Mango, la firma española de moda y pionera en la aplicación de nuevas tecnologías en el negocio, ha confiado en Vector ITC Group la implantación de su solución Firma Digital para la gestión documental de sus procesos internos de RR.HH. en toda España, así como en el extranjero.
La Firma Digital se integra con la solución de recursos humanos de Meta4, y gracias a ello, todos los documentos que genera el departamento de recursos humanos para tiendas y oficinas de la compañía se firman digitalmente, incluyendo todo lo relacionado con los contratos, renovaciones, bajas, vacaciones, excedencias, cambios de tienda, cambios de horarios, etc. Hasta un total de 16 tipos de documentos diferentes pueden ser gestionados de forma automatizada desde tiendas y oficinas.
En Mango existían varios procesos empresariales que requerían la gestión de documentación siguiendo un ciclo de vida específico, según el tipo de documento. Dentro de este ciclo se requería la validación del documento por parte de diferentes profesionales. Debido a su complejidad y a todas las partes implicadas, este proceso no se realizaba con la agilidad necesaria y suponía un elevado coste a nivel económico y de tiempo, el que conlleva la generación del documento, impresión, el desplazamiento del empleado para firmar a la sede más cercana, archivo, gestión…
Mango necesitaba una solución tecnológica que automatizara el proceso, desde la generación del documento en los departamentos de personal en el ERP corporativo, pasando por el envío y la firma del mismo en múltiples dispositivos (Tablets, TPV, PC) en distintas plataformas (iOs, Windows 8, Android), hasta su posterior almacenamiento en Gestor Documental y envío automático de copia a los empleados implicados.
La solución Firma Digital de Vector ITC Group ofrece un procedimiento sencillo y eficiente. La solución de negocio tiene un esquema sencillo: un empleado necesita firmar un documento interno de RRHH, la firma digital genera el documento y lo envía al empleado para que lo firme, de este modo, sin necesidad de ningún desplazamiento la persona interesada recibe el documento en su centro de trabajo de forma electrónica en un dispositivo móvil o TPV del centro de trabajo.
En un segundo paso, mediante una aplicación móvil, este empleado firma en un dispositivo electrónico que genera una serie de evidencias que garantizan la autenticidad de la información recogida, de la firma y del proceso. A continuación se certifica el documento, la firma manuscrita, las evidencias recogidas, se sella temporalmente (timestamp) y se certifica el proceso con un certificado de compañía emitido por un tercero de confianza homologado como entidad certificadora. Se devuelve una imagen de consulta del documento firmado electrónicamente para consulta en el dispositivo móvil, a la vez que se almacena en el gestor documental, después se envía una copia para el interesado firmante por email o se genera impresa. De este modo, se agiliza y facilita a los profesionales de Mango el proceso de firma de todos los documentos generados por las distintas áreas de RR.HH, con proyección a otras áreas como Prevención de Riesgos Laborales.
Beneficios para Mango y sus profesionales
La solución de Firma Digital de Vector ITC Group proporciona un significativo ahorro de costes para las empresas. Al digitalizar el proceso, se produce un ahorro de más de 8 euros por documento, correspondientes a costes de generación, gestión, administración, envío y almacenamiento de los documentos. La compañía gestiona documentación para los 4.700 empleados que trabajan en España, lo que supone un enorme ahorro de costes a medio y largo plazo.
Además, al eliminar el papel, los procedimientos se vuelven más ecológicos y disminuyen los costes de almacenamiento, retención, y distribución así como costes legales y de políticas de retención. Junto con un factor muy importante que es que al automatizar el proceso, incluida la automatización del transporte y distribución, se reduce significativamente los errores derivados del factor humano, generación errónea de documentos, como la pérdida, duplicidad de estos, así como el absentismo derivado del desplazamiento de los empleados a la sede central de su ciudad para firmarlos.
