La oficina se vuelve ‘informal’

El 87% de los trabajadores pasa entre dos y cuatro horas de su jornada laboral fuera de su puesto habitual de trabajo, bien para interactuar con otros compañeros o bien para evadirse en busca de espacios en los que poder concentrarse. Ese tiempo suelen emplearlo en los llamados “espacios informales”, áreas en las que el empleado puede tanto desconectar del trabajo como continuar trabajando, pero de una forma más distendida e informal, bien de forma individual o con otros compañeros. 

Desde cafeterías a jardines y zonas de paso, estos espacios se han convertido en la clave para promover la colaboración espontánea y la socialización. Sin embargo, una encuesta realizada por la compañía de espacios de trabajo Steelcase, realizada a 2.800 trabajadores de 8 países –incluido España- ha puesto de manifiesto la escasez de estas áreas en las empresas. Según la investigación, el 47% de los usuarios consultados consideran que no pueden acceder al espacio informal correcto cuando lo necesitan y un 42% señala que no hay suficientes espacios informales en las oficinas. 

El estudio también ha arrojado las principales motivaciones por las que los trabajadores utilizan este tipo de zonas. La principal es la necesidad de mantener reuniones de trabajo rápidas e informales con otros compañeros fuera de la seriedad de una sala de reuniones; socializar con otros colegas y buscar privacidad y concentración para trabajar. Entre los principales beneficios percibidos por los empleados se encuentran la ruptura de la monotonía del trabajo, la comodidad, la creación de confianza con los compañeros y la mejora del bienestar emocional y cognitivo al tener un mayor control del espacio de trabajo. 

Para que estas zonas cumplan bien con su función es vital que, además de resultar ergonómicos y atractivos, estén provistos de tecnología para compartir información, electricidad para cargar los portátiles o el móvil y pizarras para tomar apuntes. También deben fomentar diferentes posturas y proyectar un ambiente atractivo, versátil e inspirador. Según las investigaciones llevadas a cabo por Steelcase, está demostrado que las mejores ideas se originan en las interacciones informales, es decir, fuera de las rígidas salas de reuniones donde puede surgir un mayor bloqueo. 

Pese a que los espacios informales son las zonas mejor valoradas en el entorno de la oficina, lo cierto es que aún hay margen para mejorarlas. Así, un 45% de los encuestados reconoce que introduciría más vistas a la naturaleza, un 41% considera que deberían mejorar la conexión informal con los compañeros, para un 38% estos espacios tienen que mejorar la privacidad acústica y visual y un 37% considera que deberían ser más ergonómicos. 

La generación actual de millennials con grandes conocimientos de tecnología e hiperconectados, se encuentran entre los factores que han impulsado el crecimiento de estos espacios informales, junto con la transformación digital y tecnológica, la democratización del diseño del espacio de trabajo y la mayor necesidad de creatividad. 

El mismo espacio pero con usos diferentes 

El estudio de Steelcase también revela las diferencias de uso que hacen de estos espacios las distintas generaciones sociales que conviven en la oficina. En líneas generales, las generaciones mayores utilizan estos espacios como un lugar para socializar, conectarse y reunirse informalmente con otros compañeros, mientras que las generaciones más jóvenes ven estas áreas como una zona adecuada donde encontrar privacidad y silencio. 

En líneas generales, el estilo de entorno informal más habitual en las empresas es el tipo comedor. El 54% de los encuestados tiene acceso a este tipo de entorno, seguido del tipo lounge (29%), cafetería (28%) y cabina o sala de estar (18%). 

Estilo comedor: esta zona ofrece las calificaciones más altas en términos de versatilidad, albergando todo tipo de trabajo, desde tareas formales e informales, a trabajos en grupo o en solitario, así como llamadas de teléfono o videoconferencias. 

Estilo lounge: los espacios informales tipo lounge brindan a los trabajadores la oportunidad de alejarse de su escritorio, relajarse y conectarse social y creativamente. Las generaciones más jóvenes ven la configuración tipo lounge como un lugar donde obtener más privacidad, mientras que las generaciones mayores tienen a usarlos para socializar.

 Estilo cafetería: el 28% de los participantes en la encuesta declaran acudir a un entorno de este tipo, al menos, una vez al día y presentan la mejor duración de uso con una media de 30 minutos o menos. Los millenialls utilizan estos espacios para hacer un trabajo de concentración, mientras que las generaciones mayores los usan para la colaboración y la socialización. 

Entornos tipo cabina/sala de estar. Este espacio crea un lugar acogedor para el descanso y la concentración. Estas zonas, aunque no se encuentren entre los entornos más utilizados, son valoradas como los entornos informales con mayor frecuencia de uso y en los que se pasa más tiempo, lo que pone de relieve la necesidad de privacidad y concentración que existe en las empresas.