El teletrabajo ha puesto de relieve un factor determinante para todas las empresas: ¿Cómo gestionar la productividad y lograr ser más eficientes? Actualmente, España se encuentra estancada, la productividad total en el país no ha crecido desde los años ochenta. Según el Barómetro Adecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia, solo el 23,9% de las compañías españolas tiene una productividad sobresaliente y más de la mitad suspenden en este aspecto. Esto significa que la gran mayoría tiene un amplio margen de mejora para hacer más eficientes sus procesos.
En términos económicos, la baja productividad cuesta 35.000 millones de euros al año a las pequeñas y medianas empresas en España. Ante este contexto, la tecnología se posiciona como una herramienta indispensable para el crecimiento y competitividad de las organizaciones. Según el último estudio de Avanade, el 78% de las empresas que está aplicando procesos de digitalización ha mejorado la productividad. En esta línea, Billage, software cloud de gestión empresarial perteneciente a Cegid, un proveedor líder global de soluciones de gestión empresarial en la nube para los sectores de Finanzas (Tesorería, Fiscalidad y ERP), Recursos Humanos (Nómina, gestión del Talento), Contabilidad, Retail, Emprendedores y Pequeñas Empresas, ha desgranado tres puntos claves para poder incrementar la productividad empresarial.
Facturación y registro automático
En muchas ocasiones las tareas administrativas suponen un lastre para la productividad. El tiempo que emplean los trabajadores en este tipo de rutinas equivale a más del 30% de su jornada laboral. Por ello, apostar por la automatización de ciertos procesos administrativos es abrir la puerta a la innovación, así como a la reducción de tiempos y costes.
Cuando trabajamos con varios clientes y proyectos, el registro del tiempo dedicado a los mismos es una tarea ardua y susceptible de error humano y sin embargo es crucial para la facturación a los clientes. Por tanto, es necesario contar con una herramienta que identifique, de forma exacta, como facturar el tiempo trabajado en base al presupuesto acordado y sea capaz de registrar y monitorizar las tareas que se han realizado durante la vida del proyecto.
Automatización y priorización de tareas
Para ser productivos es necesario tener tiempo y, en este punto, la organización y priorización de tareas juega un papel fundamental en la productividad de las empresas. Por ello, Billage permite desarrollar una lista de tareas, dividiéndolas por grado de urgencia o importancia. De este modo, todas las acciones pendientes podrán ser visualizadas en un mismo lugar, acompañadas de información adicional como, por ejemplo, el tiempo que llevará finalizar cada tarea.
Una metodología que recomienda Billage, de cara la organización empresarial, es la metodología Kanban. Los tableros Kanban son un sistema de organización de la producción que evita los denominados ‘cuellos botellas’.
“Con este sistema cada tarea deberá ser finalizada antes de poder pasar a la siguiente, lo que obligará a toda la cadena a implementar correctamente su sección en el tiempo estipulado para que no acarree consecuencias en otros”, explica Antoni Guitart Ventura, responsable de Billage, solución de Cegid. “Una vez identificados los roles de cada uno, qué debe hacer, cómo, en qué momento y delimitar el proyecto en tareas muy medibles, el método será un éxito siempre que lleves un exhaustivo control del tablero”, añade Guitart.
Herramientas que faciliten el teletrabajo y la flexibilidad laboral
Las nuevas tecnologías han permitido que trabajar desde cualquier lugar del mundo sea posible. Por ejemplo, el teletrabajo y la flexibilidad horaria pueden convertirse en factores de mejora de la productividad laboral. Sin embargo, aun hoy en día muchas empresas no han podido adoptarlos por falta de herramientas.
Con el objetivo de remar a favor de la flexibilidad, es indispensable poder gestionar proyectos de forma fácil, colaborativa y accesible desde cualquier lugar. Para ello, disponer de una app móvil que reúna todo el material e información relevante y en la que se pueda gestionar el estado de una tarea resulta muy útil para mantener actualizado al equipo esté donde esté.
“Dejar en manos de la tecnología la gestión de los proyectos mejora la experiencia del cliente, terminando los proyectos en tiempo y forma con la máxima calidad. Asimismo, contribuye a que los empleados trabajen mejor y con mayor comodidad y, algo que preocupa a toda compañía, permite controlar hasta el último gasto del proyecto. Todo ello repercute en la productividad y eficiencia de las empresas”, explica Guitart.
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