eShare, compañía creadora de BoardPacks, software de Gobernanza Empresarial, ha hecho un análisis de los métodos y procesos en la gestión de reuniones del Consejo de Administración que pueden llevar mucho tiempo, costar mucho dinero y, además, introducen un grado importante de incertidumbre en la implantación de la transparencia empresarial. La conclusión es que la falta de herramientas digitales de gestión de las reuniones de los Consejos de Administración es un gran obstáculo para avanzar en procesos de compliance o cumplimiento normativo.
Con las conclusiones del estudio en la mano, la compañía ha detectado cinco indicios que indican la necesidad de un cambio:
1. Imprimir o enviar por correo electrónico el orden del día.
Los correos electrónicos no son la fuente más fiable de comunicación; las bandejas de entrada están llenas de mensajes no leídos y la frase «no me ha llegado ese correo» es habitual. Con el envío masivo del orden del día no hay ninguna garantía de que la información confidencial no llegue a las manos equivocadas. La transición a una herramienta de gestión de reuniones permite crear órdenes del día fáciles de gestionar con un sistema de alertas, disponibles al mismo tiempo para los convocados y con la documentación en la misma aplicación.
2. Buscar entre miles de correos antiguos un documento o dato concreto que se necesita para una reunión o que se ha tratado en un encuentro previo.
Mediante el uso de una plataforma de gestión de reuniones, toda la documentación que se necesita para realizar una reunión eficaz y eficiente está en el mismo lugar del orden del día y es accesible a los participantes.
3. Marcharse de la reunión sin saber bien a quién se le ha encargado cada tarea.
Al final de una reunión en la que se ha divagado en torno a muchos temas diferentes es casi imposible recordar quién se ha comprometido a encargarse de cada tarea. Incluso si éstas se escriben en un cuaderno o en un acta, se pueden perder, olvidar o malinterpretar. Así, se corre el riesgo de que las tareas se realicen mal o no se lleguen a llevar cabo. Con una solución digital se pueden describir las acciones con una fecha de finalización, asignarlas a las personas que han participado en la misma y realizar un seguimiento de su ejecución.
4. Tomar notas en el orden del día impreso… que suele perderse con rapidez.
Realizar las notas en el propio software de gestión de reuniones significa que siempre se pueden encontrar fácil y rápidamente. También se pueden compartir con el resto de los participantes de la reunión y, cuando esto no es conveniente, existe la posibilidad de tener notas privadas en el mismo documento o punto del orden del día.
5. Manejar documentos que pesan varios kilos y hacerlo a distancia.
Acceder a documentos importantes puede volverse complicado para los ejecutivos que viajan mucho. Una solución informatizada permite acceder a cualquier documento tratado en una reunión y hacerlo desde cualquier lugar de manera segura y sencilla, incluso sin conexión a internet.
Alister Esam, CEO de eShare, dijo: “para alcanzar un alto estándar en el cumplimiento normativo es necesario que las empresas se apoyen en herramientas digitales seguras con el objetivo de promover la colaboración y el intercambio de información. Este hecho supone también un cambio en la manera de convocar, organizar y desarrollar las reuniones, con todos los documentos reunidos en un punto centralizado, accesibles únicamente a las personas autorizadas a través de claves de usuario y eliminando el papel como soporte principal”.
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