Optimizar para conectar con el talento humano

En los últimos tiempos nos hemos tenido que enfrentar a diversos retos como sociedad y a nivel individual ha supuesto una reconfiguración de nuestras necesidades y motivaciones. Estos cambios motivacionales modulan las formas en la que las personas se relacionan en el mundo laboral, modificando así los procesos tradicionales que conocemos y empujándonos hacia nuevas tareas, procesos y procedimientos.

Recordemos primero el pasado. En 2019 entró en vigor la política de registro de jornada como una medida de control de horas realizadas por los trabajadores, un cambio que ha supuesto en más de una empresa dolores de cabeza simplemente por la operativa que supone cumplir la nueva ley. No solo por la inversión en dispositivos de control sino por la gestión del cambio de sus trabajadores.

Como consultor de Recursos Humanos en Bizneo HR lo veo reflejado en el día a día de empresas – clientes que solicitan información sobre herramientas para el control de registro de jornada. Cada empresa llega con una casuística distinta:

●      “¿Cómo hago que mis colaboradores registren su jornada?”

●      “Tengo un sistema de fichajes que no cumple con lo que necesitamos”

●      “Tenemos una política especial en gestión de horarios y nos resulta complicado controlar los diferentes turnos”

●      “Tengo trabajadores poco tecnológicos y no podemos avanzar en la digitalización”

En 2020 nos enfrentamos a la pandemia de la covid – 19, otro cambio en el macro entorno que nos impulsó a ser creativos y rápidos a la hora de reaccionar ante esta situación. El teletrabajo o las medidas temporales llamadas adaptación temporal del puesto de trabajo, hoy en día suenan más familiares que nunca. Antes del inicio de la pandemia ya existían estas modalidades, sin embargo, no todas las empresas tenían la capacidad de combinar su operativa con estos métodos, ya sea por su estructura o por no haber tenido contemplada su implementación.

Desde ese momento, para adaptarnos a esta nueva forma de trabajar, Bizneo HR cuenta con un software de fichaje que cubre la gran mayoría de las necesidades de las empresas en materia de control de jornada; tanto a nivel presencial (reconocimiento facial, QR o contraseña) como a distancia (cronómetros, entrada y salida flexible, fichajes esperados o masivos).

Te permite controlar horarios para cumplir con la legislación, planificar automáticamente turnos o visualizar el detalle de las horas extra y especiales que se ha de tener en cuenta en la confección de una nómina mensual. RR. HH. consigue para su equipo una herramienta amigable y autogestionable, fácil de usar tanto en la supervisión y configuración del responsable como para el registro en el día a día del trabajador.

Continuemos con algo mucho más reciente, en 2022. Empezamos a ver los frutos de la readaptación, el mercado laboral se empieza a recomponer, sin embargo, surgen diversas cuestiones de gran calado:

●¿Hemos sacado un aprendizaje de esta situación?

●¿Debemos volver al punto donde lo dejamos y seguir operando como lo hacíamos hace 3 años?

●¿Qué motiva a los trabajadores ahora, que les motivaba hace 3 años y qué les motivará en los años venideros?

Mi experiencia dentro de un Departamento de RR. HH. me ha hecho darme cuenta que, en la mayor parte de las ocasiones, se establecen procedimientos con la mejor de las intenciones, pero es recibido por parte del trabajador con un sentido totalmente opuesto al propósito con el que fue creado.

Por ejemplo, suele pasar que los programas de incentivos, reconocimiento social o bonificaciones se convierten en auténticos castigos; lejos de motivar o fomentar la conducta deseada. ¿Por qué ocurre esto?, ¿qué es lo que no se está haciendo bien? Es verdad que toda acción tiene sus “followers” y sus “haters” pero solo hace falta poner un poco la oreja en modo “ON” y escuchar lo que comentan los trabajadores… para contar con ellos.

Considero que muchas de las decisiones empresariales están basadas en la operativa más que en el trabajador; por supuesto, que estratégicamente debería ser así, velar por la operativa, pero no olvidemos que la operativa no se puede concebir sin la actividad del equipo o el componente humano. Esto es como la eterna pregunta: ¿Quién fue antes el huevo o la gallina? En nuestro caso sería: ¿Qué fue antes la operativa o el operador? Sin operador no hay operativa y sin operativa no hay operador.

Para lograr una respuesta a esta pregunta basta con escuchar a nuestros colaboradores: ¿qué quieren?, ¿qué necesitan?, ¿qué les motiva? Para resolver estas preguntas os planteo los siguientes pasos, son muy básicos, de sentido común pero muy poco practicados:

Detectar, Calibrar, Accionar, Potenciar

Detectar

En una empresa, confluyen diferentes generaciones, y sin entrar en las conocidas clasificaciones (millennials, centennials, nómadas, etc) cada una genera sus propias necesidades y expectativas. El trabajo es el puente o herramienta que permite alcanzar la plenitud y realización personal.

