Los cinco errores más comunes de las pymes

Datisaseñala cuáles son los principales errores que cometen las pequeñas y medianas empresas a la hora de implantar su sistema de gestión de recursos empresariales. Después de la eliminación de barreras de acceso a la tecnología que supuso la llegada del cloud y de los diferentes modelos de financiación y explotación que propusieron los fabricantes, las pymes siguen cometiendo algunos errores recurrentes en sus procesos de implantación de un ERP.

Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “las pequeñas y medianas empresas han avanzado mucho en el uso de la tecnología para mejorar la eficiencia de sus procesos. Pero, siguen cometiendo algunos errores recurrentes que lastran el rendimiento y el retorno de su inversión tecnológica”.

La firma española de ERP para pymes que este año celebra su cuarenta aniversario clasifica los errores recurrentes de este tipo de organizaciones a la hora de implantar sus aplicativos de gestión:

• Indefinición de demandas funcionales. No tener claro qué se necesita provoca, primero una planificación inexacta y, segundo, una ausencia de estrategia. Conocer los procesos internos, su funcionamiento y sus áreas de mejora permite hacer una búsqueda más ajustada y, por ende, una vez implementado el ERP, aprovechar mejor el potencial de la tecnología. 
• Desconocimiento de la solución. Si no se tiene clara la cobertura funcional del ERP es posible que existan aplicaciones que se queden sin usar mientras que los procesos que pudieran mejorarse, utilizando esa tecnología seguirán siendo deficientes. La frustración de los usuarios se hace patente cuando se desconoce todo lo que puede llegar a hacer el sistema.

Por lo tanto, la formación es un servicio que deberá acompañar a la propia herramienta para facilitar su conocimiento y poner al alcance de los usuarios toda la información que necesiten para explotar el máximo potencial de su ERP. A mayor capacitación, menor rechazo por parte del usuario.

Testar de manera periódica las funcionalidades del programa ayudará a las pymes a maximizar el rendimiento de su software y a asegurarse de que se adaptan a sus procesos de negocio.

• Falta de acompañamiento profesional. Parece que, con la llegada del Cloud, implementar un ERP resulta algo sencillo. Pero, aunque, la Nube, en general, ha acelerado los proyectos, lo cierto es que, sigue siendo necesario el acompañamiento de un socio tecnológico de confianza para guiar a las organizaciones en su proceso de cambio. Aunque la falta de compromiso o responsabilidad del fabricante o implementador se puede reclamar legalmente lo cierto es que provoca una serie de efectos negativos para el proyecto en particular y para el negocio, en general. Por eso, es importante seleccionar bien al socio tecnológico y plasmar formalmente los términos del acuerdo en un contrato claro, comprensible y explícito. 
• Migración defectuosa de los datos. La migración de la información es una de las fases del proyecto más importantes y, quizá, la que más “pereza” provoca en las organizaciones.  La gran cantidad de datos con los que se trabaja dentro de una organización hace que la migración se vuelva cada vez más compleja. Por otro lado, es también habitual que las pymes quieran migrar datos entre diferentes sistemas, heterogéneos y distribuidos. Por lo tanto, es necesario planificar esta fase del proyecto para evitar problemas graves en la implantación del ERP.
• No respetar los plazos. La implementación de un ERP no es un proyecto para encapsulado en el área de TI como muchas veces pasa en el entorno de las pymes, sino que se debe visualizar y proyectar como un proyecto transversal que afecta a toda la organización. Siendo así, muchas veces, existe una gran dificultad para poner de acuerdo a todas las áreas del negocio y, lejos de respetar los plazos de implementación, se intenta acelerar el proyecto sin que los departamentos ni las personas estén preparadas.

En definitiva, muchas pymes fallan a la hora de implementar sus ERP porque o no planifican bien, o no hacen un análisis acertado de sus necesidades o no encuentran el acompañamiento experto que necesitan. Frente a esto, Datisa recomienda a las pequeñas y medianas empresas que estén actualmente en un proceso de implementación que apuesten por evaluar, planificar e implicar a todos los miembros de la organización en el proyecto.