Muchos conocemos empresas que no gestionan adecuadamente las vacaciones de sus empleados. Esto no quiere decir que el jefe de cada uno no sepa cuándo son las vacaciones de los miembros de su equipo, sino que la empresa no tiene un control exhaustivo de cuántos días del año se toma cada empleado y con qué motivo, más allá de lo que ofrece la manida hoja de cálculo. Debido a esta situación surgen siempre insatisfacciones entre empleados que se sienten injustamente tratados, a veces no se consigue la mejor planificación, no se pueden obtener estadísticas válidas y mucho menos realizar un seguimiento adecuado y riguroso de todos los regresos.
El éxito de esta gestión depende en buena medida de las herramientas utilizadas y de la estructuración del trabajo. No cabe duda de que en este ámbito la ofimática manda. Hay personas que hacen maravillas con un Excel, pero este sistema no representa ni mucho menos la solución ideal en todos los escenarios empresariales.
En una sociedad digital cada vez más arraigada, en la que cualquiera crea o colabora en un blog, escribe en redes sociales y genera impactos de comunicación constantes e inmediatos, resulta curioso que todavía se dependa del papel y de las herramientas no específicas para gestionar el calendario de vacaciones/ausencias, existiendo como existen soluciones que simplifican al máximo esta labor. Además en un país como España, que ocupa el segundo puesto mundial en la adopción del smartphone y el cuarto en número de usuarios de WhatsApp, resulta más inverosímil si cabe que estas acciones no se lleven a cabo de forma habitual con dichas tecnologías.
El portal del empleado móvil al rescate
Dejando de lado las aplicaciones independientes de gestión de vacaciones y ausencias, que existen para todas las necesidades y bolsillos, la elección más acertada para centralizar y organizar la pila de solicitudes de vacaciones que cada año amenaza con colapsar los departamentos se basa, sin lugar a dudas, en el tándem portal del empleado-smartphone.
De acuerdo con los resultados arrojados por el Tercer Estudio Trienal de EXEVI sobre el uso de la Tecnología en RR.HH., un mayoritario 36% de los encuestados afirma utilizar un portal del empleado, entre otras cosas, para la solicitud y gestión de las vacaciones. Dentro de este grupo, casi un 80% verían con buenos ojos que su compañía dispusiera de una variante móvil para agilizar esta labor.
En palabras de Manuel Pérez, Director Comercial de EXEVI, “un portal del empleado como HRcont o A3Equipo, representan una potente herramienta software que facilita la automatización de todo el proceso. La flexibilidad de estas plataformas, permite un grado de parametrización muy elevado de los distintos conceptos de vacaciones/ausencias, grados de aprobación y roles asumibles por la empresa, permitiendo reducir la carga administrativa, evitando solapamientos y asegurando el seguimiento de todas las solicitudes”. De esta manera, según afirma el responsable de ventas de la compañía, los índices de satisfacción del empleado son mucho mayores y los costes para la empresa bastante más asequibles.
“¿Qué te parecería poder reservar vacaciones tomando café mientras se planea una escapada con los amigos? Este escenario nunca fue tan fácil mediante una simple app instalada en el Smartphone (A3HRgo), que facilita que tanto los empleados como los mandos puedan acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a la información de su portal del empleado, sin necesidad de ordenador, directamente desde su dispositivo móvil, mejorando el acceso a la información y agilizando la gestión de los procesos de RR.HH.” comenta Pérez.
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