Con Bizneo HR puedo lograr saber qué motiva a cada uno de mis trabajadores, o incluso sin entrar en detalle, qué le motiva al 80% de mi plantilla, con ese porcentaje estaremos abarcando un gran número de personas y sabremos qué es lo que no le gusta al otro 20%.

Encuestas

Bizneo HR dispone de un módulo especializado en encuestas, pudiendo generar tu propio formulario de clima laboral para que lo contesten directamente con un móvil y así captar la atención y la información más valiosa de nuestros colaboradores. 

Los resultados te permitirán analizar el pulso de la compañía, saber cómo late, qué hace que lata con más potencia y oxígeno o qué está provocando una obstrucción que podría suponer un cuadro crítico para la empresa.

Feedback y comunicación efectiva y contínua

Es clave que en la fase de detección podamos usar varias herramientas, la encuesta se encuentra en un punto cero y le sigue el intercambio de puntos de vista. No solo la empresa necesita tomar el pulso, los trabajadores en mayor o menor medida necesitan conocer cómo va la empresa, cómo se les valora o qué se dice de ellos. Expliquémoslo con una metáfora:

“La comunicación debería ser como un río que inicia en lo alto de la montaña, cascadeándose hasta el lago en que que beben la mayoría de los seres que habitan el bosque.

Imaginemos la empresa como un ecosistema natural, en la cima de la montaña nace el río que irá bajando por la ladera y regando a las plantas y el terreno a su paso, bajará hasta llegar al manantial del que beben los diferentes habitantes del bosque; ojo, que nadie se sienta identificado.

Del manantial bebe el león, a su lado beben otros depredadores, al otro extremo están bebiendo los herbívoros, van en manada a beber y entre el jaleo alguno se queda sin beber o bebe menos.”

Esto pasa con la información y la comunicación en las empresas, normalmente baja desde lo alto y llega a lo más bajo de forma interpretable según de dónde se tome y cómo se tome. Para mitigar la interpretación es necesario que se establezcan unas rutas claras, dar transparencia al contenido y que llegue a todos los miembros de la compañía.

Hay que dar visibilidad a las acciones que se llevan a cabo para que el trabajador tenga el contexto de por qué, para qué y cómo se llevan a cabo. Para esto una de las herramientas de las que podrás encontrar en Bizneo HR es “El tablón de anuncios” nos permite gestionar procesos de comunicación efectivos y, sobre todo, difundir la información que se quiere y que se necesita transmitir tanto en tiempo como en forma.

Cuenta con una segmentación detallada para indicar qué información compartimos y a quién.  Junto al HUB Social, un espacio – calendario donde definir eventos y convocar acciones corporativas, logramos una herramienta potente para controlar el mensaje y la forma de la comunicación dentro de la empresa, favoreciendo una cultura abierta, confiable y cercana.

Calibrar

Una vez recogida y difundida la información con las diferentes herramientas, es momento de analizar y calibrar nuestros procedimientos. Hay que poner en una balanza qué acciones empresariales están bien implementadas y qué otras no están surtiendo el efecto deseado.

A parte de detectar qué necesitan o qué demandan los colaboradores, es importante no olvidarnos de la operativa, recordemos que estamos intentado resolver la disyuntiva entre operativa u operador. Para ello también debemos escuchar a la operativa, qué necesita para rendir bien, quién debe estar detrás de un puesto para que las tareas del mismo se cumplan con éxito cuantitativo y cualitativo.

Para ello debemos conocer las exigencias del negocio, conocer qué requisitos y competencias son necesarias para superar las funciones de cada una de las posiciones que conforman el organigrama de la empresa. Os sonará la famosa descripción del perfil del puesto (DPT) documento en el que se recogen los hitos necesarios que deberá cumplir un puesto determinado para llevar sus funciones y responsabilidades a buen puerto.

El diseño de un inventario de puestos de trabajo requiere tiempo, requiere una visión objetiva y un trabajo conjunto para obtener la realidad y los retos inherentes a cada posición. Una vez calibrados los puestos de trabajo es necesario que tomemos la línea base a evaluar, desde donde partimos ya que eso nos ayudará a establecer la bandera de la meta hacia donde queremos llegar.

En esta fase es vital establecer unas reglas de juego y es la base de un futuro plan de desarrollo. Nos vamos a enfrentar a 5 etapas/retos:

1. El establecimiento de requeridos para cada puesto o nivel
2. El periodo de evaluación
3. Personas susceptibles de ser evaluadas
4. Quiénes van a ser los evaluadores
5. Qué plan de acción tomaré respecto a los resultados

Para superarlos es necesario contar con herramientas que nos permitan llegar al detalle, segmentar la plantilla y tener un proceso accesible e inmediato. Para atajar los desafíos comentados, Bizneo HR cuenta con una de las mejores herramientas de evaluaciones de desempeño, con la capacidad de extraer información relevante a nivel individual y grupal, aportando trazabilidad para dar seguimiento periódico al desarrollo de nuestros colaboradores y que alcancen su máximo potencial y rendimiento.

