El día a día en una oficina no es lineal y la actividad que se desarrolla pasa por diferentes fases. Primero te tomas un café, haces un update del trabajo con tus compañeros, asistes a una reunión, te concentras en un trabajo, recibes una llamada personal…Cualquiera puede sentirse identificado con esta sucesión de actividades, sin embargo, la mayor parte de los espacios de trabajo no están preparados para soportar las distintas fases de esos procesos de una forma eficaz.
Las oficinas de hoy en día deben ofrecer un amplio rango de espacios para que los trabajadores puedan elegir dónde y cómo trabajar en función de la actividad que estén desarrollando en cada momento. Se trata de pensar en el bienestar del empleado y de ofrecer espacios que no supongan una barrera al trabajo sino que sean un estímulo para ser más creativos y productivos.
Steelcase, compañía especializada en el diseño de espacios de trabajo, desvela cuáles son las cinco zonas que toda oficina debería tener si pensamos en el bienestar de las personas.
Colaboración: juntos hacemos más
En los tiempos actuales, el trabajo ha dejado de ser individual para pasar a ser eminentemente colaborativo. Gracias al trabajo en equipo se consiguen generar mejores ideas, servicios y productos que después redundan en el éxito de la empresa. Pese a que una gran parte de nuestra jornada laboral la destinamos al trabajo colaborativo, lo cierto es que la gran mayoría de los espacios laborales carecen de suficientes zonas de reuniones, formales o informales, donde mantener encuentros con nuestros compañeros o clientes sin molestar al resto de los compañeros.
Por eso, uno de los imprescindibles de toda oficina es dotarla de suficientes espacios o salas de reuniones donde poder colaborar. No es necesario que estas salas estén cerradas con paredes, a veces, lo óptimo será incorporar elementos divisorios con plantas o mobiliario. También será oportuno crear salas de reuniones de diferente densidad o que puedan reconfigurarse fácilmente.
Concentración: ayudar al cerebro a pensar mejor
Tanta importancia tiene la colaboración como la concentración. Precisamente, una de las quejas más frecuentes en los espacios de trabajo abiertos es la incapacidad para concentrarse en una actividad que requiere un alto grado de comprensión y abstracción. Según una encuesta sobre privacidad en el espacio de trabajo realizada por Steelcase, el 85% de los empleados no puede concentrarse en los espacios diáfanos y la tercera parte, el 31%, asegura que tiene que abandonar la oficina para acabar su trabajo. A tenor de estos datos, la falta de privacidad y concentración en los espacios de trabajo se ha convertido en una necesidad de primer orden.
A juicio de Alejandro Pociña, presidente de Steelcase, “la privacidad no consiste en instalar cuatro paredes y una puerta, sino en tener la capacidad para controlar tanto los estímulos internos como los externos que cada trabajador quiera recibir. Está bien tener espacios para realizar un trabajo individual que requiera un alto grado de atención, pero también es necesario contar con espacios que permitan mantener conversaciones privadas o llamadas personales”.
Para ello existen multitud de soluciones que pueden integrarse en las oficinas abiertas como la solución Brody WorkLounge, que cuenta con pantallas que envuelven a la persona por tres lados, de modo que crea un refugio frente a las distracciones visuales o salas acristaladas que permiten ver a las personas que están en el interior pero no la información que se proyecta en la pantalla del ordenador o habitáculos específicos para realizar llamadas de teléfono sin molestar al resto de los compañeros, entre otras soluciones.
Aprendizaje: todos aprendemos, todos enseñamos
El cambio en los modelos de liderazgo, con jefes más cercanos y accesibles, y la irrupción de nuevas generaciones laborales, con nuevos conocimientos que aportar a la organización, ha hecho entender que el aprendizaje ya no sólo va desde los puestos más altos a los demás, sino que todos los trabajadores tienen algo que aprender y algo que enseñar. Esto ha hecho posible que el aprendizaje pueda producirse en cualquier parte de la oficina con lo que será necesario que el espacio esté preparado para ello.
Proporcionar áreas específicas para el intercambio de conocimiento, incluso en los espacios de paso, será clave para desarrollar un aprendizaje dinámico y flexible.
Regeneración: el valor de las relaciones
Comer, tomarse un café, charlar con los compañeros… Compartir tiempo con los compañeros. Al igual que en la vida personal, socializar en el trabajo es algo absolutamente necesario. Ya lo decía Aristóteles “el hombre es un ser social por naturaleza”, con lo que propiciar espacios adecuados en el entorno laboral es vital para mantenerse conectado con la organización y fomentar el espíritu de equipo.
El concepto de workcafé cumple este propósito. Por un lado, ofrece un entorno donde los trabajadores pueden comer o tomar un café, pero al mismo tiempo, brinda un ambiente estimulante para que la colaboración y la creatividad fluyan de forma natural en un contexto más informal. La integración de las tecnologías, un diseño acogedor y servicios de soporte prácticos son las principales características que deben reunir estos nuevos y diferentes espacios
Relajación: desconectar para volver a conectar
Los altos ritmos de estrés diarios deberían verse compensados con alguna actividad que disminuya la tensión. Para ello, muchas oficinas incorporan zonas de relajación en las que practicar yoga, jardines y terrazas al aire libre donde poder conectar con la naturaleza y tomar un respiro, áreas específicas en las que practicar algún juego de entretenimiento para destensar o por qué no, zonas de desconexión donde poder echar una cabezadita. Recargar pilas para encarar mejor la jornada no solo permite mejorar el bienestar de los trabajadores sino hacer que éstos estén más motivados y se sientan más comprometidos con la empresa porque siente que ésta se preocupa, y se ocupa, de ellos.
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