Reuniones de feedback: la importancia de que sea bidireccional

¿Alguna vez has gritado a pleno pulmón en una montaña esperando a que el eco devuelva tu voz? Es una sensación que roza lo mágico y hace que te emociones al recibir de vuelta las palabras que acabas de lanzar. Sin embargo, hay veces que te quedas esperando esa repetición sin éxito, permaneciendo a la espera y decepcionándote o sintiéndote incómodo al ver que no pasa nada. En ese momento puede que trates de repetir la maniobra porque no has recibido la respuesta que esperabas.

Seguro que en más de una ocasión al escuchar tu propia voz en un audio te ha resultado extraña. Te cuesta reconocerte hasta que vuelves a reproducir la grabación una o dos veces más.

Algo parecido pasa en nuestros equipos de trabajo, hay veces que estamos más pendientes de oír nuestro propio mensaje que de llegar a los objetivos marcados. También existen otros momentos, en los que salimos de las reuniones de equipo con más energía, motivados y con el foco puesto en la meta y el camino para lograrla.

¿Qué diferencia unas reuniones de otras? ¿Cómo podemos hacer para que nuestra comunicación sea lo más eficaz y clara posible?

A continuación, te explicamos qué es la comunicación bidireccional y cómo el feedback puede convertirse en un gran aliado para liderar un equipo con éxito.

Comunicación bidireccional

Cuando hablamos de comunicación bidireccional nos referimos a una comunicación participativa y en ambas direcciones entre los actores principales, es decir, entre las partes interesadas. En este tipo de comunicación todos los participantes son a la vez emisores y receptores compartiendo información, roles y generando un intercambio dinámico y eficaz en ambas direcciones.

Las claves para fomentar este estilo de comunicación pasarían por desarrollar unos mejores canales internos donde los mensajes se transmitieran de la mejor forma posible. Estos medios tienen que priorizar actitudes de escucha activa e integrativa donde no se deje a nadie fuera del canal.

Si conseguimos asentar este tipo de comunicaciones en la compañía y los equipos de trabajo, podremos generar resultados satisfactorios que se traducirán en:

• Mayor transparencia.
• Incremento de la relevancia de la información compartida respecto a las necesidades de los clientes.
• Un aumento de la percepción de valía por parte de los miembros del equipo.
• Una imagen de marca más humana.

Si bien es verdad que este tipo de comunicación al principio puede acarrear una mayor inversión de tiempo, pero a medio y largo plazo los resultados serán más sólidos y acertados.

Una de las características fundamentales de una comunicación bidireccional es el feedback o retroalimentación, es decir, devolverle a nuestro interlocutor lo que hemos comprendido de su mensaje, su intención y nuestra valoración constructiva al respecto.

Cuando hablamos de feedback en entornos de trabajo nos referimos a proporcionar información acerca de los resultados de una actividad o tarea al equipo que lo ha realizado. Una herramienta que puede utilizarse después de evaluar la eficacia de un proceso y en el que aportamos no solo consejos sino críticas constructivas y perspectivas diferentes con tal de enriquecer el proyecto.

Disponer de una buena intercomunicación bidireccional hace que tomemos mayor conciencia de nuestras habilidades y destrezas y que pueda aumentar el sentimiento de pertenencia y el compromiso con los objetivos del proyecto.

Ventajas para el equipo

El feedback es una de las mejores herramientas que tenemos a nuestra disposición para empoderar al equipo, hacerle sentirse valorado y poner el foco en el trabajo bien hecho. No solo se trata de informar respecto al trabajo o los fallos detectados, sino que puede ayudarnos a reconocer la importancia de su labor y el rol que desempeñan.

Un agradecimiento a tiempo, allana el camino y focaliza en los objetivos. Permite tener una mejor imagen de la empresa, así como mejora su experiencia como empleado viéndose reflejado en la productividad, la satisfacción y el compromiso.

El uso del feedback también favorece al equipo a tener más claros los objetivos y prioridades de la compañía enriqueciendo la dinámica de trabajo. Igualmente ayuda a ajustar la acción en aspectos reales y realizables. Lo que mantiene una buena motivación y fomenta la creatividad.

Mediante esta herramienta los líderes podrán realizar críticas constructivas que faciliten a sus equipos aumentar sus competencias y mejorar como profesionales.

Quien juzga debería ponerse los mocasines del “otro” durante 6 lunas 

Proverbio sioux 

Ventajas para la empresa 

• Minimiza los conflictos: mantener una retroalimentación comunicativa continua permite que los equipos puedan adelantarse a las dificultades y puedan ajustar su respuesta a las necesidades concretas de cada situación.
• Mejora el ambiente de trabajo: gracias a un uso adecuado de la comunicación bidireccional y el feedback, el ambiente en la oficina será más agradable y libre de relaciones tóxicas, creando una experiencia más satisfactoria como trabajador y haciendo crecer la cultura de empresa.
• Mayor compromiso: escuchar las opiniones de los empleados, ponerlas en valor y hacerles ver que se les tiene en cuenta a la hora de resolver problemas genera equipos más sólidos y competitivos

Allen, Howe y Fredenbuurg en su estudio de 2001 sobre cómo influye el feedback en la motivación encontraron una correlación directa entre sentirse escuchado y la motivación intrínseca de los trabajadores.

