El protocolo ‘perfecto’: diez pautas a desarrollar para la desescalada en las empresas

Con el proceso de desescalada, las empresas tienen que empezar a adaptarse a la nueva realidad. Tras la crisis mundial del COVID-19 se abre un nuevo horizonte en muchos aspectos de la vida y también en el laboral. Adaptar las organizaciones a esta nueva situación es fundamental si las empresas quieren sobrevivir y evolucionar. BICG consultora experta en innovación y nuevas estrategias de trabajo, explica cómo mejorar la experiencia del empleado, la tecnología y los espacios de trabajo tras la crisis mediante un decálogo de medidas efectivas para las empresas.

El estudio El teletrabajo en España, elaborado el pasado mayo por el BNE, aportaba los siguientes datos: Según la EPA, el porcentaje de ocupados que, al menos ocasionalmente, trabajaban desde su residencia ascendía al 8,3 % en 2019, lo que representa un crecimiento de 2,4 puntos porcentuales desde 2009. También añadía qué en una encuesta realizada recientemente a empresas, se observaba que el 80 % de la muestra había aumentado el teletrabajo para que su actividad se resintiese lo menos posible durante la crisis del COVID-19. Además, el estudio arrojaba el dato de que España es uno de los países de la UE en el que menos implementado está el teletrabajo (aunque va in crescendo), siendo los Países Bajos, Suecia y Estonia en los que más instaurado está.

Lo que también reflejaba el informe elaborado por el BNE era que no todas las empresas que habían implementado el teletrabajo durante la crisis del COVID-19 se encontraban en disposición de llevarlo a cabo de manera óptima (muchas de ellas lo hicieron de forma extraordinaria, sin estar preparadas al 100 %). Por ejemplo, el teletrabajo requiere una cierta inversión en equipo informático y tecnológico, y un determinado nivel de formación por parte del trabajador, entre otros requisitos imprescindibles. 

Ante esta situación, en la que se ha de compaginar la vuelta a la oficina de manera progresiva y en  circunstancias muy especiales, con el trabajo a distancia de buena parte de la plantilla, es clave que las empresas tengan claros los procesos que han de seguir para lograr que sus espacios de trabajo sean COVID-free, a la vez que se implementan las medidas oportunas para conseguir que todos sus profesionales se adapten con éxito y rapidez a la nueva realidad post COVID-19. Para ello, BICG, consultora especializada en innovación en la forma de trabajar y en los espacios de oficinas, sugiere 10 claves: 

1. Desarrollo de protocolos de prevención y seguridad para la relación entre profesionales: nueva distancia social, nuevas medidas de higiene, etc.
2. Valoración de la disposición para la vuelta al centro de trabajo de los profesionales de acuerdo a su situación personal (opción de teletrabajar, etc.)
3. Segmentación de profesionales de acuerdo a sus actividades, movilidad y requerimientos tecnológicos específicos.
4. Creación de la “Oficina de ayuda” al empleado para dar soporte en caso de necesitar acompañamiento en la adaptación a la nueva situación.
5. Re-definición del modelo de liderazgo en el contexto de post-crisis.
6. Definición de un calendario, protocolo y soluciones para la logística de llegada, acceso y flujos de las personas a los edificios y a las diversas plantas si las hubiera (uso de los ascensores, escaleras, etc.).
7. Desarrollo de protocolos para el uso de los espacios de oficina.
8. Elaboración de un catálogo de soluciones espaciales como respuesta a cuestiones normativas y protocolos definidos.
9. Desarrollo de pautas y manuales detallados sobre cómo utilizar las herramientas para la colaboración a distancia.
10. Revisión de la suite de software de colaboración y comunicación a distancia a disposición de los usuarios.

Este decálogo forma parte de una serie de medidas (en concreto 72) que BICG ha elaborado y recomienda a las compañías. El fin de este documento es integrar coherentemente todos los elementos necesarios para facilitar a los profesionales un mejor uso de los centros de trabajo ahora y en un futuro; preservar su salud; mejorar su productividad, la comunicación, la coordinación y la colaboración en entornos de trabajo híbrido (presencial y a distancia) de trabajo a distancia; así como garantizar la continuidad de negocio, entre otros pilares fundamentales para este periodo de transición hacia la nueva realidad.

Por último, BICG acaba de lanzar una app que permitirá a los profesionales de cualquier empresa hacer una petición -desde su móvil u ordenador- para poder acceder a la oficina.  BICG ha desarrollado esta aplicación para facilitar una de las cuestiones que más se consultan estos días: la organización del acceso y uso de las oficinas cumpliendo las pautas de prevención frente al COVID-19. 

En palabras del CEO de BICG Iñaki Lozano: “Es fundamental tener en cuenta la multitud de factores -y no sólo algunos de ellos -, así como su interconexión y coherencia, para que esta adaptación sea, además de efectiva y positiva, una oportunidad para mejorar la forma de trabajar en el futuro próximo, tal y como venimos demostrando desde hace más de 20 años en cientos de proyectos alrededor del mundo”.