En un entorno cada vez más digitalizado y globalizado, las organizaciones buscan establecer compromisos sólidos de los empleados con los objetivos corporativos. Comprender y conectar, también desde la emoción, a personas y a empresas se presenta como uno de los principales retos a superar para impulsar la generación de vínculos eficientes para ambas partes.
Acometer la integración de los nuevos empleados, como un proceso Agile, poniendo en valor a los individuos, colaborando y respondiendo con agilidad a sus demandas y expectativas, proporciona esa visión dinámica -y digital- que demanda el nuevo entorno laboral.
Estas fueron algunas de las ideas expuestas en el Encuentro entre profesionales de Recursos Humanos organizado por Cezanne HR y el Gupo BLC, la pasada semana en Madrid. Un encuentro en el que la tecnología también ha reivindicado su protagonismo a la hora de implementar procesos de bienvenida solventes y eficientes.
Las organizaciones buscan aprovechar la motivación extra que presentan -por regla general- los nuevos empleados antes de incorporarse a un nuevo reto profesional. El proceso de Onboarding es, por lo tanto, la primera experiencia de un empleado con su nueva empresa, por lo que merece la pena dedicar el tiempo y los recursos necesarios para esa experiencia sea enriquecedora y, realmente significativa en términos de engagement.
Javier Cantera Herrero, Presidente de Grupo BLC, identifica cuatro puntos estratégicos en cualquier proceso de Onboarding: Información, por un lado, para satisfacer las necesidades de conocimiento que ayudan al candidato -futuro empleado- o al empleado recién incorporado a gestionar el estrés y la incertidumbre que provoca el cambio; Incorporación, es decir, cuidar el primer día, proporcionar los medios físicos del puesto de trabajo y las herramientas tecnológicas necesarias y asegurar el acompañamiento óptimo al nuevo empleado, no solo el primer día, sino los sucesivos; Inducción mimando el proceso de socialización, asegurando el contacto con las personas clave y los equipos de trabajo con los que tendrá que trabajar el nuevo empleado. Facilitar la formación y la información clave sobre negocio y empresa; e Integración, no basta con recibimiento adecuado. Hay que garantizar la interacción de manera exitosa del nuevo empleado con los distintos equipos y evaluar los resultados desde las primeras etapas. O, lo que es lo mismo: asegurar el desempeño.
El segundo en intervenir fue José Manuel Villaseñor, Partner Director de Cezanne HR en España, para poner en valor la importancia de contar con soluciones tecnológicas que permitan -de una manera sencilla- gestionar las actividades clave del Onboarding y agilizar otras funciones estratégicas dentro del ciclo de vida laboral del empleado como traslados, ascensos, reincorporaciones, etc.
Para José Manuel Villaseñor, estas soluciones deben estar diseñadas para automatizar y optimizar la cantidad de tareas administrativas relacionadas con la contratación y la incorporación de un nuevo empleado. Sin ellas, la gestión y el cumplimiento de estas tareas implicaría una sobrecarga de trabajo adicional difícil de asumir por el entorno de Recursos Humanos. Portales de bienvenida, gestión de tareas y funciones de integración, son -según Villaseñor– algunos elementos imprescindibles dentro de una solución de Onboarding.
Por su parte, Carmen Mª Sabater, Directora de Recursos Humanos de Torresol Energy, explicó la importancia de estos procesos de Onboarding en su organización. Unos procesos con los que buscan minimizar el período de adaptación, favorecer la integración del nuevo empleado a la cultura organizativa, rentabilizando el periodo de reclutamiento y ayudando al nuevo empleado en su integración.
Para Carmen Mª Sabater, el Onboarding tiene cuatro requisitos clave: Cumplimiento para asegurarse de que el nuevo empleado conoce las normas básicas y las políticas de la compañía; Clarificar, función con la que se debe dejar claro que espera la compañía del empleado y viceversa y cuál será su cometido en la organización. Es decir, es un proceso en el que se deberán gestionar con eficiencia las expectativas; Cultura para compartir los valores, principios y creencias e impulsar en las nuevas incorporaciones un sentimiento arraigado de “proud of belonging”; y Conexión para hacer que el encaje sea preciso, ayudando a establecer las relaciones y redes de información adecuadas.
Finalmente, Ana Holgado, Directora de Recursos Humanos del Grupo Selectiva habló de la importancia de los procesos de Onboarding en su compañía como elemento impulsor de la motivación, el sentido de pertenencia, la integración y la neutralización del riesgo de abandono. Sos procesos -dijo- que empiezan con el objetivo de satisfacer la Experiencia del Candidato. Buscan conocer a su candidato idóneo para enviarle mensajes que le impacten y le emocionen. Acciones concretas como citarle a través de un mail o vídeo en formato que le cause sensación, un recibimiento óptimo, una prueba gamificada, WhatsApp de agradecimiento por acudir a la entrevista o, incluso, enviarles un coche o esperarles en la entrada, son solo algunos ejemplos llevados a la práctica en esta organización.
Una vez el candidato es seleccionado, en el Grupo Selectiva se activa lo que podríamos llamar la segunda parte del Onboarding y, que, en este caso, pone el foco en la mejora de la Experiencia del Empleado. La figura del tutor o coach, formación inicial, chatbot, acompañamiento en momentos especiales (cumpleaños, nacimientos, fallecimientos, gustos, ocio y vida familiar) con acciones concretas, evaluación del desempeño y planes de formación y desarrollo personalizados o portal de desvinculación y cuestionario de satisfacción, son algunas de las acciones que conforman el plan de Bienvenida e Integración del Grupo Selectiva. Un Plan que, como aclaró Ana Holgado, gestionan con la ayuda de Cezanne HR.
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