• La retroalimentación mejora la organización 360: los equipos mejoran su eficacia y las organizaciones generan experiencias más satisfactorias para el equipo y el cliente.

Claves para obtener un buen feedback

Para obtener un feedback positivo de nuestros equipos tenemos a nuestra disposición diferentes herramientas prácticas. A continuación, te mostramos algunas de las más eficaces de las que puedes echar mano:

Reuniones cara a cara: son reuniones breves individuales que se acuerdan de forma periódica para establecer líneas de actuación y concretar objetivos.

Escalas de satisfacción: analizan la satisfacción de los equipos respecto a sus expectativas dentro de la empresa, desglosando a los empleados entre:

• Trabajadores proactivos: se adaptan bien a los cambios, siempre positivos y comprometidos.
• Trabajadores pasivo-críticos: son personas que no suelen tener iniciativa propia y no se comprometen con la empresa.
• Trabajadores neutros: son el punto intermedio entre los trabajadores proactivos y los trabajadores pasivo-críticos, a veces son comprometidos y a veces no.

Tener en cuenta este indicador permite saber cómo es la vivencia del personal y la respuesta que se da desde la organización. 

Encuestas de pulso: test breves y concisos que se suministran de forma periódica a los equipos con la finalidad de analizar cómo está siendo su paso por la organización y qué factores influyen más en los resultados de la compañía. La satisfacción, la motivación, la comunicación, el clima o el compromiso de los trabajadores pueden ser ejemplo de ello. 

Habilidades de un buen líder para construir un buen feedback

• Autoconciencia: para empatizar es fundamental conocerse a sí mismo y el momento en que uno se encuentra. Mantén una actitud abierta y atenta a las dificultades que puedan surgir en el equipo. Cuanto más nos conozcamos a nosotros mismos menor será el miedo a exponernos y a comunicarnos de manera más asertiva.
• Antes de hablar pregunta: cuanto más concreta y específica sea nuestra visión del problema mejores soluciones encontraremos y para ello nada mejor que mantener los oídos abiertos para saber qué necesitan o dónde se está atascando nuestro equipo. Cuanto más presuponemos más nos equivocamos y más difícil será llegar a la solución adecuada.
• La diferencia nos enriquece y el respeto nos une: mantente abierto a la diversidad, cada empleado puede tener necesidades diferentes, ya sean físicas, emocionales, o de información. Cuanta más amplia sea tu gama de soluciones más sólida será tu respuesta ante los desafíos
• Confronta sin miedo: como decíamos antes, buscamos soluciones reales y realizables. Si queremos poner el foco en lo que se puede hacer hará falta desterrar del campo de visión lo que nos distrae o confunde. Cuanto más claro y conciso seas, más fácil será que tu equipo entienda hacia donde quieres que se dirija.
• Acoge y valida: hacerle ver a tu equipo que le comprendes y estás de su parte puede hacer que la persona se autorregule mejor y pueda normalizar la carga emocional que implica el trabajo. Transmitir información clara de forma asertiva disminuye la percepción de amenaza y fortalece estrategias eficaces de afrontamiento y resolución de conflictos.
• Busca ayuda: estar pendiente de las necesidades del equipo no es fácil y mantener la atención plena puede llevar a sobreimplicación. Sin embargo, sabemos que, si bien mantener una comunicación bidireccional es una tarea ardua, trabajar desde la desinformación o con canales de comunicación bloqueados lo es mucho más. Siempre podremos solicitar la ayuda del propio equipo o de entidades ajenas al mismo para ampliar nuestro abanico de recursos.

“Es imposible saber qué necesita un equipo sin preguntarle directamente o sin contar con sus propios principios e intereses”

A modo de conclusión, podemos decir que la comunicación bidireccional es una herramienta muy útil para motivar a nuestros equipos ya que por un lado fomenta una continua mejora basada en detectar con tiempo las nuevas oportunidades y los desafíos constantes, y, por otro lado, permite una mayor implicación a la hora diseñar las acciones más eficaces para obtener los resultados esperados.

De igual forma, la retroalimentación es un excelente recurso para empoderar a los equipos ya que permite reconocer las fortalezas y recursos de los trabajadores, haciendo ver que el trabajo bien hecho es valorado por parte de la compañía. No podemos olvidar que el feedback es un instrumento más que hay que practicar y evaluar para sacarle el mayor provecho posible.

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