Las organizaciones tienen valores y creencias culturales asociadas al control, al presencialismo y a la desconfianza que convierten en arriesgadas las políticas de racionalización horaria. Esta es una de las principales hipótesis que ha confirmado el estudio “Causas de las dificultades de unos horarios más racionales. Recomendaciones para implementar nuevas estrategias” elaborado por la Fundació Factor Humà junto con la Iniciativa per a la Reforma Horària. Una publicación que para Anna Fornés, directora de la Fundació Factor Humà, “persigue no solamente averiguar las causas que dificultan la implementación de unos horarios más racionales en el entorno laboral, sino también ayudar a la puesta en marcha de estas políticas que sabemos que aportan valor a la organización y a las personas”. En total, hasta 12 organizaciones tales como Leroy Merlin, Fundación Bancaria “la Caixa” o la Universitat Pompeu Fabra han colaborado en esta monografía cualitativa que ha llevado a cabo Lluís Casado, experto en gestión del tiempo y miembro de la Comisión Consultiva de Fundació Factor Humà y del Consejo Asesor de Reforma Horària.
El informe revela también que las organizaciones, más allá de las políticas y acciones que ya emprenden, están en el inicio de una nueva manera de visualizar el tiempo de forma coherente con los cambios sociales. En este sentido, Lluís Casado ha asegurado que “estamos hablando de una etapa emergente donde las organizaciones empiezan a implementar políticas estratégicas sobre el tiempo vinculadas a la gestión eficaz. Se trata de políticas mucho más integrales que van más allá de las políticas clásicas de RRHH”. De igual modo ha indicado que “se están produciendo cambios en las creencias y los valores sociales que visualizan la vida más allá de la jornada laboral. En este punto, los millennials tendrán a corto plazo un papel muy relevante”.
Otra realidad que apunta el texto es que el sector condiciona el concepto del tiempo. Por ello, según Casado, “siempre quedará un porcentaje importante de trabajadores que no podrán acceder a horarios más racionales como, por ejemplo, los vinculados a los servicios sanitarios o al comercio. Si bien, cabe destacar que es más alto el porcentaje de los que sí podrían disfrutar de estos horarios más humanos si todas las organizaciones, sean del tipo que sean, implementan cambios.”
Paradojas relacionadas con el tiempo e ineficacias a resolver
En los relatos recogidos por este experto en gestión del tiempo aparecen una serie de paradojas. Y es que en su opinión, buena parte de los problemas surgen de sistemas eficaces de gestión que, en cambio, provocan una serie de efectos secundarios. Un ejemplo es la orientación al cliente que, llevada al límite, obliga a las empresas a horarios 7/24. A este respecto, Lluís Casado ha señalado que “estos efectos secundarios comienzan a tener solución en el momento en el que la organización empieza a considerar la salud y el bienestar de los trabajadores junto a los resultados de la empresa. Esto es, cuando la calidad de servicio empieza por la calidad de servicio hacia la propia plantilla”.
El exceso de reuniones o la creencia de que todo el mundo tiene que estar informado de todo, porque es necesario decidir juntos para así evitar el conflicto, son dos ejemplos que, para Casado, “ilustran bien las ineficacias de nuestro sistema, una mala interpretación de lo que significa la participación y tener una visión colectiva”.
10 propuestas para facilitar la racionalización horaria
Tras analizar los debates que están presentes en las 12 organizaciones participantes, el estudio plantea las siguientes diez acciones a realizar para avanzar hacia unos horarios racionales:
1. Acordar una definición del tiempo que incluya los resultados y la salud.
2. Acordar indicadores de resultados y de salud.
3. Inclusión del tiempo en el debate estratégico a nivel de la alta dirección.
4. Programas de sensibilización y formación en la materia en todas las áreas operativas de la empresa, es decir, más allá del departamento de RRHH que ya está concienciado.
5. Acordar una definición sobre la calidad del servicio y sus limitaciones.
6. Revisar los sistemas de planificación, decisión, coordinación, comunicación y seguimiento incluyendo también el tiempo como factor estratégico.
7. Construcción de acuerdos sobre la polaridad control – confianza.
8. Programas de uso intensivo de la tecnología tales como el teletrabajo, la videoconferencia, los espacios digitales compartidos y los reglamentos internos de uso del correo electrónico, entre otros.
9. Combatir la cultura del presencialismo e implementar programas de sensibilización sobre la importancia del tiempo no laboral.
10. Identificar y corregir los problemas de tiempo generados por las dinámicas de la propia organización. Por ejemplo, urgencias, descoordinación, problemas de comunicación, etc.
Método del estudio
Para el estudio, que es cualitativo, Lluís Casado se ha entrevistado con responsables, la mayoría procedentes de Recursos Humanos, de las siguientes 12 empresas y organizaciones asociadas a la Fundació Factor Humà: Barcelona de Serveis Municipals, Museu d’Art Contemporani de Barcelona, EADA Business School, Leroy Merlin, Parque de Investigación Biomédica de Barcelona, Sanofi, TUSGSAL, Universitat Autònoma de Barcelona, Universitat Oberta de Catalunya, Universitat Pompeu Fabra, Suara Cooperativa y Fundación Bancaria “la Caixa”. Así, los sectores de las organizaciones participantes han sido: servicios públicos, educación superior, organizaciones culturales y de investigación, transporte público, farmacéuticas, comercial para el hogar y atención a las personas. Cabe destacar que las entrevistas se han llevado a cabo entre los meses de febrero y mayo de 2016 y las preguntas utilizadas fueron escogidas por un panel de expertos.
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