La firma digital automatiza los procesos documentales agilizándolos y proporcionando múltiples beneficios a la compañía:
- Reducción del tiempo de gestión, ya que se simplifica el proceso.
- Elimina los desplazamientos de personal y el absentismo derivado.
- Elimina el riesgo de pérdida documental.
- Disminuye los errores debidos al factor humano.
- Más espacio de almacenamiento.
- Reducción de costes de gestión en los sistemas TI.
- Mejora las comunicaciones.
- Proporciona una mayor seguridad al proceso y le dota de mayor validez con evidencias.
- Aplicabilidad para cualquier tipo de documento a firmar.
- Evita el fraude y la suplantación relacionado con la firma documental.
- Proceso auditable por entidades gubernamentales.
- Detecta manipulaciones indebidas de la información almacenada.
- Reutilizable en múltiples dispositivos de distintos fabricantes.
- Posibilidad de utilizarlo para otros procedimientos.
Seguridad de la Firma Digital
La aplicación se ha desarrollado con las máximas medidas de seguridad para evitar el fraude o la suplantación o la intercepción de información. Durante el proceso, el empleado no sólo debe firmar el contrato sino que también debe realizar una locución de voz registrando en audio el proceso que va a realizar y hacerse una foto de su DNI, todo mediante el dispositivo electrónico habilitado para la operación. Además, hay un control exhaustivo de todos los documentos firmados, ya que cuando se realiza una petición de firma se redirige automáticamente al responsable directo de la tienda o del departamento de recursos humanos que tiene que supervisar el proceso.
El proceso además es sellado temporalmente (timestamp) con un certificado de empresa emitido por una entidad certificadora homologada a nivel estatal e internacional y se certifica con este la información recogida: documento, firma, evidencias, timestamp.
Para verificar la integridad de los datos recogidos y almacenados, el proceso una vez sellado y certificado con el certificado de compañía, genera un código de identificación unívoco que guardan ambas partes firmantes, compañía y empleado, de tal forma que si a posteriori se cambia alguna parte del documento, de la firma y de las evidencias recogidas, del certificado con el que se ha sellado temporalmente el documento o incluso del propio sellado, si se vuelve a generar el código de identificación unívoco ya no coincidirá con el original que tienen las partes firmantes, verificando y garantizando que la copia que se tiene en ese momento se ha visto alterada la integridad de sus datos almacenados.
El proceso, al tener finalmente almacenamiento del documento firmado y certificado en el gestor documental de la compañía, permite que la información almacenada en el repositorio documental pueda ser certificada con el certificado de compañía del tercero de confianza y permite que el proceso sea auditable por una compañía tercera de homologación.
“La solución de Firma Digital de Vector ITC Group destaca por su escalabilidad y su usabilidad, es muy fácil de usar y muy intuitiva. Pero sobre todo es innovadora y tecnológicamente muy avanzada. Tiene múltiples aplicaciones, es segura, integrable y auditable, y sigue posicionando a Mango a la vanguardia del sector en tecnología”, afirma Enrique López Ayala, jefe de proyecto Mango en Vector ITC Group.
La solución se implementó de forma inicial en las tres principales tiendas de Barcelona. Debido al éxito se procedió a implantarla en el resto de las tiendas de España, 400 en total. En un futuro próximo se procederá al despliegue internacional.
Algunas de las grandes ventajas de esta aplicación son que está disponible en varios idiomas, acepta cualquier tipología de documento interno, es parametrizable a nivel de documento, multiusuario, es decir permite el acceso controlado por distintos roles y usuarios. Se adapta a cualquier plataforma de software, independientemente del sistema operativo: iOS, Windows 8, Android… Además, se puede personalizar de acuerdo con la imagen corporativa, ofrece acceso multinavegador y permite la integración bidireccional múltiple, con distintos sistemas orígenes de información como ERP Meta4, ERP a medida realizado en Cobol o portales como la intranet corporativa, para realizar el proceso firma de los documentos que generen.
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