Accionar

Con toda la información recogida, es momento de efectuar las acciones que nos permitan modular los resultados: en las encuestas para dar respuesta a las peticiones de los operadores – trabajadores y en las evaluaciones para dar respuesta a las necesidades de la operativa – negocio.

Entre las principales acciones nos encontramos:

●      Planes de incentivos, conocidos por aumentar la conducta productiva de nuestros trabajadores (si se plantean de una forma correcta)

●      Promociones internas para motivar y premiar la capacidad para adoptar nuevas responsabilidades

●      Beneficios del empleado, como retribución flexible, modalidades de trabajo para mejorar la conciliación, herramientas de trabajo, formación, etc.

Para promover conductas deseadas en los colaboradores y mejorar el ambiente laboral, es necesario activar palancas de acción que estén alineadas con los resultados y demandas de los trabajadores y la operativa.

Para automatizar estos procesos y comunicaciones, los workflows activan flujos de trabajo que avisan de fechas o eventos clave (renovaciones o fin de contrato, negociaciones salariales, one to one…) o envían notificaciones para que no haya descuidos o errores humanos en procesos vitales de la gestión de personal (cambios en turnos, solapamiento de vacaciones o ausencias, encuestas o evaluaciones finalizadas o pendientes…).

Potenciar

Momento de poner en marcha todas las acciones que nos lleven a potenciar las fortalezas de nuestro equipo. Conociendo los resultados de la evaluación podrás trazar planes de acción encaminados a dar herramientas para que nuestros colaboradores puedan solventar sus áreas de mejora y reconfigurar funciones y responsabilidades para que cada persona esté en su puesto adecuado.

Con el software de evaluaciones de Bizneo HR podréis realizar planes de carrera al identificar el talento potencial de vuestros equipos a través de la matriz de talento. Un informe que comparará de un vistazo el potencial y desempeño para tenerlo en cuenta en futuras promociones internas o incluso para procesos de desempeño acelerado como los stretch assignment.

Se puede combinar con el módulo de objetivos para supervisar el progreso de cada proyecto y analizar si se cumplen con las metas tanto por departamento como a nivel individual. Así, cada trabajador será conocedor de lo que la empresa espera de ellos así como de los hitos que deberá superar para culminar su plan de acción con éxito.

La formación es otra de las palancas a activar cuando hablamos de potenciar talento, ya que el detectar ciertas carencias y establecer planes formativos encaminados a paliar la falta de habilidades y/o conocimientos es un indicador clave para el buen desempeño. Tener un módulo de formación que ponga a la disposición de los trabajadores un menú formativo es un claro indicador de que la empresa apuesta por el desarrollo e invierte en su crecimiento.

Otra medida para mejorar el talento interno es oxigenarlo con nuevas incorporaciones. Eso sí, es importante asegurarse de que los candidatos cuenten con las habilidades, experiencias y valores necesarios para encajar en el puesto e instaurar buenas prácticas al resto del equipo.

Esto es fácil comentarlo, no obstante, el trabajo de un reclutador es más complicado, tiene que luchar por destacar su oferta de trabajo frente a muchas del mercado e intentar posicionar la marca para que sea atractiva. Recordemos que los procesos de selección actuales ya no son unidireccionales, ahora el candidato elige y exige y debemos estar preparados como empresa para poder dar la inmediatez, el atractivo y la organización que esperan los candidatos.

Para ello es clave contar con herramientas de gestión integral como Bizneo HR, su módulo de reclutamiento te permite posicionar tu marca, destacar tus ofertas, abrir nuevas ventanas de entrada de candidatos para que el porcentaje de éxito se eleve a mismo tiempo que disminuye el trabajo administrativo de los reclutadores, aportando valor al proceso de criba y selección.

Además el ATS de Bizneo HR, cuenta con la inmediatez en las comunicaciones para contentar a los candidatos más exigentes y tenerles al tanto del estado de su candidatura. Podemos llegar a conocer mucho mejor al candidato utilizando las herramientas de videoentrevista diferida, las scorecards para comparar competencias del candidato vs las que necesita para el cargo o pasándoles un test de selección o prueba psicométrica, todo esto de forma tan ordenada que no te perderás ni un detalle de tus candidatos.

En resumen, el mundo actual es digital, trabajadores actuales y futuros esperan que la empresa evolucione al mismo ritmo que avanzan los diferentes aspectos de la motivación del equipo. Tener el software de Bizneo HR para la gestión de las personas supone contar con un aliado a la hora de aportar valor como departamento y permite acercar y orientar al colaborador hacia la consecución de las metas corporativas establecidas y deseadas.