina de Cezanne HR en Londres para tratar de evaluar el coste que supone a una organización de tamaño medio unas prácticas de selección e incorporación defectuosas. Lo que averiguamos es que estos procesos erráticos están costando millones de euros a las empresas de este país. Algo que, por supuesto, es absolutamente extrapolable al mercado español.
Los resultados de nuestra encuesta te los facilito en esta infografía para que con un solo golpe de vista puedas ver la importancia que tiene para los negocios disponer de un sistema de Onboarding completo y sistematizado para contribuir al éxito profesional pero también al éxito empresarial.
La incorporación a una nueva empresa o a un nuevo puesto de trabajo es un momento “mágico”. Y, es precisamente ahí, si no antes, cuando empieza el compromiso o la desconexión entre empleado y empleador.
Según un estudio realizado por la consultora Aderdeen, el 86% de las nuevas contrataciones deciden si se quedan o no en su nueva empresa durante los primeros seis meses de su contratación y es más que probable que la experiencia que se obtenga durante su incorporación juegue un papel clave en su decisión.
La selección es un proceso duro, difícil y costoso. Por eso mismo, no se puede echar a perder todo lo invertido durante la selección en apenas unos pocos días. Dicen los expertos, opinión que comparto, que el momento de la incorporación es vital para configurar la perspectiva que el nuevo empleado tendrá sobre su empresa. Y que el Onboarding empieza, en realidad, antes de que el nuevo colaborador ocupe su puesto el primer día.
Beneficios de un Onboarding adecuado
Los beneficios son muchos y variados. Desde reducir el estrés hasta proteger la inversión de la compañía en la selección, formación e incorporación de nuevos talentos. Pero vayamos por partes:
Evitar un estrés innecesario
Las primeras semanas de un empleado nuevo pueden ser realmente estresantes. Necesitan recordar un montón de nombres, familiarizarse con los nuevos sistemas y modelos de trabajo y causar buena impresión. Sin embargo, muchas investigaciones han demostrado que demasiado estrés impide que las personas asimilen la información correctamente o desempeñen sus tareas de forma adecuada. Eso significa que es importante que los recién llegados no se sientan abrumados o agobiados, especialmente durante los primeros días. Un proceso de incorporación óptimo es el que empieza tan pronto el candidato acepta la oferta. Mantener el contacto desde que se cierra el acuerdo hasta que se incorpora al trabajo, con emails en los que se avanza información sobre la compañía, sobre su política de personal, sobre la documentación que se necesita antes de empezar o si se organiza una reunión informal para presentarle al equipo puede ayudar a que ese comienzo sea ilusionante, en lugar de frustrante.
Acelerar la preparación de los nuevos
Los estudios demuestran que el nuevo empleado está en una disposición mayor para comprometerse con la empresa que le ha contratado durante los 6 primeros meses así que ¿por qué no sacar el máximo partido a esa buena predisposición? Comunicar con antelación suficiente todas aquellas cosas que son importantes antes de incorporarse a la rutina del día a día o durante las primeras semanas -valores, cultura, visión o misión de la empresa expectativas sobre su aportación al equipo o modelos y metodologías de trabajo- las nuevas incorporaciones acelerarán su ritmo de adaptación, cometerán menos errores y estarán operativas mucho antes, entre otras cosas, porque tendrán la seguridad de estar haciendo las cosas bien.
Proteger la inversión
Es tu primer día de trabajo y nadie está ahí para recibirte. Tu mesa no está preparada. Y ni tu ordenador, ni tu teléfono se han configurado. ¿Qué es lo primero que piensas de la empresa? ¿Qué hay una gran desorganización o que la gestión es pésima? Será entonces cuando posiblemente empieces a cuestionar la decisión que tomaste de incorporarte a esta empresa. Y seguro que será el momento en el que tu compromiso puede empezar a resquebrajarse.
Según el estudio que mencionaba antes, las organizaciones que implementan un proceso de incorporación sistemático aumentan la retención de sus nuevos empleados en un 50%. O, mejor dicho, aumentan el nivel de fidelización de sus plantillas.
La verdad es que, después de todo el esfuerzo que implica la selección, más aún en determinados perfiles técnicos que escasean, no tiene sentido perder a los nuevos talentos porque no se hizo un buen “desembarco”. Además, también resulta caro. El coste de reemplazar a un empleado de nivel medio nada más llegar está entre el 30% y el 50% de su salario anual. Para los altos cargos el coste puede incluso superar el 400%. Por lo tanto, es importante que las empresas protejan su inversión en selección con un programa de Onboarding adecuado.
Atraer más talento
Un proceso de Onboarding efectivo contribuye a garantizar que los nuevos empleados se sientan comprometidos y entusiasmados de trabajar en tu empresa. Incluso, aprovechando la relevancia de las Redes, pueden incluso, convertirse en los mejores embajadores de la marca. Mantendrá intacta tu reputación como empleador y eso, tendrá sin lugar a duda, un impacto más que positivo sobre el resto de los procesos de selección que implementes.
Cómo ayuda un software de recursos humanos
Gestionar todas las tareas relacionadas con el Onboarding es increíblemente lento si se quiere hacer a mano. Se pierde mucho tiempo persiguiendo a los participantes, verificando el papeleo o asegurando la disponibilidad de los recursos adecuados o la formación necesaria. Por eso mismo, es bastante probable que se pasen por alto algunas necesidades básicas para los nuevos empleados, como puede ser su demanda de información o la necesidad de ver reforzada su decisión de incorporarse a nuestra compañía.
El módulo de Onboarding y Vida Laboral de Cezanne HR combina los portales de bienvenida, fáciles de utilizar incluso sin conocimientos técnicos, con una gestión flexible de tareas, por lo que ayuda a crear fácilmente una gran experiencia de incorporación para que funcione tanto para la organización como para los nuevos empleados.
Permite compartir información que es básica para los empleados antes incluso de que se hayan unido a la compañía y automatizar el workflow de las tareas relacionadas con la incorporación, desde la verificación de toda la documentación necesaria, hasta la configuración de los sistemas TI y la organización de las presentaciones de los equipos, normas y registros.
Con todos los procesos de Onboarding gestionados en un único sistema de recursos humanos que funcione en la Nube y que proporcione todas las garantías de seguridad necesarias, es más fácil tener la certeza de que todos saben lo que tienen que hacer en cada momento y comprobar, de un modo rápido y sencillo si se han llevado a cabo las actividades más importantes relacionadas con la incorporación.
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