Qué es un gestor documental y cómo puede ayudarte en tu empresa

En una empresa, sea del tipo que sea, cualquier método que ayude agilizar y reorganizar la labor es bien recibido. Una gestión rápida, simple y completa de la inagotable documentación que precisa una compañía es primordial para su productividad. Y por y para eso existen los gestores documentales como vitradoc.com.

El ayudante que necesita toda empresa

Un gestor documental, a efectos prácticos, es como una oficina sin papeles. Es decir, una central electrónica donde almacenar documentos que, de no haber pasado por un proceso de digitalización, tendrían un formato físico en papel. De este modo el control y el acceso a la documentación almacenada están muy bien organizados dada su accesibilidad. Pudiendo acceder a ellos, de forma muy bien redistribuida, desde prácticamente cualquier dispositivo.

De ahí el mencionado nombre, una plataforma que gestiona documentación. Con todos los cansados procesos burocráticos de búsqueda que ello puede conllevar, pero desde la comodidad de un ordenador con conexión a Internet. Una herramienta digital de gran utilidad para una empresa, ya que sus múltiples funciones colaboran en cuanto a reducción de tiempo y de coste y en la hábil unificación de procesos. Como, por ejemplo, la gran cantidad de documentación que requiere la prevención de riesgos laborales, o de archivos importantes que ya no llegan por correo postal, sino electrónico.

Gracias a la disposición digitalizada de los documentos que precisa una empresa, el tiempo perdido en la ida a un archivo o almacén a por ellos, junto con su redacción y posterior escaneo y copia, se agiliza. Asimismo, permite todo tipo de prácticas relacionadas con la burocracia empresarial desde un mismo dispositivo al que toda la empresa puede conectarse. Sin olvidar que evita el uso de papel, disminuyendo el impacto al medio ambiente. Un todo en uno que hace a su vez de portal inmediato a la administración empresarial y de medio sostenible.  

Un deseable repertorio de capacidades

En cuanto a funciones, el gestor documental antes mencionado, por ejemplo, ofrece de todo tipo. Desde una ayuda en el archivo y clasificación de documentos de forma muy organizada, con el propósito de agilizar su hallazgo en un orden escogido. Hasta la recibida de avisos automáticos en el correo electrónico, por ejemplo, relacionados con la caducidad de un archivo guardado. Para que durante el estrés laboral la seguridad absoluta en las fechas clave no sea una piedra más que añadir al pesado carro del trabajo.

Además, un gestor documental cuenta también con su correspondiente gestión de usuarios, permitiendo remarcar sus permisos para limitar su acceso y evitando así la dependencia individual en un solo documento. Junto a ello, entrar en un gestor documental es muy sencillo, requiriendo tan sólo de un nombre de usuario y contraseña desde cualquier dispositivo u ordenador con conexión a Internet.

A ello se le suma la seguridad de su uso, manteniendo los archivos seguros en un servidor con copia a diario durante 24 horas, los 365 días del año. Junto con la automatización del cumplimiento legal de los archivos. Comprobando todos los detalles requeridos para tener al día toda documentación respecto a su correspondiente legislación o particularidad legal.

¿No es más seguro todo en papel?

La vulnerabilidad de los formatos analógicos como lo son los libros, el papel o los discos, ha dado paso a la búsqueda de más seguridad de almacenaje en la era actual de la súper-información. Dicha fragilidad no sólo proviene del uso, sino también del tiempo. Podría pensarse que un libro, si no se toca, queda en perfecto estado. Pero no es así. Algunos efectos, como la humedad o la temperatura, pueden contribuir a su deterioro más rápidamente de lo que se espera.

Con ello, la investigación tecnológica concibió el sistema binario, que es el que emplea el ordenador para almacenar y transmitir información digital. Con el término digital, se hace exclusiva referencia a su significado registrado aplicándolo a un dispositivo o sistema que crea, presenta, transporta o almacena información mediante la combinación de bits. Y a su vez, un bit es una unidad de medida de cantidad de información, equivalente a la elección entre dos posibilidades igualmente probables. Es decir, a una elección binaria.

En un gestor documental, la digitalización de los documentos, su transporte de papel o lenguaje común a lenguaje de bits, sirve como filtro de búsqueda. El gestor, y como cualquier sistema informático, se dirige hacia un documento mediante el descarte y acierto de unos y ceros de los que se compone el código binario. Es por ese motivo que un gestor documental es mucho más ágil que un humano en el momento de dar con documentación. Dado que funciona a través de una máquina con procesos en gran medida matemáticos y, por tanto, precisos.

La seguridad de las copias digitalizadas

Es cierto, como se ha mencionado, que los formatos analógicos son más vulnerables. Y, se entiende, el soporte o hardware donde se almacena la información digitalizada también lo es, como lo sería un disco duro o un CD-ROM. Además, la naturaleza virtual, físicamente intangible, de la digitalización genera cierto tipo de inseguridad respecto a su existencia. Como no puede sostenerse entre las manos, aparece como una ilusión de irrealidad.  Esto, sin embargo, lo soluciona Internet.

Un gestor documental requiere de Internet. Al mismo tiempo, Internet, a pesar de contar con innumerables servidores, actúa de algún modo como “nube”. En términos digitales, la nube es una red mundial de servidores con distintas funciones únicas. No es algo físico, sino que pertenece al mundo virtual. O en otras palabras, la información almacenada en una nube está siempre disponible, desde cualquier parte del mundo y mediante cualquier dispositivo conectado a Internet.

En este contexto, la seguridad de los archivos y documentos en un gestor documental está totalmente garantizada. En su caso, dicha nube tendría una naturaleza híbrida, entre lo privado y lo público, confinando su uso a los miembros de una empresa que, a su vez, estarían limitados por accesos. Por este motivo, no hay que temer a la digitalización de la documentación imprescindible de una empresa para subirla a un gestor documental. De hecho, su seguridad supera a la analógica. Y la agilidad de la automatización se encargará de hacer el resto.