Guía “Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid-19”

Son muchas las empresas que empiezan a preparar sus oficinas adaptándolas a la nueva realidad laboral producida por la pandemia de coronavirus. Los nuevos espacios deben garantizar a sus usuarios mantener sus puestos de trabajo una distancia mínima de 2 metros, reducir la densidad y el aforo en sus instalaciones creando turnos de trabajo. Además se impulsa la conciencia ecológica y la transformación digital, el mobiliario ergonómico, las mamparas de seguridad, materiales antibacterianos, así como, espacios flexibles y polivalentes. Se desarrollan también protocolos de higiene para los trabajadores y su puesto de trabajo, señaléticas que garanticen la circulación segura y nuevas tecnologías como cámaras con control de temperatura corporal o sensores que evitan tocar zonas de uso compartido como ascensores o baños.

Para no dejar nada al azar, Actiu, compañía española líder en diseño y fabricación de mobiliario para espacios de trabajo y hospitality ha puesto a disposición de las empresas la Guía “Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid19” para ayudar a recuperar la nueva normalidad garantizando la seguridad de sus plantillas, sin renunciar a la productividad y eficacia necesarias para superar esta crisis. La guía facilita el rediseño de los entornos de trabajo y socialización a las nuevas condiciones sanitarias e higiénicas, a compaginar el teletrabajo con la oficina tradicional y a garantizar la seguridad y salud en los espacios de coworking y ocio.

Espacios y empresas

La capacidad de reinventar estos entornos, desde el diseño, el mobiliario y la decoración, a las nuevas necesidades, es primordial. En esta reinterpretación post Covid19 de los lugares de trabajo, Actiu aplica su experiencia y su modelo Cool Working a los distintos estilos de trabajo de la oficina,  para facilitar el rediseño de espacios centrados en la salud de los trabajadores:

• Primero, las zonas de concentración de puestos de trabajo son las que están sufriendo mayores cambios de uso. 
• Segundo, además de combinar el trabajo presencial con el teletrabajo, se reducirá la densidad de personas y utilizará el mobiliario para flexibilizar y maximizar seguridad.
• Tercero, las zonas de socialización -recepción, cafetería…-asistirán a un cambio cultural. Frente a la saturación encontraremos elementos de separación, fijos y móviles, elaborados con materiales resistentes y lavables.  
• Cuarto, en las zonas de aprendizaje distancia, flexibilidad y la modularidad serán  claves junto al elearning. Del mismo modo, las áreas de colaboración, claves en las empresas modernas, alternarán zonas con mesas altas para realizar reuniones rápidas, salas de reunión con mesas estáticas y espacios con mobiliario flexible. En ellas cambiará, sobre todo, la manera de utilizarlos e interactuar, basadas en buenas prácticas y tiempo de uso, sin olvidar las reuniones telemáticas.
• Quinto, los espacios de privacidad personal o de equipo se verán afectados su uso y la interacción del usuario en estos con una tendencia hacia la semi privacidad operativa.

Home Office complementario
En el post Covid19, el ‘home office’ o teletrabajo, se configura como una solución ideal para el control de la densidad en la empresa. El objetivo es optimizar los recursos y garantizar la salud de todos los que regresen a su puesto de trabajo presencial. Pero el resto, deberá seguir trabajando desde casa. Un modelo que contempla alternancias entre la plantillas, tanto en jornada de mañana o tarde o diferentes días de la semana.  Tras la improvisación inicial, conviene ahora crear las condiciones adecuadas para que el home office sea eficiente y satisfactorio, con espacios adhoc, bien iluminados y ventilados, con mobiliario ergonómico y polivalente, cuando el espacio se comparte con la familia. Un entorno para trabajar conectado, con las herramientas adecuadas y lo más atractivo, funcional y cómodo posible para favorecer creatividad y bienestar.

Well frente a Covid19

Actiu fue la primera empresa española que obtuvo la certificación Well V2, que evalúa espacios desde la perspectiva de la salud y el bienestar de las personas dentro de los edificios de acuerdo  a diez elementos: Aire, Agua, Alimentación, Iluminación, Movimiento, Confort térmico, Sonido, Materiales, Mente y Comunidad. Y extiende esta filosofía, más actual que nunca, a todos sus diseños y proyectos. La guía expone los parámetros Well específicos de seguridad antivirus tanto en el aire, agua, movimiento de las personas, la temperatura, los materiales y la comunidad.

Mantenimiento e higiene

El último capítulo de la guía identifica estrategias y protocolos de mantenimiento, higiene y desinfección de las instalaciones y equipamiento, con atención especial a las superficies y materiales de los puestos de trabajo como son las melaminas, metacrilatos, plásticos o el metal.

Algunos Tips de la guía “Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid-19”.

Densidad

·         Reducir el número de sillas para reducir la tasa de ocupación

·         Alternar los asientos en los puestos de trabajo

·         Utilizar pantallas de separación como mamparas para divisorias de mesa en los puestos de trabajo

·         Separación entre sillas/puestos para zonas de reunión y colaboración

·         Delimitar zonas de movimiento/circulación

·         Reubicación de mobiliario auxiliar y/o elementos de mayor facilidad de transporte

• Señalización de zonas de cruce, preferencias y puntos de higiene.

