Uno de los principales activos de Sociedad de Prevención de FREMAP son los informes y documentación técnica que entrega a sus clientes, como Evaluaciones de Riesgo, Reconocimientos Médicos o Informes específicos. Una realidad que muestra la importancia de una correcta gestión del parque de impresión y de los procesos documentales en una empresa como Sociedad de Prevención de FREMAP, con un volumen de impresión de 28 Millones de páginas, 130 oficinas y 2.220 empleados.
Por otro lado, la compañía contaba con un parque de impresión departamental que había crecido hasta las 1.000 máquinas, con un ratio de 1 dispositivo cada 2 empleados. Un modelo que generaba grandes costes de mantenimiento, con un alto número de incidencias y reposición de máquinas cada tres años.
Ante esta situación Prevención FREMAP confía en Konica Minolta para que rediseñe el modelo de impresión, con un parque adaptado a sus necesidades reales, más eficiente e integrado con los flujos de trabajo de cada departamento. Armando Millán, director del Área de Servicios e Infraestructuras Informáticas, dirección de Operaciones, de Prevención FREMAP, comenta que “la facilidad para la gestión del cambio fue igualmente importante, ya que la impresión de documentación médica exige el mayor grado de confidencialidad posible, algo que fue posible garantizar mediante la integración de lectores de tarjeta magnética para la ejecución de cualquier trabajo de reprografía.»
Bajo estas premisas Konica Minolta desarrolló un nuevo modelo de impresión en el que se tuvieron que afrontar dos grandes retos: la deslocalización de la compañía y los altos requisitos de seguridad.
Prevención FREMAP tiene más de 130 oficinas en toda España, lo que dificultaba conocer el número y posición de cada máquina. Para simplificar el control del parque de impresión Konica Minolta optó por homologar 2 equipos A3 monocromo y dos en A3 color. Además, añadió un sistema de monitorización basado en GPRS que permite conocer la localización de cada máquina, su estado, y la cantidad de copias que realiza. Una información que permite un uso más eficiente de los equipos disponibles, situando los más potentes en los departamentos y delegaciones críticas.
Dentro de la Prevención de Riesgos Laborales se maneja información confidencial de las empresas y de sus empleados. Esto hizo que Konica Minolta optara por una arquitectura donde no era necesario incorporar servidores de impresión, y se desarrolló un driver específico desde la central en Japón que permitiera la autenticación sólo con el usuario, sin contraseña, evitando problemas de integración con la política de seguridad.
El proyecto desarrollado por Konica Minolta ha redimensionado el parque de impresión y lo ha reducido hasta los 250 dispositivos, con un ratio de 1 equipo cada 8 trabajadores. Además se han incluido soluciones software de accounting como el PageScope Enterprise Suite, que permite una impresión segura, controlada y eficiente; o la solución CS Remote Care, que hace que sea el propio equipo el que avisa al soporte técnico de posibles errores y de la reposición de tóner.
Sociedad de Prevención de FREMAP ha reducido los gastos de impresión en un 40% en costes directos, a lo que hay que sumar el ahorro energético que permiten los equipos de Konica Minolta, y la reducción de los costes asociados a la gestión de incidencias y reposición de máquinas obsoletas. Al mismo tiempo, la compañía tiene ahora una visión real de su parque de impresión, que se ha dimensionado de forma eficaz en una relación de 1 equipo cada 8 trabajadores.
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