Las 4P’s necesarias en la planificación de objetivos

¿Sabes planificar tus días según tus objetivos y metas? goalboxes, Centro de Productividad pionero que ofrece consultoría y asesoramiento en gestión del tiempo, productividad y consecución de objetivos a empresas, directivos y profesionales de todos los sectores, incluso a particulares que deciden ser los pilotos de su destino, destaca la relevancia de una correcta planificación para alcanzar las metas profesionales y personales, pero sobre todo hace hincapié en su necesidad tras el periodo vacacional o la rentrée a la rutina cotidiana.

Es fundamental llevar un registro de actividades diarias, agendar las acciones que llevamos a cabo en el día y poder ver los resultados una vez concluida la semana. Así podremos implantar acciones de mejora y eliminar aquello que nos impide a alcanzar nuestros sueños, nuestras razones, nuestros ‘para qués’ en el ámbito profesional y personal.

Aritz Urresti, CEO de goalboxes y experto en Productividad, en su libro Las Cajitas del Éxito, explica qué pasos hay que seguir para planificar cada semana de manera productiva, cómo programar cada tarea y evitar ser interrumpidos por barreras mentales o hábitos que nos llevan a la postergación, al aplazamientos de tareas que por alguna razón nos resultan tediosas.

De acuerdo con el experto en productividad, es muy importante realizar una planificación orientada a objetivos y metas y resulta imprescindible convertirlas en Cajitas – pequeñas acciones consecutivas-. El problema reside en la dificultad que tenemos para contemplar y valorar los obstáculos y en la incorrecta definición de la meta. Es esencial tener en cuenta las siguientes 4 P’s a la hora de planificar e incluir las Cajitas-acciones en nuestra agenda:

• 1. Pensar: los sueños, objetivos y metas que tenemos para definir las cajitas-acciones que realizaremos para lograrlos.
• 2. Priorizar: las tareas de alta rentabilidad (AR, son aquellas a las que cuanto más tiempo dedicas más aumentan los resultados) y las de alta satisfacción personal (ASP)
• 3. Proteger: asignar horas concretas que estén protegidas de las interrupciones. Diariamente deberíamos dedicar 3 horas a las tareas AR y protegerlas
• 4. Perseverar: ser contantes semana tras semana

“Habitualmente el mayor problema se concentra en la incorrecta distribución del tiempo planificado. Debemos reducir los imprevistos, crear buenos hábitos y dedicar tiempo a las tareas de alta rentabilidad que nos dirigen a los resultados. En definitiva, tener claro todo lo que quieres que ocurra en cada semana planificada”, sostiene el experto.

Aritz Urresti clasifica la semana en tres tipos: la ideal, la planificada y la real. La semana ideal engloba las metas y las cajitas-acciones a medio plazo y sigue un patrón que se repite en el tiempo. La semana planificada es igual que la ideal, pero añadiendo acciones más concretas y la semana real es el registro diario de lo que ha sucedido, para poder analizarlo, realizar autocrítica y añadir acciones de mejora.

“Para ser productivos hay que agendar bien y dedicar 2-3 horas a planificar la semana orientada a metas concretas. Planificar es priorizar lo que quieres que ocurra”, Aritz Urresti

Y tras planificar, observar los resultados, medirlos y, a continuación, analizarlos. Para Aritz Urresti, el consciente es el que debe decirle al subconsciente por qué debe hacer o no tal acción y elevar así la prioridad. “Tendemos a ser genéricos a la hora de apuntar lo que hacemos y hay que concretar”, además de eliminar de nuestro cerebro frases como “no tengo tiempo”.

“Un proyecto que se mantie­ne en la mente no se cumple, va difuminándose poco a poco y terminamos restándole importancia o lo que es peor, no llevándolo a cabo”, Aritz Urresti.