Como gestionar las finanzas de una Pyme

De acuerdo con el Directorio Estadístico Nacional de Unidades Económicas (DENUE), elaborado por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), el 99.7% de unidades económicas en México se compone por micro, pequeñas y medianas empresas.

El instituto estima que este tipo de empresas genera aproximadamente el 78% del empleo en el país y aporta alrededor del 42% del Producto Interno Bruto, pero son pocos los años que se mantienen activas, ya que tienen una esperanza de vida promedio de 7.8 años.

Uno de los puntos fundamentales para el éxito de una PyME es la gestión financiera: “la gestión financiera hace posible crear un plan eficiente para administrar las cuentas, mantener los pagos al día y monitorear todos los gastos e ingresos del negocio”, explica Guillermo Bracciaforte, cofundador de la plataforma Workana.

Para mejorar la gestión financiera de las pymes y evitar formar parte de las estadísticas de mortandad, Workana, la mayor plataforma de contratación de trabajadores independientes en Latinoamérica, recomienda las siguientes prácticas.

• Aprender sobre finanzas. Quienes emprenden una PyME no necesariamente tienen que ser expertos en finanzas. Sin embargo, es fundamental que mantengan una formación continua sobre este tema que les permita dominar términos y conceptos clave, así como softwares básicos.
• Reducción de costos. Sin sacrificar la calidad de los productos y servicios, los emprendedores deben dedicar entre sus rutinas de trabajo tiempo específico para reducir costos. Las reducciones, aunque sean mínimas, tendrán un impacto directo en la competitividad de la empresa. Dos ejemplos: hoy muchas empresas reducen sus costos al implementar programas de trabajo a distancia que pemiten reducir la infraestructura necesaria que necesita su personal; también se benefician de contratar freelancers, ya sea a tiempo completo y trabajando a distancia, o para ejecutar proyectos específicos, lo que permite reducir los costos fijos de cada proyecto al utilizar recurso humano sólo cuando es necesario.
• Utilizar softwares de gestión para empresas. Las ventajas de utilizar este tipo de programas son numerosas: informes sobre los procesos de todo el ciclo comercial, posibilidad de realizar transacciones en línea y con tarjeta, facilidad en el control de los inventarios y, sobre todo, el ahorro de tiempo de trabajo.
• Tener un fondo de reserva. Es necesario tener un respaldo económico que permita a las pequeñas y medianas empresas superar los problemas que eventualmente aparecen por sorpresa. De esta forma siempre se estará preparado para enfrentar rachas adversas sin perjudicar los flujos de caja o los procesos comerciales de la empresa.
• Análisis de resultados. El software proporcionará la información sobre las operaciones de la empresa, pero es necesario ir más allá mediante el análisis de resultados. Con base en esa información se deben planificar con estricta regularidad (cada mes, por ejemplo) los siguientes pasos de la empresa.
• Conocer el flujo de caja. Para tener una gestión financiera eficiente es imprescindible conocer lo que entra y sale de la empresa, esto es, los ingresos y los egresos. Para este punto es importante separar las cuentas personales y las cuentas de la empresa para evitar daños a largo plazo a las finanzas del negocio. También es necesario tener claridad sobre las ganancias y los costos de producción, pues un error común de los pequeños empresarios es no saber a ciencia cierta si están generando utilidades.
• Conocer el valor del inventario. Controlar el inventario no se trata sólo de saber la cantidad de artículos en stock, sino el valor de cada uno de estos, así como tomarse el tiempo para evaluar si estos productos disminuyen su valor mientras están almacenados. Con esta información se toman mejores decisiones con respecto a cuántos productos tener en el inventario.

Para Bracciaforte seguir estos consejos aumentan las probabilidades de éxito de cualquier negocio: “llevar a cabo estas buenas prácticas hará que los procesos de cualquier empresa sean más eficientes y seguros”, subraya.