Tres prácticas para que el trabajo multitarea no sea un suplicio para tu equipo

Actualmente las empresas demandan perfiles lo más completos posibles tanto a nivel formativo como a la hora de desarrollar ciertas tareas. Que un empleado sea capaz de realizar varias actividades de forma simultánea y eficaz es una cualidad cada vez más valorada en las organizaciones. Según Randstad, en nueve de cada diez empleos se demanda al ya conocido como trabajador multitarea o multitask.

Sin embargo, se ha demostrado que el concepto de multitarea resulta más bien utópico, ya que el cerebro no está preparado para poder hacer varias tareas a la vez, por lo que se trata de un problema de organización. De hecho, lo que ocurre realmente es un cambio de actividad (conocido como Task switching), que se refiere a que el empleado va trabajando de un tema a otro en base a una serie de factores, y esto tiene consecuencias negativas tanto para el trabajador como para la empresa.

«Que un trabajador esté sometido a multitarea puede reducir su productividad hasta en un 40%»

El problema no es una cuestión baladí, ya que el 45% de los trabajadores asegura que sus tareas laborales han aumentado en el último año. De esta forma, según una investigación de The Harvard Business Review, que un trabajador esté sometido a multitarea puede reducir su productividad hasta en un 40% y, por lo tanto, puede repercutir en los resultados de la compañía.

Además a nivel físico la multitarea también tiene ciertos efectos secundarios negativos. Si el cerebro es sometido a una sobreexposición de diferentes fuentes de información puede verse afectada la parte de este órgano que se ocupa de la gestión de emociones, la empatía y la toma de decisiones, además de provocar una pérdida de neuronas.

Por estos motivos, tanto compañías como empleados deben tomar medidas que eviten que la multitarea se convierta en un problema en el lugar de trabajo. El equipo de Sodexo Beneficios e Incentivos ha identificado una serie de recomendaciones prácticas para que el empleado deje a un lado la multitarea y consiga alcanzar sus objetivos:

• Buena planificación. Puede resultar demasiado obvio, pero antes de empezar a trabajar es necesario realizar una lista de tareas que deben completarse en cierto tiempo durante la jornada laboral. Lo más beneficioso para evitar posibles situaciones de frustración es anotar todo lo que se quiera hacer y establecer prioridades en base a la urgencia y la importancia. Por último, es preciso revisar cada cierto tiempo que la planificación se va cumpliendo.
• Eliminar las distracciones. Es de sobra conocido que la distracción es el enemigo de todas las actividades que necesiten concentración para llevarlas a cabo. Las distracciones aumentan solo por el mero hecho de cambiar de una tarea a otra, por eso es importante evitarlas al igual que a la multitarea. De hecho, según una investigación de la Universidad de Stanford realizada con universitarios, aquellos alumnos que tenían una mejor capacidad para llevar a cabo la multitarea obtuvieron peores resultados en las pruebas que consistían en el cambio de una tarea a otra, ya que se distraían fácilmente. Aunque en el entorno laboral se produzcan distracciones inevitables, el empleado puede tomar una serie de medidas que reduzcan sus efectos, como trabajar en un lugar tranquilo, apagar las notificaciones de las redes sociales o escuchar música, si el trabajo lo permite.
• Delegar. En muchas ocasiones los empleados piensan que pueden con todo el trabajo que va recibiendo y sin querer se ven abocados a la multitarea. Para evitar esto es importante que, una vez se tenga una planificación de las tareas y conozca más o menos el tiempo que puede necesitar para completarlas, realizar una valoración de quién podría ser más eficiente o quién tiene mayor disponibilidad para llevarlas a cabo, asegurándose el cumplimiento de objetivos.

“Las empresas demandan un perfil multitarea debido al contexto digital en el que estamos. Todos hablamos por diferentes aplicaciones con nuestras familias y amigos mientras caminamos por la calle o cuando estamos hablando por teléfono mientras comprobamos nuestro email”, declara Miriam Martín, directora de Marketing de Sodexo Beneficios e Incentivos. “Sin embargo se trata de momento puntuales que tenemos que evitar reproducir diariamente en nuestro trabajo. Existen numerosos estudios que desaconsejan la multitarea que, al final del día, puede tener consecuencias negativas tanto para la empresa como para el empleado”, sentenció.