Concentración

·         Ampliar de 11m2 a 22m2 por persona.

·         Realizar la incorporación escalonada y progresivamente, 60%-80% (100% en el mejor de los casos).

·         Fomentar el teletrabajo con aquellos perfiles que lo puedan realizar para descongestionar el espacio e ir ocupándolo progresiva y escalonadamente.

• Turnos de trabajo por equipos a lo largo de la jornada laboral, partiendo equipos en mañana y tarde con el fin de limitar el aforo y evitar aglomeraciones de trabajadores en la oficina.

Socialización

·         Reducir el aforo a 4 personas cada 10m2.

·         Respetar la medida recomendada de 2m siempre que sea posible.

·         Separar las mesas entre sí con mamparas o elementos divisorios.

·         Ampliar la distancia entre mesas y sillas reduciendo el aforo y mejorando los pasos.

·         Respetar flujos de paso y esperar a que pase la persona sin forzar un encuentro intentando mantener una distancia de 1m como mínimo.

• Al ser un espacio de alta concurrencia, marcar unas direcciones de paso intentando mantenerlas siempre libres para evitar las aglomeraciones en zonas de circulación, respetando las personas sentadas el turno para levantarse y acceder a estas.

Aprendizaje

·         Reducir aforo en un 60-70%.

·         Ubicar las mesas o sillas en posiciones que permitan la correcta circulación del espacio y queden siempre los dos puestos a los lados libres.

·         Uso de pantallas y de elementos que faciliten la conectividad 

·         Realizar clases online al 100% o alternar parte presencial y otra online para reducir la densidad del espacio.

·         Colocación de mamparas y divisorias entre las mesas para aportar más seguridad y poder conseguir un mayor aforo, siempre respetando las medidas de higiene y seguridad.

·         Mantener limpio y libre de elementos el puesto o mesa para su fácil desinfección y limpieza.

• Situar puntos de higiene en el acceso al aula para desinfectarse antes de entrar y al salir y ventilar mínimo 15 min antes de ocupar.

Colaboración

·         Reducir la capacidad de las salas a la mitad el aforo o un 60%

·         Utilizar las salas solo cuando sea imprescindible.

·         Apoyo con pantallas para favorecer la conexión del resto de participantes desde casa o en otro punto de la oficina.

·         Reducir tiempos de reunión, realizando estas más concretas y eficientes. Entre 15-30 min

·         Acceder respetando distancias y flujo sentándose solo en una silla, dejando la del lado libre o respetando el espacio y no cambiando de puesto.

·         Situar paneles de protección tanto frontales como laterales para aportar más seguridad a la sala.

·         Mantener un orden de entrada, los primeros sentándose en las sillas más lejanas a la entrada y los últimos en las más próximas, para salir lo realizaremos  a la inversa.

·         No dejar ningún elemento encima de la mesa que dificulte su limpieza.

·         Situar puntos de higiene a la entrada o cerca de las mesas para su uso antes y después de utilizar las salas.

·         Realizar una correcta ventilación de mínimo 15 min antes de ocupar.

• Dejar las puertas abiertas en todo momento.

Privacidad

·         Que sean siempre utilizados por el mismo usuario o restringir su uso a ciertas tareas puntualmente en la jornada.

·         Si dispone de mesa de reunión auxiliar, limitar el aforo al 50-60%, separar sillas de la mesa o situar mamparas frontales para la realización de la reunión.

·         Limitar el uso de confidentes a una persona y siempre utilizando mamparas frontales y ampliando la distancia entre estos.

·         Realizar fuera del despacho todas las tareas que no sean exclusivamente de trabajo en concentración.

·         Respetar turnos para entrar y salir del despacho y realizarlo ordenadamente, al entrar ocupar un sitio para permitir el acceso al siguiente compañero, de igual manera al salir de este.

·         Respetar las distancias mínimas de 2 m, utilizando el espacio y situando a los usuarios dentro de él para respetar estas distancias.

·         Mantener limpio y libre de elementos el puesto o mesa para su fácil desinfección y limpieza.

·         Ubicar punto de higiene cerca de la puerta o en el acceso para su utilización al entrar y salir del despacho.

• Realizar una correcta ventilación de mínimo 15 min antes de ocupar.

Home Office

·         Saber auto-organizarse para que el hogar no se convierta en una oficina los siete días de la semana.

·         Crear un espacio de oficina dentro de casa: una buena conexión a Internet, un ordenador, una silla ergonómica que cuide de la salud mientras se trabaja, un escritorio y espacio de archivo 

·         La elección del mobiliario debe seguir criterios de diseño, funcionalidad y comodidad para facilitar la creatividad, el bienestar y la productividad.

·         Pasamos una media de 9h y 19 minutos en el puesto de trabajo, la gran mayoría, sentados delante de un ordenador. Hay que cuidar  la postura y el ambiente y mantener hábitos saludables en el trabajo.Una mala postura puede ocasionar problemas graves de salud.

• Si es posible, llevar a casa la silla de la oficina.