Diez consejos para combatir la ‘epidemia’ del exceso de videollamadas durante la pandemia

La actual pandemia obligó a las organizaciones a adaptarse rápidamente. El teletrabajo surgió como alternativa válida para continuar con el “business as usual”. Muchas empresas no estaban acostumbradas a esta modalidad y tuvieron que capacitar a sus colaboradores en forma remota para subirse a una nueva realidad que obligaba a hacer las cosas de otra manera. Esto que al principio fue una novedad, luego de varios meses genera ansiedad y estrés.

La escena se repite: faltan pocos minutos para esa nueva videollamada que figura en la agenda. ¿Cómo pasó tan rápido el tiempo? Quedan varias cosas por terminar antes de entrar a esa reunión que, además, no se sabe cuánto puede llegar a durar. La ansiedad aumenta. Uno se peina un poco, se ordena el lugar, terminamos de almorzar o de tomarte el café rápidamente y, en caso de tener hijos, hay alta probabilidad de que se despierten o no paren de interrumpir en plena conversación.

Sumarse a esos encuentros puede ser estresante, más aún si son varios por semana o uno detrás de otro. Algunos hablan del “burnout del video chat”, mientras que otros lo llaman la “fatiga del Zoom”. Son los nuevos compañeros de trabajo en este demandante entorno virtual. Pero… ¿ qué es lo que realmente nos incomoda de esta forma de comunicación?

En Visma hemos planteado algunas claves para manejar mejor esta situación, basados en tendencias que se están poniendo en práctica en distintos lugares del mundo. Para aliviar el desgaste físico, psicológico y emocional que nos generan las videoconferencias, y procurar el bienestar de los miembros del equipo, es necesario que colaboradores y líderes puedan tomar algunos recaudos:

1. Hacer un registro. Anotar cuántas videollamadas tuvo alguien en la semana, cuánto tiempo demandó cada una y qué es lo que incomoda de ellas (si estar frente a la cámara, si son muy seguidas o largas, o si no contribuyen a avanzar con el trabajo). Vale incluir también las reuniones virtuales sociales (after office, saludo de cumpleaños). El objetivo es identificar cuál es nuestra reacción ante las videollamadas en general, qué generan en nosotros y, principalmente, si existe la alternativa de otras vías de comunicación que podrían funcionar mejor.
2. Limitar las videollamadas. Los expertos coinciden en la importancia de limitar las reuniones virtuales a las estrictamente necesarias e invitar a participar únicamente a las personas adecuadas. ¿Cuáles de esas charlas se pueden abordar mejor a través de un e-mail, una llamada telefónica o un documento compartido en el que se puedan agregar notas claras para trabajarlo en equipo?
3. Definir estructura, horarios y duración. Lo ideal son reuniones de media hora a una hora como máximo, evitar hacerlas después de las 18:00, y los viernes hasta las 15:00 horas. E igual que con las reuniones presenciales, preparar con antelación los objetivos de los encuentros para que los participantes sepan con precisión qué se espera lograr en cada uno.
4. Disponerse con empatía. Siempre es bueno, antes de ir al tema central de la reunión, saludar, preguntar al otro cómo está, cómo se siente en este contexto, si pasó algo relevante fuera del ámbito laboral. Se trata de saber más del otro, también contar las propias situaciones, y así conocerse más, estrechar lazos de confianza, preparar el terreno para hablar de manera más distendida.
5. Hablar solo si es necesario. Durante la videollamada es importante preguntarse continuamente si “ayuda en algo que diga lo que estoy pensando”. La idea es que cada comentario sea verdaderamente relevante y ayudar a que las conversaciones vayan siempre al foco del asunto.
6. Cubrir la propia imagen. Verse a uno mismo en la pantalla es factor de distracción, expertos sugieren prender la cámara solo cuando sea necesario. Es conveniente desplazar la propia imagen hacia un extremo de la pantalla o reducirla o taparla con un post-it y tomar notas para concentrar la vista en otro lado.
7. Evitar el “multitasking”. Cuando llegue la hora de la videollamada, enfocarse solo en eso. El tratar de estar pendiente de varias actividades en simultáneo provoca agotamiento, e incluso podría parecer que no se tiene interés en la reunión. Una manera de sentirse más productivo y reducir el estrés podría ser, por ejemplo, dedicar las mañanas a las tareas habituales del trabajo y las tardes a las videollamadas y reuniones virtuales.
8. Recapitular. Tanto cuando la reunión es presencial como cuando es virtual, siempre conviene enviar un resumen de temas tratados y conclusiones vía e-mail para todos los participantes. Es una forma de “estar todos en la misma página” y evitar aclaraciones o reiterar temas ya conversados.
9. Hacer un break. Entre una y otra videollamada es conveniente levantarse de la silla, caminar por la casa, hacerse un café, escuchar música o radio, hacer algún ejercicio; es decir, “desconectar” un poco para luego seguir con toda la energía.
10. Establecer y mantener una rutina. Es importante tratar de acostarse y levantarse a la misma hora todos los días, determinar un horario de trabajo -aunque estemos en casa y en pijama-, crear un hábito que contribuya a un biorritmo propio durante la pandemia. Hay que establecer una rutina con un horario de inicio y finalización, para poder hacer otras cosas, hablar con amigos, estar con la familia. También ayuda hacer las comidas lejos de las pantallas o del smartphone, sin distracciones. Un momento para cada cosa y cada cosa en su lugar ayudan a disminuir